Kuidas määrata tähtaeg, mis teile tegelikult sobib

Tähtajad peaksid olema rohkem motiveerivad ja vähem stressi tekitavad, mitte vastupidi. Kui tähtaeg ei anna teile ettenähtud aja jooksul parimat, pole sellest kasu. Seetõttu peate esmalt projekti tähtaja määramisel olema ettevaatlik.

Jätkake selle artikli lugemist, et teada saada, kuidas saate määrata tähtaja, millest saate kinni pidada.

1. Kaaluge projekti eesmärke ja juhiseid

Kui soovite määrata tähtaja projektile, mille kallal teie või teie meeskond töötab, peate olema projekti eesmärkidest selge. Lisaks üldistele eesmärkidele peaksid olema ka mõned konkreetsed suunised.

Arvestage neid kõiki, et mõista eeldatavat valmimisaega, järgides reegleid ja eeskirju. Samuti veenduge, et kõik oleksid enne projektiga alustamist teadlikud koostööobjekti juhistest ja eesmärkidest.

2. Jagage ülesanne väiksemateks üksusteks või alamülesanneteks

Projekti tähtaja loomiseks peate selle jagama mitmeks väiksemaks osaks. Neid väiksemaid osi tuntakse ka kui ülesanded ja alamülesanded. Hiljem looge iga väikseima ülesandeüksuse jaoks eraldi tähtajad.

Enne kogu projekti lõpliku tähtaja määramist kaaluge ka ülesannete sõltuvusi. Seadke iseseisvate ülesannete tähtaeg varasemaks ja sõltuvate ülesannete tähtaeg hilisemaks.

Selgitage meeskonnakaaslastele sõltuvusi. Seega saavad nad aru üksikute ülesannete erinevate tähtaegade põhjustest.

3. Võtke tähtaja määramiseks piisavalt aega

Projekti tähtaja määramine pole vähem oluline kui muud sellega seotud ülesanded. Seetõttu ärge kunagi kiirustage tähtaja kehtestamisega. See võib teadmatult sundida teid looma ebarealistlikku, millest te kindlasti igatsete.

Võtke tähtpäeva kindlaksmääramisel alati piisavalt aega. Veenduge, et te ei jätaks kiirustades tähelepanuta ühtegi olulist kaalumist.

4. Kaaluge projekti viivituse võimalikke põhjuseid

Projektide viivitused on tänapäeval muutunud üsna tavaliseks. Peaaegu kõigil meeskondadel on registreeritud projektide esitamine tähtajast möödunud. Kui sama juhtus ka teie meeskonnaga, uurige projekti viivituse põhjus.

Kui eelmine kord põhjustas projekti viivituse ebareaalne tähtaeg, määrake järgmise projekti jaoks vabam tähtaeg. Muudel põhjustel määrake tähtaeg, millal teil on piisavalt aega selle probleemi lahendamiseks, kui see kordub.

Kui teil pole projekti hilinemisega otsest kogemust, kaaluge levinumaid võimalikke põhjuseid ja määrake nende kõigi vältimiseks tähtaeg.

5. Ettevaatust vastuoluliste prioriteetidega

Selles konkurentsitihedas maailmas töötab enamik inimesi korraga mitme projekti kallal. Need vastuolulised prioriteedid võivad muuta teie tähtajad saavutamatuks. Selle vältimiseks kontrollige iga meeskonnaliikme tööriba laiust kuni projekti tähtajani.

Pärast iga projektiliikme prioriteetidega arvestamist saate välja mõelda elujõulise tähtaja. Võimalik, et peate projektist mõned liikmed eemaldama ja uusi inimesi värbama, et projekt kliendi antud hinnangulise aja jooksul lõpule viia.

Seotud: Parimad tehnikad vabakutselistele ülesannete tasuta prioriseerimiseks

6. Hankige sidusrühmade arvamus

Edukas projekt nõuab kõigi asjaosaliste, sealhulgas kolmandate osapoolte tarnijate koostööd. Ei ole meeldiv avastada keset projekti, et üks teie elutähtsatest ressurssidest on puhkuse tõttu kättesaamatu.

