Tõenäoliselt saate iga päev mitu e-kirja klientidelt, sõpradelt või perelt. E-posti postkasti korrastamine võib olla üle jõu käiv, eriti kui teil on kontrolli alt väljunud harjumus iga kirja alles hoida.
Siin on mõned näpunäited ja tööriistad, mis aitavad teil postkasti korrastada, et teil oleks rohkem aega ülesannete loendiga tegelemiseks.
Näpunäiteid e-posti postkasti korraldamiseks
- Kulutage iga päev mõni minut selleks, et kustutada e-kirjad, mida te ei vaja.
- Loobuge tarbetutest tellimustest.
- Looge vajadusel töö- või isiklike meilide jaoks spetsiaalsed kaustad ja sorteerige kirjad nendesse kaustadesse kohe, kui need saabuvad.
- Kasutage silte, et korraldada sissetulevad kirjad teemade järgi (nt rahandus, reisimine jne).
- Arhiivige, mitte kustutage olulised sõnumid, mida peate edaspidiseks kasutamiseks salvestama.
- Kui teie Gmaili konto on lingitud välise e-posti aadressiga, kohandage oma teavitusseadeid, et vältida tarbetute värskendustega segamist.
- Kasutage oma peamist e-posti aadressi oluliste sõnumite jaoks ja looge teine konto vähem oluliste sõnumite jaoks, näiteks meilitellimuste jaoks.
Need näpunäited võivad teie tootlikkust märkimisväärselt tõsta. Kui aga vajate täiendavat abi, võite kasutada järgmisi tööriistu.
Shift võimaldab teil postkaste ühes kohas korraldada.
Sa saad korraldada oma postkasti filtrite abil, luuakse automaatselt, kui saadate meile erinevate meiliklientide (nt Gmail või Microsoft Outlook) abil. Nende filtrite abil saate korraldada e-kirju saatja, loendi, teema ja muu järgi. Kui olete sõnumile filtrikriteeriumid rakendanud, paigutatakse see koos selle siltidega kindlasse kausta.
Shift on varustatud ka suurepärase otsingufunktsiooniga, mis töötab kõikidel teie kontodel ja muud rakendused, nagu Slack ja Facebook Messenger, et saaksite vestlusi kiiresti alla laadida nõutud.
Shifti kasutamise üks peamisi eeliseid on see, et see tsentraliseerib kõik teie töövood, säästab aega rakenduste ja meilikontode vahel vahetamiselja tootlikkuse parandamine.
Üks põhjusi, miks te ei pruugi soovida rakendust alla laadida või veebisaiti registreerida, on see, et kardate, et nad pommitavad teid pidevalt e-kirjadega. Ajutine ja ühekordselt kasutatav e-posti aadress on suurepärane viis postkasti korrastamiseks ja rämpsposti vältimiseks.
Selle asemel, et anda oma esmane e-posti aadress, saate MailDropi abil luua kehva turvamainega rakendustele/veebisaitidele tasuta väljaviskatava aadressi või vältida rämpspostitusreklaame.
Inbox by Gmail pakub teile kohandatavaid kategooriaid ja hoiab nende teemadega e-kirju teie postkasti ülaosas. See pakub ka edasilükkamise funktsiooni, mis võimaldab teil e-kirja teatud kuupäeva või kellaajani peita. Saate kasutada ka funktsiooni „Lisa ülesandele”, et linkida olulisi e-kirju oma Google Task nimekirja kiiresti, kuhu saate lisada märkmeid ja määrata tähtaegu.
Kimbud on veel üks viis samalaadsete sõnumite automaatseks sortimiseks uudiskirjadest ja sotsiaalmeedia värskendustest hõlpsasti hallatavatesse kategooriatesse. Need strateegiad aitavad teil kogu sellest segadusest – olgu see siis tellimustest või lõpututest töömeilide kuhjadest – vabaneda ja jõuda otse olulise juurde.
Unroll.me on tasuta tööriist, mis võimaldab teil uudiskirjade tellimusest loobuda ja postkasti korraga korrastada.
Ühe uudiskirja tellimisest loobumine ei pruugi tunduda suure väljakutsena, kuid see muutub üle jõu käivaks, kui peate tegelema kümnete või sadade tellimustega.
