Paljude jaoks on SharePoint piiratud funktsioonidega platvorm. Kuid see pole nii. Sellel platvormil saate teha palju asju, millest mõned võivad olla teile seni teadmata.
Selles artiklis tutvustame selliseid SharePointi funktsioone, mis kindlasti teie kolleege hämmastab.
1. Arvete töötlemine
Kui teie organisatsioon töötab kolmandatest osapooltest klientidega, on arve koostamine ja töötlemine teie tööprotsessi olulised osad. Enamik organisatsioone sõltub arvete haldamiseks välistest tööriistadest. Kuid, Jaotuspunkt kasutajad saavad enamikku toiminguid teha selle algplatvormilt.
Microsoft Formsi abil saate arvete andmeid koguda ja SharePointi importida. SharePointis on võimalik üheaegselt ka arve koostamine ja selle tuluanalüüsi tegemine.
Seotud: Google Forms vs. Microsofti vormid: millist peaksite kasutama?
Need protsessid nõuavad vähemate inimeste kaasamist. Seega on andmete sisestamise ajal vigade tõenäosus väiksem. Samuti muudab automatiseeritud sammude kaasamine arvete esitamise kiiremaks. Samuti saate hõlpsalt teada protsessi edenemisest.
2. Kasutage liitumise ajal
Uute inimeste värbamine ja ettevõttesse kaasamine on tülikas ülesanne. Kõik peaks olema paigas, et tagada uuele meeskonnaliikmele positiivne kogemus.
Integreerides Microsoft Formsi ja Power Automate'i SharePointiga, saate kogu teabe ühte kohta koguda ja luua töövoo kõigi osakondade jaoks. Pärast integratsiooni ja töövoo seadistamist peab personalijuht ainult jälgima iga sammu.
SharePointi kasutamine liitumisprotsessis pakub mõlemale poolele kasulikku olukorda nii uutele töötajatele kui ka personalijuhtidele. Kuigi värske värbaja võib kohe alustada kõige olemasolevaga, peavad värbajad töölevõtmisel vähem vaeva nägema.
3. Varude haldamine
Varude haldamine on kirglik protsess, kuna see hõlmab mitmesuguseid ülesandeid ja alamülesandeid, nagu hankegraafik, kulude jälgimine ja hooldus. Samuti võivad ülesande sõltuvused muuta protsessi pikaks ja keeruliseks.
Kui kasutate SharePointi, saate selle oma varude sujuvaks haldamiseks integreerida Power Automate'i, Microsofti loendite ja Microsoft Teamsiga. See võimaldab teil hallata kõiki protsesse, sealhulgas toodete loetlemist, toimingute ajastamist, andmete visualiseerimist ühelt platvormilt.
Lisaks seadmete haldamiseks kuluva aja vähendamisele välistavad need integratsioonid märkimisväärselt vigade ja andmete dubleerimise võimaluse.
4. Jagage dokumente kellegagi
Kui töötate koos kliendi või müüjaga, on failide jagamine teie meeskonnaväliste inimestega teie tööprotsessi asendamatu osa. SharePointi abil saate hõlpsalt jagada failid või dokumendid teistega. Loafunktsioonid tagavad, et teil on vajalikud turvameetmed paigas.
Sõltuvalt soovitud turbetüübist saate lubada inimestel dokumenti vaadata või muuta. Samuti saate juhtida, kes pääseb failile juurde õiget tüüpi loaga.
SharePoint võimaldab teil luua erinevate õigustega faili- ja kaustamalle. See säästab teid iga uue faili või kausta jaoks lubade käsitsi seadistamisest.
5. Loo Wiki sait
Üha kasvava teabe hulga tõttu peavad organisatsioonid omama oma Wiki saiti. Sellised saidid võivad salvestada ja hallata igasugust teavet, nt teadmisteartikleid, üldist teenuseteavet, üksuste teavet ja äriarutelusid.
Te ei pruugi teada, et SharePointis saate hankida elemendi nimega Wiki Site. See suudab täita kõiki organisatsiooni Wikiga seotud nõudeid, mida üldine Wikipedia ei suuda hallata.
SharePointi Wiki saidi kasutamine on samuti lihtne. Lisage sisu ja jagage seda pärast administratsioonilt nõusoleku saamist. Samuti saate kasutada SharePointi loendit Exceli faili andmete sortimiseks ja teisendamiseks ning kasutada neid Wiki muudes vormingutes.
6. Integreerige Microsoft Teamsiga
Kuigi Microsoft Teams on parim koostöövahend, viib selle SharePointiga integreerimine teie meeskonna tõhususe järgmisele tasemele. See integreerimine on eriti kasulik organisatsioonidele, kus töötajad peavad tegelema korraga mitme projektiga.