Seetõttu peate tähtaja kohta arvamusi küsima kõigilt projekti sidusrühmadelt. Määrake esialgne tähtaeg ja küsige, kas see tähtaeg on nende töökoormuse ja prioriteetidega võrreldes mõistlik. Enne tähtaja kinnitamist võite oma kliendiga ka mitu kohtumist pidada.

7. Teadke oma ideaalset stressitaset

Peate nõustuma, et ideaalne stress töötab alati motivatsioonina. Seega, kui me ütleme, et tähtajad ei tohiks olla pingelised, ei tähenda see kiireloomulisuse täielikku eemaldamist. Iga teie määratud tähtaeg peaks sisaldama mõõdukat stressitaset. See erutab teid vaimselt või inspireerib teid tööd lõpetama.

Ideaalne stressitase varieerub olenevalt inimesest ja ülesande raskusest. Seega määrake tähtaeg, võttes arvesse õiget stressitaset, mis mitte ainult ei lase teil ülesande õigeaegselt täita, vaid annab ka endast parima.

Seotud: Omandatavad enesejuhtimisoskused isikliku ja tööelu tootlikkuse tagamiseks

8. Määrake ulatuse muutmiseks lisaaega

Olenemata sellest, kas töötate kliendi heaks või oma organisatsiooni siseprojekti kallal, võib ulatus muutuda. Kuna ulatuse kõrvalekallet pole võimalik ette näha, on parem tähtaja planeerimisel selle jaoks veidi aega varuda.

Meeskond võib projekti ulatuse muutuda igal etapil. Seetõttu hoidke tähtpäeva loomisel aega ulatuse kohandamiseks. Samuti saate oma kliendile selgitada, et olete selle konkreetse eesmärgi jaoks lisaaega kohandanud.

9. Olge viimase hetke probleemideks valmis

Keegi ei taha tähtajast mööda minna. Seetõttu kaaluge kõiki võimalusi, mis võivad teie projektis viivitusi põhjustada, sealhulgas viimase hetke probleeme. Mõnikord võivad meeskonnakaaslased määratud ülesande täitmist oodata kuni viimase päevani.

Viimasel päeval võib juhtuda hädaolukord – keegi võib haigestuda või tal on probleeme arvuti või internetiühendusega. Selliste välditavate probleemide vältimiseks looge pehme tähtaeg üks või kaks päeva enne esialgset tähtaega.

Kui kõik esitavad oma tööd enne tähtaega, võib projekti esitamine toimuda õigeaegselt. Kui keegi jääb pehmest tähtajast mööda, saate ülesande delegeerida, et see tähtaja jooksul täita. See säästab teid projekti ootamatute viivituste eest.

10. Hoidke tähtaeg saavutatav

Kui olete kõiki ülaltoodud tegureid arvesse võtnud, peaksite leidma saavutatava tähtaja. Pärast meeskonnakaaslaste lõpuleviimist ja täielikku ettekujutust nende saadavuse ja prioriteetide kohta peaksite sujuvalt fikseerima tähtpäeva, mis on kõigile mugav.

Kui teil on kahtlusi, peaksite otse kolleegidelt selgitusi paluma. Projektihaldustööriistad aitavad teil jälgida projekti edenemist ja ressursside saadavust, kui teil on vaja ajakava muuta.

Lõpetage ülesanded enne tähtaega

Ainult saavutatav tähtaeg tagab, et suudate ülesande tähtaja jooksul täita.

Ärge unustage järgida selles artiklis kirjeldatud näpunäiteid tähtaja loomisel, et muuta see realistlik. Samuti saate ootamatute asjaolude korral oma projekti õigele teele saada.

Kuidas hilinenud projekt kiiresti õigele teele tagasi saada

Siin on kümme tõhusat viisi viivitatud projekti ajakava õigeks muutmiseks, mis võimaldab teil projekti õigeaegselt lõpule viia.

Loe edasi

Autori kohta