8 Gmaili häkki, mis aitavad teil rohkem ära teha

Gmail on miljonite jaoks valitud meiliteenus – ja seda mõjuval põhjusel. See on turvaline, hõlpsasti kasutatav ja sisaldab palju sisseehitatud tööriistu postkasti haldamiseks. Kahjuks võib teie postkast ikkagi hirmu tekitada, eriti kui see on korrastamata ja ääreni täis.

Kas kulutate liiga palju aega oma postkastiga tegelemiseks? Kui jah, siis on aeg sellega midagi ette võtta. Need 8 tootlikkust suurendavat Gmaili häkkimist võivad aidata.

1. Kasutage klaviatuuri otseteid

Klaviatuuri otseteed on arvutikasutaja parim sõber, eriti kui tegemist on postkasti tühjendamisega. Gmail pakub laias valikus kiirklahve kõike alates kiirest navigeerimisest kuni meilivorminguni. Siin on mõned meie lemmikotseteed, mida saate praegu kasutada:

• Tõstuklahv + I loetuks märkimiseks
• ⌘ või Ctrl + Enter meili saatmiseks
• ⌘ või Ctrl + K lingi sisestamiseks
• C komponeerida
• / oma meilide otsimiseks
• D uuel vahelehel koostamiseks
• Tõstuklahv + Ctrl + B Pimekoopia adressaatide lisamiseks

2. Loo mallid

Kas leiate, et saadate iga päev sama meili? Saate seda protsessi kiirendada, luues kohandatud meilimallid. Selle tegemiseks toimige järgmiselt.

1. Valige Koosta.
2. Sisestage meiliväljale tekst, mida soovite oma malli jaoks kasutada.
3. Valige kolme punktiga menüü ja seejärel Mallid.
4. Valige Salvestage mustand mallina ja siis Salvesta uue mallina.

Kui olete valmis oma malli kasutama, valige lihtsalt Mallid ja siis Sisesta mall.

3. Vaigista vestlused

Kui olete osa pikast meililõimest, mis teid enam ei puuduta, saate selle lihtsalt vaigistada. Vaigistamine hoiab tulevased vastused lõimele teie postkastis eemal. Ja oma vaigistatud kirjad leiate endiselt jaotisest Kõik kirjad.

Vestluse vaigistamiseks valige vaigistatavas meilis kolme punktiga menüü ja seejärel valige Vaigista. See on kõik.

4. Kasutage oma puhkusevastajat

Kui suundute linnast välja või vajate lihtsalt mõnda aega oma laua taga eemal olla, kasutage oma puhkusereageerijat. Kui teie puhkusevastaja on sisse lülitatud, saavad kõik, kes teile meili saadavad, teie määratud konserveeritud vastuse teie kontorist väljasoleku kohta. See võib takistada saatjaid saatmast täiendavaid e-kirju, mis ummistavad teie postkasti.

Puhkusevastaja kasutamiseks toimige järgmiselt.

1. Avage Gmail ja valige Seaded > Vaatakõik seaded.
2. Kerige, kuni näete Puhkusevastaja.
3. Valige kõrval olev raadionupp Puhkusevastaja sisse lülitatud.
4. Sisestage oma kuupäevad, teemarida ja seejärel oma sõnum. Lõpuks valige Salvesta muudatused.

5. Kohandage oma postkasti paigutust

Parim viis postkastiga tegelemiseks on paigutuse kohandamine. Näiteks saate valida, kas teie olulised meilid loetletakse esimesena või isegi lugemata meilid esimesena. See annab teile paindlikkuse selles, kuidas soovite oma e-kirju kuvada. Paigutuse muutmiseks tehke järgmist.

