Kas vahel tunned, et ujud projektide meres ega tea, kuidas oma tööd tähtsuse järjekorda seada? Projektide prioriseerimisega saate kõik oma projektid nähtavaks teha ja oma pikaajalised eesmärgid selgeks teha mallidele, pääsedes samal ajal kiirele juurdepääsu ülesannete kirjeldustele, projekti verstapostidele ja kriitilisele edule tegurid.
Alustage iga projektiga õiget kätt, kasutades neid ainulaadseid malle projekti avakoosolekute jaoks, samuti määrates eesmärkidele tähtsuse järjekorras prioriteedid ja palju muud.
1. Idee prioritiseerimine: Someka tegevusprioriteedi maatriks
Tegevuse-prioriteedi maatriks ehk mõju-jõupingumaatriks on lihtne tööriist, mis aitab meeskondi kõige olulisemate ideede järgi joondada. See mall sobib suurepäraselt idufirmadele, väikeettevõtetele ja mittetulundusühingutele – ideed järjestatakse hõlpsalt põhineb olulistel kaalutlustel, nagu personal, ressursid, hoog, kulud ja üldine jõupingutus mõju.
Mall on organiseeritud jõupingutuste ja mõju/olulisuse maatriksiks, mis järjestab iga idee edukuse alusel üks neljast stsenaariumist (suur pingutus – suur mõju, väike pingutus – suur mõju, suur pingutus – väike mõju või väike pingutus – madal mõju). See raamistik aitab teil teha teadlikumaid otsuseid selle kohta, kuhu oma aega ja ressursse paigutada.
Lae alla:Someka (Tasuta, saadaval Exceli failina)
2. Eesmärkide prioritiseerimine: SMART eesmärkide tööleht Vertex42 poolt
Seadistamine NUTIKAS eesmärgid mitte ainult ei aita teil kujundada oma pikaajalisi plaane, vaid võimaldavad teil panna oma parima töö oma kõige ambitsioonikamatesse projektidesse. See pakub kulutõhusat viisi, kuidas aidata teil täita oma organisatsiooni eesmärke.
A NUTIKAS eesmärk peaks hõlmama kõike järgmist:
Konkreetne: Eesmärgid peaksid olema täpselt määratletud ja selgelt sõnastatud.
Mõõdetav: Peab olema kindel viis, kuidas mõõta, kas olete eesmärgid saavutanud, mõõdetavate edumõõdikute abil.
Saavutatav: Peate tagama, et eesmärki pole võimatu täita.
Asjakohane: Eesmärgid peaksid olema realistlikud ja asjakohased teie projekti eesmärkidega.
Tähtajalised: Eesmärgid peaksid olema tähtajalised ning sisaldama seadistuse ja täitmise sihtkuupäevi.
Kasutage seda malli projekti eesmärkide saavutamiseks plaani koostamiseks. See on suurepärane võimalus salvestada nii lühi- kui ka pikaajalisi eesmärke, tähtaegu, edu mõõdikuid, viiteid või kasutatud ressursse ning projekti eesmärkide saavutamiseks kasutatud tugevusi ja oskusi.
Lae alla: Tipp42 (Tasuta, saadaval Exceli failina)
3. Töövoo prioriseerimine: Someka Eisenhoweri maatriksimall
Kontseptualiseeris endine USA president Dwight D. Eisenhower, Eisenhoweri maatriks on suurepärane viis oma projekte korraldada ja prioriseerida. Eisenhoweri maatriks, tuntud ka kui kiireloomuline / oluline maatriks, on tööriist, mis korraldab ülesanded kiireloomulisuse ja tähtsuse alusel nelja kategooriasse. Neli ülesannete kategooriat on järgmised:
- Kiireloomulised ja olulised ülesanded on nii kiireloomulised kui ka olulised küsimused, millega tuleks kohe tegeleda, näiteks prioriteedid, hädaolukorrad ja tähtajad.
- Mitte kiireloomulised, kuid olulised ülesanded on esemed, mis on olulised, kuid mitte esmatähtsad, näiteks päeviku kirjutamine, ostutegevused jne.
- Kiireloomulised, kuid mitte olulised ülesanded on tegevused, mis ei ole tingimata olulised, kuid on kiireloomulised, näiteks telefonikõned, tekstisõnumid, e-kirjad jne, millele vastate, kui teil on võimalus.
- Pole kiireloomulised, mitte olulised ülesanded sisaldama ülesandeid, mis ei ole kiireloomulised või olulised, kuna need ei aita teil eesmärke saavutada.
See loob raamistiku tegevuste järjestuse planeerimiseks, tagades sellega, et töötate õigete asjadega õigel ajal. Saate analüüsida prioriteetseid ülesandeid, vältida tarbetuid ülesandeid, vähendada segajate arvu ja valmistuda ettenägematuteks sündmusteks.
Lae alla: Someka (Tasuta, saadaval Exceli failina)
4. Juhtumi prioriseerimine: Smartsheeti vahejuhtumite prioriteedi maatriks
Juhtum on häiriv sündmus, mis mõjutab negatiivselt projekti eesmärkide saavutamist. Juhtumid võivad juhtuda igal ajal, alates looduskatastroofi põhjustatud pikaajalisest elektrikatkestusest kuni seadmete või tarkvara talitlushäireteni.
