Tühistage oma ülesannete loend: kuidas täita oma kalendrit ülesannete haldamiseks

Kõik on kuulnud ülesannete loendist ja enamik inimesi kasutab seda, et jälgida silmapaistvat tööd, mida nad peavad tegema. Kuid nagu iga asja puhul, võivad ülesannete nimekirjad kiiresti kontrolli alt väljuda ja võivad teie tootlikkust tegelikult vähendada.

Kalendri järgi elamine tähendab selle asemel loendi kustutamist ja ootel olevate ülesannete kalendrisse ajastamist. Kui teie ülesanded põhjustavad teile rohkem probleeme, kui soovite, võib see olla teie lahendus.

Ülesannete nimekiri vs. Elamine teie kalendris

Ülesannete loendis iseenesest pole midagi halba, kuid nende tõhusus nõuab palju distsipliini. Ülesanded on uskumatult tähtajatud ja teie kohustus on panna need korralikult tööle. Need on vaid mõned asjad, mis võivad nende kasulikkust kahjustada:

• Kui need on liiga pikad, võivad need muutuda ülekaalukaks.
• Need ei paku prioriteetide seadmiseks konteksti.
• Need võivad koosneda paljudest mittevajalikest ülesannetest.
• Tõenäoliselt teete väiksemaid ja meeldivamaid ülesandeid ning jätate teised tähelepanuta.
• Oma ülesannete loendi mobiilseks muutmiseks vajate lisarakendusi.

Teisest küljest lahendab kalendris elamine enamiku nendest probleemidest selle toimimise tõttu. Kui teil on mõni töö, mida peate lõpetama, vaatate oma kalendrit ja ajakava, mis toimivad teie muude kohustuste hulgas ka kohtumisena. See paneb teid automaatselt seadma ülesande prioriteediks teie teiste tööde kontekstis.

Seotud: Kuidas muuta Google'i kalender oma Windowsi töölauakalendriks

Lisaks teete tõenäolisemalt raskemaid ja keerukamaid ülesandeid, kuna need on juba ette planeeritud, mis hoiab ära edasilükkamise. See kõik on võimalik ilma pikkade ja tõrjuvate loenditeta, sest teie kalender on toimiv teabekeskus, mis koondab selle kõik kokku.

Enamik töökohti kasutab juba digitaalse kalendri rakendusi, nagu Outlook või Google Calendar. See tähendab, et saate selle liikvele kaasa võtta, kasutades veebilinki või rakendust mis tahes vajalikus digitaalseadmes.

Teie kalendris elamiseks on vaid mõned lihtsad reeglid, mis optimeerivad teie kalendri haldamist ja on palju lihtsamad kui ülesannete loendi reeglid.

Aja blokeerimine on teie sõber

See on midagi, millest te lihtsalt ei pääse, olenemata sellest, millist meediumit ülesannete jälgimiseks kasutate. Aja blokeerimine tähendab, et võtate nädala või päeva alguses mõne aja maha, et kirjutada üles kõik vajalikud tööd.

See on aega säästev algatus, mis suurendab oluliselt teie töötulemust. Seda tehes teate juba varakult, millega peate tegelema, ja saate kulutada ülejäänud töönädala oma kohustuste täitmisele.

Seotud: Aja blokeerimise näpunäited keskendumise parandamiseks

Enne töö juurde asumist leidke 15-20 minutit kalendri täitmiseks. Pidades silmas tähtaegu, leidke aeg koosolekute, projektide ja klienditöö vahel, et kokku leppida oma asjaajamiseks kohtumine.

Kui üks teie ülesannetest hõlmab kolleegiga koosoleku kokkuleppimist, looge koosolek oma kalendrisse ja kutsuge ta. Kui soovite virtuaalselt kohtuda, lisage kindlasti koosoleku link kasutatavast digitaalkonverentsirakendusest.

Kasutage oma ülesannete haldamiseks teemasid

Kalendri kohtumiste värviline kodeerimine kategooriatesse aitab oluliselt eristada ülesandeid, koosolekuid, projektitööd ja muid kohustusi. Kiire pilguga saate aru, millest teie nädal koosneb, ja saate selle järgi planeerida.

