Kuidas kasutada Microsoft Outlooki projektijuhtimiseks

Kui teie või teie ettevõte juba kasutate Microsoft Outlooki oma meilirakendusena, on hea mõte kasutada seda täisväärtusliku projektijuhtimise tööriistana. Miks kasutada teist kopsakas tarkvara, millel on harjumatu liides, kui saate Microsoft Outlookis oma ülesannete loenditele ülesandeid määrata, meeldetuletusi ja tähtaegu määrata?

Tootlikkuse maksimeerimine on Microsoft Outlookiga lihtne. See on varustatud paljude kasulike tööriistadega, mis aitavad teil projekte kategoriseerida, neid sildistada ja teha palju muud. Vaatame kõike, mida saate teha Microsoft Outlooki kui projektihaldustööriistaga.

1. Määra ülesanded

Kui töötate väikese meeskonnaga, on ülesannete määramine Microsoft Outlooki kasutamisel lihtne ja vaevatu. Minema Tegema vasakul paneelil ja jätkake Lisage ülesanne.Kui olete ülesande lisanud, paremklõpsake ja valige Looge selle ülesande põhjal uus loend.

Pärast ülesannete loendi koostamist paremklõpsake ja valige Jaga loendit. Teil on võimalus Loo kutse link et inimesed saaksid selle ülesannete loendiga liituda ja seda muuta. See funktsioon on väga kasulik projektide sorteerimiseks väikese või keskmise suurusega meeskonnas.

2. Lisage e-posti alias

Töövärskendused ja projektisuhtlus võivad teile igapäevaste saadetavate meilide saginas kaduma minna, isegi kui olete liiga ettevaatlik. Üks vastamata e-kiri võib põhjustada viivitusi ja igasuguseid tülisid. Üks lihtne viis selle probleemi lahendamiseks on Microsoft Outlookis meilialiase loomine.

See on täiendav e-posti aadress, mis kasutab meilide vastuvõtmiseks sama kontaktiloendit ja sätteid. Saate seda teha minnes aadressile Lisage alias ja uue e-posti aadressi loomine või olemasoleva aliase kasutamine. Kõik sellele aadressile saabunud meilid paigutatakse vaikimisi spetsiaalsesse projektihaldustarkvarasse.

3. Looge grupp

Kui proovite kõiki projekti liikmeid kõigi projekti värskendustega kursis hoida, saate hõlpsalt rühma luua. See muudab ka kalendrite jagamise lihtsamaks (sellest lähemalt hiljem).

Minema Inimesed vasakul paneelil ja otsige Rühmad ja looge üks. Teil palutakse liikmeid lisada ja kui olete seda teinud, kuvatakse teile rühma meili ID, mille kaudu saate saata kõik projektiga seotud kirjad ja anda juurdepääsu rühma kalendrile. Saate määrata uusi sündmusi, saada värskendusi eelseisvate sündmustega ja tähtaegadest ette jääda.

4. Jagage kalendreid

Pole midagi paremat kui olla projekti kallal samal lehel. Projekti nähtavus on projekti edu jaoks ülioluline. Hea viis selle tagamiseks on jagada projekti kalendrit, mis on juurdepääsetav kõigile projekti liikmetele.

SEOTUD: Kuidas muuta Outlook nende kiirete nõuannete abil vähem segavaks

Saate mitte ainult näha, millega teised tegelevad, vaid keskenduda ka sündmuste verstapostidele ja peamistele projektisündmustele, mis on tulemas. Sellise kalendriintegratsiooniga ei jää te kindlasti olulistest värskendustest ilma. Nüüd saate oma kalendrit oma kontaktidega jagada.

Jagamisvaliku leiate paremast ülanurgast ja saate ka valida, kas kajastada projektirühma kalendritegevusi, mis kuvatakse teie kalendris, et olla kursis.