1. Minema Seaded.
2. Kerige, kuni näete Postkasti tüüp.
3. Valige tüüp, mida soovite kasutada.

The postkasti paigutuste tüübid on järgmised:

• Tähtis kõigepealt: Eraldab teie postkasti kaheks osaks: oluliseks ja kõigeks muuks.
• Kõigepealt lugemata: Kuvab teie postkasti ülaosas teie lugemata kirjad.
• Esimesena tähistatud: Tärniga tähistatud kirjad ilmuvad teie postkasti esimesena.
• Mitu postkasti: Teie postkastis on saadaval täiendavad jaotised, nii et saate kasutada otsinguoperaatoreid või luua kohandatud silte.
• Olulised kirjad: Jaotab teie postkasti mitmeks jaotiseks, et saaksite valida, milliseid jaotisi kuvada, sh tärniga tähistatud, olulised või lugemata.

6. Looge meilifiltrid

Kas soovite teatud e-kirjad automaatselt prügikasti saata? Kas soovite salvestada olulisi e-kirju, märkides need tärniga? Seda kõike ja palju muud saate teha luues meilifiltrid. Selleks toimige järgmiselt.

1. Valige Seaded ikooni Gmaili otsinguribal.
2. Täitke aknas loetletud teave. Gmail annab teile võimaluse muuta oma meilisõnumid siin või põhikirjas väga täpseks. Näiteks saate lihtsalt tärniga tähistada teatud sõnu sisaldavaid sõnumeid.
3. Kui olete õnnelik, valige Loo filter.
4. Seejärel valige käitumine, mida soovite filtril järgida. Seejärel valige Loo filter.

7. Kasutage integratsioone

Tõenäoliselt on palju muid rakendusi, mida kasutate igapäevaselt oma meeskonnaga suhtlemiseks, projektide haldamiseks ja muuks. Mõned neist rakendustest on tõenäoliselt integreeritud Gmail mingil moel. Integratsioonid võivad suurendada teie tootlikkust, välistades lisatoimingud.

Mõned Gmaili jaoks saadaolevad integratsioonid hõlmavad järgmist:

• Loidus: Kas sa kasutad Lõõgastav meeskonnasuhtluseks? Kui jah, saate Gmaili kasutada ka Slackis. Näiteks saate saata e-kirju otse Slackile aruteluks.
• Suum: Saate ka integreerida Gmail koos suumiga koosolekute kiireks ajastamiseks otse e-kirjade kaudu või kohe koosoleku alustamiseks. Pole vaja uut akent avada.
• Trello: Koos Trello integreerimine, saate luua uusi Trello kaarte postkastist lahkumata. See tagab, et te ei jäta e-kirju sirvides kriitilist ülesannet tegemata.

See on vaid mõni osa sadadest saadaolevatest integratsioonidest. Kui soovite ülesande automatiseerida, võib Gmail tõenäoliselt aidata. Kontrollige Google Workspace'i turg veelgi rohkemate rakenduste jaoks.

Kui teie Gmaili postkasti külgriba on üle ujutatud vanade ja uute kaustadega, saate nendega toime tulla, peites need, mida te enam ei kasuta. Kaustade või siltide peitmisel see sisu ei kustuta. Selle asemel peidab see lihtsalt kaustad vaate eest.

See on suurepärane võimalus vabaneda sisust, mida te enam sageli ei kasuta, ilma seda igaveseks eemaldamata. Kasutamata kaustade peitmiseks toimige järgmiselt.

1. Valige Seaded ja siis Vaadake kõiki seadeid.
2. Valige Sildid ülemisest menüüst.
3. Minge läbi ja valige Peida kõigi kaustade jaoks, mida soovite vaate eest peita.

See on vaid ülevaade sellest, mida Gmail suudab teha

Need kaheksa näpunäidet näitavad, mida saate Gmaili postkasti haldades oma tootlikkuse suurendamiseks teha.

Olgu selleks postkasti kohandamine vastavalt teie vajadustele või Chrome'i laienduste kasutamine, seal on palju näpunäiteid ja nippe.

6 Gmaili jaoks vajalikku Chrome'i laiendust

Kõigile, kes Chrome'is Gmaili regulaarselt kontrollivad, on siin kuus kohustuslikku brauserilaiendust, mis muudavad teie elu lihtsamaks.

Loe edasi

Autori kohta