Unroll.me muudab sadade meilide samaaegse haldamise lihtsaks. Vaid mõne klõpsuga saate massiliselt uudiskirjade tellimusest loobuda, neid soovi korral siltidega korraldada ja konkreetseid sõnumeid märksõna järgi otsida.
Neile, kes on tohutult e-posti uudiskirjadega üle koormatud, võib Unroll.me funktsioon „Kokkuvõte” olla abiks. See võimaldab teil koondada kõik oma lemmikmeilitellimused üks kord päevas esitatavasse lihtsasse loendisse.
Nii saate tellimusi korraga läbi vaadata, selle asemel, et raisata aega postkasti läbimisele iga kord, kui saate reklaamiuudiseid.
Kui olete konkurentsivõimeline inimene, kellele meeldib ise asju teha, saate muuta massilise meilitellimuste tühistamise kampaania lõbusaks mänguks. Meilimäng on tasuta tööriist, mis muudab teie postkasti tühjendamise protsessi mänguliseks.
E-posti postkastide haldamiseks sisestage oma e-posti aadress ja alustage mängu. Eesmärk on korraldada etteantud aja jooksul võimalikult palju e-kirju. Teid karistatakse, kui võtate liiga kaua aega, kuid saate rohkem punkte, kui haldate oma sõnumeid kiiresti.
Meilimäng võimaldab teil kujundada harjumuse keskenduda ühele meilile korraga, enne kui asute järgmisele, samal ajal kui selle integreeritud taimer suurendab teie tootlikkust.
InMoat on tööriist, mis korraldab meilid vastavalt nende tüüpidele, näiteks rahandusele, tootlikkusele, tervisele jne. See tööriist aitab tõsta teie tootlikkust, valides ja paigutades teile olulised meilitüübid oma postkasti ülaossa, andes neile eelisjärjekorra teiste ees.
Pärast oma kontole sisselogimist palub InMoat teil töövoogude optimeerimiseks ja prioriteetide seadmiseks valida tööstusharu ja ameti. Saate kasutada valikut "Nutikad filtrid", et valida postkasti jäävate meilide kategooria. See teisaldab vähem kriitilised meilid teie InMoati kausta, et neid hiljem teile sobival ajal vaadata.
InMoat analüüsib ka teie võrku ja palub teil valida oma usaldusväärsed kontaktid, et seada nende e-kirjad prioriteediks, teisaldades samal ajal sõnumeid tundmatutest allikatest teise kausta.
FollowUpThen on teie isiklik assistent, kes tuletab teile meelde, et peate järgima konkreetseid e-kirju. See on elupäästja hõivatud inimestele või neile, kes unustavad sageli olulised sõnumid.
Kui olete saatnud e-kirja funktsiooniga FollowUpThen, naaseb see meil postkasti täpselt teie määratud päeval ja kellaajal. Enam ei tohi unustada kriitilisi äritehinguid või kohtumisi sõpradega.
Teie postkast võib teie tootlikkusele kiiresti mõju avaldada, kuna teile saadetakse palju e-kirju potentsiaalsed kliendid, sõbrad, kolleegid ja need tüütud uudiskirjad ja reklaamiuudised, mida te pole kunagi küsinud eest!
Järgmine kord, kui tunnete, et postkastis on kõik ülekoormatud, hingake sügavalt sisse, hakake neid nõuandeid rakendama ja kasutage neid tööriistu, et kõik kontrolli alla saada ja oma tootlikkust tõsta.
Koostöötööriistad pakuvad koordineeritumat meeskonnaarutelude, failide jagamise, ülesannete haldamise jms töövoogu. Siin on põhjus, miks need on paremad kui e-post.
Loe edasi
- Tootlikkus
- Meilirakendused
- E-posti nõuanded
- Interneti-tööriistad
- Tootlikkuse näpunäited
- Postkast null
Loic on MakeUseOfi vabakutseline sisukirjutaja ja elukestev õppija. Ta on oma kirjutamiskirge jahtinud alates 2016. aastast. Talle meeldib katsetada uusi tehnilisi vidinaid ja tarkvara, mis võivad aidata kasutajatel produktiivsemaks muuta.
Liituge meie uudiskirjaga
Liituge meie uudiskirjaga tehniliste näpunäidete, arvustuste, tasuta e-raamatute ja eksklusiivsete pakkumiste saamiseks!
Tellimiseks klõpsake siin