Juhtumi prioriteedi maatriksi kasutamine on struktureeritud lähenemisviis intsidentide käsitlemiseks, käsitledes samal ajal intsidendi paljusid komponente. See on tavaliselt hindamatu tööriist IT-teenuste taotluste haldamiseks.
Igal organisatsioonil on riski- ja katastroofi taastamisel erinevad prioriteedid. Kasutage malli, et määrata igale teenusepäringule prioriteetsed värvid, lähtudes sellest, kas see on oluline, kriitiline, mõõdukas või väike intsident ja seejärel jälgida edusamme oma organisatsiooni kaudu töövoog.
Lihtsasti kasutatava intsidentide märgistamise süsteemi ja asjakohase teabe salvestamise struktureeritud väljade abil saate keskenduda kiirematele lahendustele, tagades samas, et teie kliendid on rahul.
Lae alla: Smartsheet (Tasuta, saadaval Exceli mallina)
5. Toote prioriseerimine: RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) mall Intercomilt
The RIIS mudel aitab teil ja teie meeskonnal hinnata algatuse prioriteetsust. See metoodika on suurepärane toote funktsioonide suuna selgitamiseks, võimaldades meeskondadel protsessi alguses paremaid otsuseid teha.
Raamistiku raames Jõua on määratletud potentsiaalsete klientide protsendi järgi, kes saaksid teie toodet kasutada, mõõdetuna tavaliselt „tehingute kuus” või muude sarnaste mõõdikute alusel. Järgmine samm oleks hinnata mõju funktsioonikomplektidest, mida teie kasutajad on teinud. Kogutud arusaamade põhjal saate üht teisele tähtsustada. See viib teid investeerima tootefunktsioonidesse, mis suurendavad konversioonimäärasid või parandavad kliendikogemust.
The Usaldus hindaja võimaldab teil määratleda usalduse hindamissüsteemi, et hinnata oma meeskonna hinnanguid ja määrata mingi konsensuse paremusjärjestus. See tööriist ütleb meeskonnale, mis on tõenäoline ja mõistlik, selle asemel, et anda rohkem kaalu ebaolulistele või halvasti määratletud arvamustele või ideedele.
Kui tegemist on Pingutus, teie projekti valmimine võtab tõenäoliselt kuid, seega on ülioluline koostada projekti iga etapi jaoks aja- ja tööprognoosid, sealhulgas projekteerimine, arendus ja testimine. See aitab teil keskenduda oma energiale, et vältida aja raiskamist väheväärtuslikele tegevustele, mis viivad tulemusteni, mis pole optimaalsed või lihtsalt "piisavalt head".
Lae alla:Intercom (Tasuta, saadaval Exceli failina)
6. Igapäevaste ülesannete prioriseerimine: Smartsheet'i ülesannete loendi mall
Kui töötate mitme projekti kallal, võib olla raske oma ülesandeid igapäevaselt korraldada. Loetledes olulised ülesanded, mis hoiavad teid õigel teel, saate projekte tõhusalt lõpule viia, korraldades samal ajal kõiki teie ülemuste, klientide, kolleegide ja teiste sidusrühmade ülesandeid.
Seotud: Kuidas optimeerida oma ülesannete loendit tõhusamaks muutmiseks
See ülesannete loendi mall aitab teil koostada projektiga seotud ülesannete prioriteetsete loendi ning jälgida täitmiskuupäevi, vahe-eesmärke ja tulemusi. Saate alati tagasi minna ja projekti edenedes rohkem lisada või eemaldada või muuta ülesandeid, kui neid on vaja muuta. Saate luua ka alamülesandeid hiljem, nii et olete hästi ette valmistatud, kui mõni teie ülesanne on liiga keeruline.
Lae alla:Smartsheet (Tasuta, saadaval Exceli failina)
Parandage projektide prioriseerimist ja juhtimist
Projektide prioriseerimise mallid pakuvad selget ja süstemaatilist vahendit projektide tuvastamiseks ja valimiseks suurema tõhususe ja tulemuslikkuse tagamiseks. Need kiirendavad iga projekti uurimise ja arendamise protsessi, pakkudes koheselt kasutatavat raamistikku.
Lisaks saate vältida kallutatuse ohtu, julgustada koostööd ja tagada kõrgeima prioriteediga projektide valik piiratud ressurssidega. Nende mallide kooskõla hoidmine kõigi projektidega parandab kindlasti tootlikkust, projekti edukust ja üldist töökvaliteeti.
Grupiprojektid võivad olla rasked, eriti kui üks liikmetest ei täida oma osa. Siin on mõned viisid, kuidas muuta rühmaprojektid vähem valusaks.
Loe edasi
- Tootlikkus
- Kontori mallid
- Projekti juht
- Ülesannete haldamine
Cheryl on sisulooja ja strateeg, kes keskendub elustiilile, mobiilirakendustele ja digitaalsele meediale. Ta on üle vaadanud tehnilisi tooteid ja rakendusi sisu, kasutatavuse ja juurdepääsetavuse osas. Ta teeb tihedat koostööd üksikisikute ja ettevõtetega, et kavandada kampaaniaid, mis ühendavad kaubamärgid klientidega, kasutades sobivat sõnade ja visuaalide kombinatsiooni.
Liituge meie uudiskirjaga
Liituge meie uudiskirjaga tehniliste näpunäidete, arvustuste, tasuta e-raamatute ja eksklusiivsete pakkumiste saamiseks!
Tellimiseks klõpsake siin