Selleks Outlookis klõpsake mis tahes kohtumisel ja klõpsake lindil nuppu Kategoriseeri > Kõik kategooriad. Valige Uus, tippige oma teema nimi, valige värv ja seejärel klõpsake Okei.

Korrake nii paljude teemade puhul, kui soovite. Seejärel saate igale loodud kohtumisele määrata kategooria. Paremklõpsake Google'i kalendris mis tahes kohtumisel ja valige mõni hüpikakende värvidest.

Seotud: Tööriistad Microsoft Outlooki sünkroonimiseks Google'i kalendriga

Nimetage kategooriad kindlasti vastavalt töö tüübile ja valige värvid, millele reageerite hästi. Mõned kategoorianäited võivad olla järgmised:

• Projektitöö
• Administraator ja ülesanded
• Kliendid
• Koosolekud
• Koolitus

Jagage oma kalendrit kolleegidega

Kuigi saate teiste töötajatega oma edusammude jagamiseks kasutada ülesannete loendi rakendust (nt Todolist), ei näe nad seda lihtsalt, kui nad ei kasuta sama tarkvara. Siin on teie kontori vaikekalendris elamine lisaeelis.

Kui jagate oma kalendrit, näevad kolleegid teie edusamme lihtsalt seda vaadates. See hoiab ära teie postkasti ummistumise e-kirjadega, mis küsivad teie edusammude kohta, ja te ei pea neid isegi sinna märgistama. Kuid andke neile kindlasti teada, kuidas te töötate.

Seotud: Outlook vs. Gmail: milline meiliteenus on parem?

Outlooki kalendri jagamiseks tehke järgmist.

1. Klõpsake lindil Jaga kalendrit ja valige see, mida soovite avaldada.
2. Klõpsake Lisama et sisestada oma meeskonna e-posti aadressid ja seejärel OKEI.
3. Under load, valige kumbki Saab vaadata pealkirju ja asukohti või Saab vaadata kõiki üksikasju.
4. Klõpsake Rakenda ja OKEI.

Google'is jagatud kalendri loomise kohta saate vaadata seda ametlikku videot Google Workspace'ist:

Olge oma ajakava osas realistlik

Ehkki kalendri järgi elamine läheb mööda paljudest ülesannete nimekirja prioritiseerimise ja ajahalduse probleemidest, peate siiski olema oma ülesannete ajastamise osas realistlik ja nutikas. Õnneks on selle tõhusaks haldamiseks mõned järeleproovitud näpunäited:

• Kui teil pole aega suure ülesande täitmiseks, ajastage see mitme väiksema ülesandena.
• Andke endale rohkem aega, kui arvate, et vajate.
• Vältige ülesannete täitmist vahetult enne koosolekut; jäta endale nende vahele 30-minutiline paus.
• Kui ülesanne on kiireloomuline, otsustage, kas soovite oma kalendris muid asju ümber korraldada.

Tõenäoliselt lõpetate oma töö ja teil on vaba aega, mis tähendab, et jõuate e-kirjadele ja muudele pisiasjadele, mis kogu päeva jooksul ette tulevad.

Seotud: Parandage ajahaldust Outlooki viivitusega kohaletoimetamise funktsiooniga

Tootlikkuse parandamiseks järgige oma kalendrit

Teie kalender on mugav tööriist, milles on juba olemas kõik ressursid, mida vajate oma töö üle jälgimiseks. Kalendri järgi elamine pakub integreeritud lähenemist töökoormuse haldamisele ja hoiab kõik ühes kohas.

Eespool mainitud reeglite abil säästate hästi aega, suurendate oma tootlikkust ja olete seda tehes tõhusam. Proovige järele ja võite küsida, miks te üldse kasutasite ülesannete nimekirja.

Kuidas muuta Outlook nende kiirete nõuannete abil vähem segavaks

Kui olete kunagi arvanud, et Outlook segab tähelepanu, on siin mõned lihtsad kohandused, mis võivad teile kasulikuks osutuda.

Loe edasi

Autori kohta