Kuidas hilinenud projekt kiiresti õigele teele tagasi saada

Iga projekt algab headest kavatsustest ja parimatest jõupingutustest, kuid paljud neist lähevad rajalt kõrvale vähese kaasatusega ja jätavad vahele verstapostid. Kuid pole vaja pettuda, sest mõned parandusmeetmed võivad teie hilinenud projekti kiiresti õigele teele viia.

Siin on mõned tõhusad projekti taastamise tehnikad, mida peaksite proovima, et asjad õiges suunas liiguksid.

1. Kutsuge meeskonna koosolekule

Teie meeskond võis kohtuda mitmel korral virtuaalsed meeskonna koosolekud selle projekti jaoks. Kui aga teate, et kavatsete tähtajast mööda minna, on kohustuslik lasta kõigil veel üks kord koos istuda. Sellel meeskonnakohtumisel tuleks välja töötada uus strateegia, mida edasi teha.

Kaaluge projekti tulemusi, eelarvet ja aega (ülejäänud või lisaaega), mille peate projekti lõpule viima. Kontrollige oma viivituse mõju kõigile neile aspektidele. Uurige, mida meeskond suudab pakkuda, säilitades samal ajal esialgse eelarve ja tähtaja.

Peale nende vaadake, kui kaua projekti lõpetamine aega võtab. Seejärel rääkige oma kliendiga ülaltoodud valikutest.

2. Uurige viivituse põhjust

Lisaks klientidele elujõuliste võimaluste valimisele kasutage koosolekut projekti probleemi kindlaksmääramiseks. Ainult projekti viivituse põhjust teades saate probleemi lahendamiseks meetmeid võtta.

Projekti hilinemise põhjused võivad olla mitmesugused, sealhulgas eelarvepuudus, ressursside nappus, organisatsiooniliste prioriteetide muutus, ulatus, meeskonna ebaefektiivsus jne. Uurige välja, kes vastutab viivituse eest ja kuidas see on projekti mõjutanud. Samuti tehke järeldused, kuidas saate probleemi võimalikult kiiresti lahendada.

3. Seadke uus, kuid realistlik tähtaeg

Kui olete esialgsest tähtajast mööda läinud, on aeg edasi liikuda ja määrata uus tähtaeg. Vaadake läbi algne ajakava, et teha kindlaks, kui palju projekti ülesandeid on veel pooleli. Määrake iga ülejäänud ülesande jaoks väljakutseid pakkuvad, kuid teostatavad verstapostid ja leidke projektile uus tähtaeg.

Teie eesmärk on viia projekt läbi uue tähtaja jooksul. Seetõttu kaaluge enne uue tähtpäeva määramist oma meeskonna suutlikkust, ressursse ja saadavust.

4. Kaaluge projekti ulatust uuesti

Kui projekti ebarealistlik ulatus on põhjustanud teie projekti viivituse, kaaluge konspekti ülevaatamist, et see oleks lühikese aja jooksul saavutatav. Arutage ulatust kliendi või sidusrühmadega ja kontrollige, milliseid projektide valdkondi saate eemaldada.

Ärge kunagi laske ulatusel hiilida, kui te tegelikult taotlete ulatuse vähendamist. Ulatuse muutmine muudab projekti lõpuleviimise raskeks. Samuti võib tekkida vajadus viia teie meeskonna fookus täielikult uude suunda.

5. Jagage väikesteks ülesanneteks ja seadke prioriteedid

Kui olete saanud kliendilt noogutuse muudetud projekti ulatuse kohta, alustage sellega tööd. Kõigepealt jaga ülejäänud töö väikesteks ülesanneteks. Seejärel otsige üles, kas ülesannete vahel on sõltuvusi. Kui jah, kaaluge neid enne ülesannete tähtsuse järjekorda seadmist.

Paluge meeskonnal esmalt töötada prioriteetsete ülesannetega. Mõnikord võib klient paluda teil projekti viivituse ajal esmalt kohale toimetada projekti osa või osa. Sellistel juhtudel seadke see segment prioriteediks.