5. Kasutage projekti juhtimiseks reegleid

Kui soovite automatiseerida mõningaid igapäevaseid protsesse ja võtta enda kätte nii oma e-posti postkasti kui ka projekti eest, pole selleks paremat viisi kui reeglite kasutamine. Alustamiseks paremklõpsake meilil ja minge aadressile Täpsemad toimingud.

Klõpsake a Loo reegel rippmenüüst. Võite olemasoleva meili oma valitud kausta teisaldada ja kui soovite teha rohkem, valige Veel valikuid.Saate lisada ka toimingu ja otsustada, mis juhtub iga kord, kui saate sellelt adressaadilt meili.

6. Kategooriasse kõik

Kui teie töö on kaugel ja palju suhtlust toimub meili teel, on kõige parem erinevaid projekte kategoriseerida ja sildistada, et olulisest kirjavahetusest ei jääks ilma. Saate meilil paremklõpsata ja valida Kategoriseerige rippmenüüst. Nüüd saate valida juba saadaolevate kategooriate hulgast või jätkata uue loomist.

Kui peate tegema muudatusi olemasolevas kategoorias, saate seda teha Kategooriate haldamine.

7. Kasutage otsinguriba

Kui te ei usu kõige kategoriseerimisesse ega oma meilidele siltide lisamisse, saate projekti meilide otsimiseks kasutada lihtsalt otsinguriba. Sisestage asjakohane märksõna ja see leiab iga kord täpselt selle, mida otsite.

SEOTUD: Kuidas oma Outlooki kalendrit värvidega kategoriseerida

Otsinguriba võimaldab teil otsida konkreetselt teie valitud kaustast või alamkaustast, mis muudab teie ülesande palju lihtsamaks. See säästab nii aega kui ka palju vaeva. Lisaks saate otsitava leidmiseks otsida ka kustutatud meilidest, vestluste ajaloost või määrata muid üksikasju, nagu teema, märksõna ja adressaat.

8. Looge projektide eristamiseks uusi kaustu

Saate alati seadistada uue kausta, mis sisaldab teavet projekti kohta. Kui teete seda, väheneb projektide segi astumise või oluliste meilide ja tähtaegade vahelejätmise võimalus miinimumini. Klõpsake nuppu kolm rida ekraani vasakus ülanurgas ja minge rippmenüü lõppu.

Sealt sa leiad Uus kaust, ja uue kausta loomiseks kulub vähem kui sekund.

9. Kasutage Exceli, PowerPointi, Wordi ja OneNote'i

Microsoft Outlook või selle veebiversioon Outlook.com on manustatud Exceli, PowerPointi, Wordi ja OneNote'iga. Microsofti tootlikkuse tarkvarakomplektile pääsete hõlpsalt juurde avalehelt. Need leiate vasakult paneelilt ja saate kiiresti alustada.

Need integratsioonid aitavad teil kiiresti teha esitlusi, lisada märkmeid, luua arvutustabeleid ja dokumente – seda kõike mugavalt ühel ainsal ekraanil.

Microsoft Outlook muudab projektihalduse lihtsamaks

Ideaalne kaugmeeskondade jaoks, kes töötavad võrgus, on Microsoft Outlook väga kasulik ülesannete määramiseks ja igapäevaste toimingute automatiseerimiseks. Kui teil on võimalus luua uusi kaustu, alamkaustu, e-posti varjunimesid ja sorteerida kõik kategooriatesse, ei saa midagi valesti minna.

Microsoft Outlook võib olla teie projektihalduse jaoks kasulik, kuna võimaldab teil luua meili teel ülesandeid, kleepuvaid märkmeid ja tahvleid, nii et näete kõike ühe pilguga. Teie meilirakenduse tuttava liidesega kaasas oleva projektihaldustööriistaga saate oma tootlikkuse tööriistadega kursis olla kõikjal ja igal ajal.

5 parimat tööriista Microsoft Outlooki jaoks

Kas teil puudub Microsoft Outlooki funktsioon? Siin on mitu Outlooki tööriista, mis lisavad teie postkasti kasulikke funktsioone!

Loe edasi

Autori kohta