SharePoint ja Teams koos pakuvad tugevaid funktsioone, koondades teabe. Toimub ka koostöö ja suhtlus kolleegide vahel, pidades kinni nõuetest.
Seotud: Parimad viisid oma meeskonna haldamiseks Microsoft Teamsis
7. Kasutage täiustatud sisuredaktorina
Kuna SharePoint on dokumendihaldusplatvorm, on sellel täiustatud sisu redigeerimise funktsioonid. Kuid kas teate, et dokumendi redigeerimiseks pole vaja kasutada veebikujundustööriistu, nagu SharePoint Designer või DreamWeaver?
Sisuredaktori veebiosa abil saate teha lehel vajalikke muudatusi. Mõned esiletõstetud funktsioonid on vormindatud teksti, piltide, tabelite ja hüperlinkide lisamine lehele. Veelgi enam, saate seda kõike teha isegi dokumenti täiustatud redaktoris avamata.
8. Sünkroonige meeskonnaliikmete ajakava
Paljud SharePointi kasutajad ei tea, et platvorm pakub jagatud kalendrit. Kõik SharePointi meeskonnaliikmed saavad lisada, muuta ja vaadata oma tulevasi ajakavasid ja sündmusi. Tegelikult saab ka selles kalendris erinevaid gruppe määratleda ja hiljem vastavalt sellele sündmusi lisada.
Lisaks tavapärastele kalendrifunktsioonidele toetab see kalender igat tüüpi sündmuste (nt koosolekud, veebiseminarid, pühad) jaoks eraldi värvide määramist. Seega leiate kalendrist sündmuse hõlpsalt üles.
9. Automatiseerige ülesanded
Töö automatiseerimine aitab inimestel keskenduda olulistele ülesannetele. Kuna see protsess automatiseerib tavapäraseid igapäevaseid ülesandeid, suureneb meeskonna tootlikkus mitu korda. SharePointi töövooge kasutades saate oma tööprotsesse suures osas automatiseerida.
SharePointis saate viis eelprogrammeeritud töövoogu: tagasiside kogumine, kinnitamine, avaldamise kinnitamine, allkirjade kogumine ja kolme olekuga töövood. Iga töövoog vähendab projekti jaoks kuluvat aega ja tööjõudu.
Lisaks pakub platvorm teile ka võimalust töötada välja kohandatud töövood vastavalt teie ärinõuetele.
10. Säilitage dokumendi vanem versioon
Versioonide koostamine on dokumendihalduse oluline osa, eriti kui dokument on osa koostööprojektist, mis hõlmab mitut toimetajat. Tavaliselt saavad lubatud toimetajad dokumenti igal ajal muudatusi teha.
SharePoint kuvab dokumendi uusima versiooni koos kõigi viimaste muudatustega kõigile, kellel on sellele juurdepääs. Siiski pole see veel kõik. Samuti salvestab see kõik versioonid alates selle faili loomisest Versiooni ajalugu. Igaüks pääseb juurde versiooniajaloole, et näha, kes milliseid muudatusi dokumendis tegi.
Üllata kõiki SharePointi tundmatute funktsioonidega
SharePoint pole mõeldud ainult veebipõhiseks dokumendihalduseks. Saate seda kasutada erinevatel muudel eesmärkidel. Siin olete õppinud selle platvormi mõningaid ebatavalisi funktsioone.
Kuigi paljud neist võivad teid üllatada, võimaldavad kõik need SharePointi funktsioonid teil ülesandeid täita ilma tööriista vahetamata.
Microsoft SharePoint on koostöö- ja failihaldustööriist, mis aitab teie professionaalset ja isiklikku tootlikkust suurendada. Siin on, mida pead teadma!
Loe edasi
- Tootlikkus
- Microsoft Office'i näpunäited
- Koostöötööriistad
- Äritehnoloogia
Tamal on MakeUseOfi vabakutseline kirjanik. Pärast märkimisväärse kogemuse omandamist tehnoloogia, rahanduse ja äri valdkonnas protsesse oma eelmises töökohas IT konsultatsioonifirmas, võttis ta 3 aastat tagasi täiskohaga erialaks kirjutamise. Kuigi ta ei kirjuta tootlikkusest ja viimastest tehnikauudistest, armastab ta mängida Splinter Celli ja vaadata Netflixi/Prime Videot.
Liituge meie uudiskirjaga
Liituge meie uudiskirjaga tehniliste näpunäidete, arvustuste, tasuta e-raamatute ja eksklusiivsete pakkumiste saamiseks!
Tellimiseks klõpsake siin