Seotud: Parimad tehnikad vabakutselistele ülesannete tasuta prioriseerimiseks

6. Kinnitage või määrake ümber kohustused

Peate tegema koostööd kogu meeskonnaga, et määrata kindlaks nende rollid ülejäänud projekti ulatuses või ülesannetes. Vaadake läbi tehtud ülesanded, et tuvastada selle projektiga seni tehtud töö konfliktid või ebaefektiivsused. Eelnevast tööst lähtuvalt võib osutuda vajalikuks ülesanded uuesti kinnitada või ümber jaotada.

Ülesannete ümberjaotamisel lahendage kõik kahtlused esialgse plaani suhtes. Veenduge, et äsja määratud isikul on selle ülesande täitmiseks vajalikud oskused ja tal pole muid prioriteete.

7. Keskenduge reaalajas suhtlemisele

Projekti puhul, mis on juba rööbastelt välja läinud, pole enam ruumi viivitamiseks. Mõnikord jäävad olulised otsused vastuse hilinemise tõttu ootele. Seetõttu ei tohiks teie meeskond raisata aega asünkroonsesse suhtlusse, kus nad ei tea, millal nad vastuse saavad.

Seotud: Näpunäiteid ja tööriistu klientide ja meeskondadega reaalajas suhtlemiseks

Hilinenud projektide puhul pange rõhku sünkroniseeritud suhtlusele, näiteks kiirvestlusele. Kolleegid saavad osaleda ka heli- või videokõnedes, et selgitada kahtlusi või esitada mõni oluline küsimus. Mida iganes teete, ärge kunagi sõltuge sellistes olukordades viivitatud suhtlusrežiimidest, nagu meil.

8. Jälgige ja hallake ülesandeid hoolikalt

Te ei tahaks ühe projektiga kaks korda hilineda. Selle vältimiseks on igapäevane ülesannete haldamine ja nende edenemise jälgimine hädavajalik. Muutke jõudluse jälgimine dünaamikaga oma igapäevase rutiini osaks projektijuhtimise rakendused kus liikmed saavad kontrollida ülesannete ja projekti edenemist.

Saavutuste jälgimisest ei piisa, sest neid tuleb võrrelda prognoositud saavutustega. Kui märkate kedagi mahajäämas, võtke temaga kohe ühendust, et probleem välja selgitada ja see võimalikult kiiresti lahendada.

9. Koostage riskijuhtimisplaan

Hilinenud projekti muudetud ülevaade sisaldab sageli täiendavat töökoormust, uusi ressursse ja ranget ajakava. Kuigi on suur tõenäosus, et saate projekti edukalt lõpule viia, kaasneb sellega ka teatud risk. Seetõttu peate koostama riskijuhtimisplaani.

Selleks tehke kindlaks riskitegurid. Samuti peaksite neid analüüsima, et töötada välja plaan nende negatiivsete mõjude leevendamiseks. Tehke jõupingutusi, et vähendada nende riskitegurite esinemise võimalust. Teavita kogu meeskond riskijuhtimisplaanist ja uuenda seda projekti edenedes pidevalt.

10. Tehke täiendavaid jõupingutusi

Ütlematagi selge, et hilinenud projekti kiireks elluviimiseks peate pingutama. See võib paljudele meeskonnaliikmetele tähendada ka ületunnitööd. Sõltuvalt projekti ulatusest on aeg erinev. See võib aga meeskonda demotiveerida, kui ületunnid muutuvad pikaks.

Sel põhjusel peaksid juhid pakkuma oma meeskonnakaaslastele selget ettekujutust, kui kauaks lisatunnid jätkuvad. Kui keegi ei saa hilinenud projektile rohkem aega anda, peate tema ülesande tellima.

Tõhusad näpunäited hilinenud projektide jaoks

Pole harvad juhud, kui projekt kaotab oma fookuse. Kui see juhtub, on projekti valupunktide tuvastamine ja äratundmine vajalik.

Projekti taastamiseks järgige ülaltoodud näpunäiteid. Projekti edukaks ja õigeaegseks lõpetamiseks saate kasutada ka projektihaldusrakendusi.

MeisterTaski 11 parimat funktsiooni paindlikuks projektijuhtimiseks

Kas soovite rakendada agiilset – dünaamilist projektijuhtimismeetodit, mis suurendab tootlikkust? MeisterTask võib teid aidata.

Loe edasi

Autori kohta