Kuidas tähtaegadest kinni pidada ja ülesandeid õigeaegselt lõpetada: 8 nõuannet

Paljude jaoks on tähtajad kohutavad. Võite viivitada tähtaja lähenemiseni ja vaatamata oma viimase hetke jõupingutustele ei suuda ülesannet õigeks ajaks lõpule viia.

Tähtaegade vahelejäämine võib negatiivselt mõjutada teie produktiivsust ja muljet nii isiklikus kui ka tööelus. Vaadake siin selgitatud punkte, et teada saada, kuidas saate igast tähtajast hõlpsalt kinni pidada.

1. Looge palju väikeseid verstaposte

Kas keerulised ja aeganõudvad ülesanded viivad teid edasi lükkama? Kui jah, siis sa ei ole üksi. Mõnikord tundub, et teie meel on ülekoormatud ja demotiveerib teid viimse hetkeni töötama.

Sellepärast peate oma ambitsioonikad eesmärgid jagama väiksemateks verstapostideks. Näiteks kui teie eesmärk on täita 50-leheküljeline ülesanne, saate selle jagada väikesteks peatükkideks ja töötada iga peatükiga.

Kui olete seda teinud, ei tunne teie alateadvus end üle koormatuna. Selle asemel tunduvad väikesed tähtajad juhitavad ja motiveerivad teid tööga alustama. Kui jätkate väikeste vahe-eesmärkide saavutamist üksteise järel, ei ole suure eesmärgi saavutamine keeruline.

2. Leidke motiveeriv partner

Üksi töötamine on keeruline – eriti kui see hõlmab keerukat ülesannet. Kuigi üksi töötamine annab teile vabaduse, võite lõpuks olla keegi, kellel pole motivatsiooni tööd lõpetada. Kuna te ei vastuta kellegi ees oma isiklike tähtaegade eest, võib vahe-eesmärkide vahelejätmine muutuda igapäevaseks.

Kui teil on probleeme enda kehtestatud tähtaegade haldamisega, võite alati kaasata kellegi teise. Oleks tore, kui oleks keegi, kes teaks teie tähtaegadest. See vastutuspartner võib olla keegi teie perekonnast või sõpradest.

Peatüki lugemise lõpetamiseks võite klassikaaslasega tutvuda ja koos õppida. Kui te ei leia kaaslast, inspireerib isegi teadmine kellestki, kes saavutas sama verstaposti.

3. Jälgige alati edusamme

Igapäevase harjumuse jälgimine aitab teil ülesande õigeaegselt lõpetada. Isegi kui määrate tähtaja, ei tähenda see, et lõpetaksite selle viimasel päeval. See tähendab, et töötate projekti kallal mitu päeva, et see enne tähtaega lõpule viia.

Te ei pruugi kõigi nende tööpäevade jooksul olla võrdselt produktiivne. Kuid edusammude korrapärane jälgimine aitab teil tuvastada lüngad ja parandada oma nõrku kohti.

Sa võid kasutada MeisterTask et jälgida, kui palju edusamme olete mis tahes ülesandega saavutanud. Saate sellele lisada suvalise arvu ülesandeid ja jälgida nende edenemist nende kallal iga päev töötades.

4. Vältige planeerimisse lünkade jätmist

Enne isiklike ülesannete täitmise tähtaja leidmist peate olema läbinud üksikasjaliku planeerimise protsessi. Eesmärkide, tööprotsessi ja vaba aja tundmine on mõned asjad, mida peaksite enne tähtaja määramist kaaluma. Planeerimisega seotud probleemid võivad teile tähtaja maksma minna.

Kui teie planeerimisprotsessis oli vigu, pole mõtet end tähtajast möödalaskmises süüdistada. Näiteks peate projekti esmaspäevaks lõpetamiseks raamatukogust laenutama. Planeerisite reedeks, aga raamatukogu jääb laupäeval ja pühapäeval suletuks.

Nagu näete, on selles skeemis lünk. Seetõttu jääte siin kindlasti tähtajast mööda. Selliste olukordade vältimiseks veenduge, et teie tööplaanis poleks vigu.

5. Hoidke häireid Bay juures

Tähelepanu segamine on üks suuremaid põhjuseid, miks te ei suuda ülesandeid õigeaegselt täita. Pikad meilid, sotsiaalmeedia märguanded, kiireloomulised, kuid vähem olulised ülesanded, pereliige, kes peatub vestelda – kõik see tõmbab teid teie eesmärkidelt kõrvale ja takistab teie töövoogu.

Kui teie mõtted on suunatud millelegi muule, on raske taastada sama keskendumisvõimet ja tähelepanu oma algsele tööle. Kui olete ülesandega seotud, proovige teha võimalikult palju edusamme korraga.

Saate oma mobiiltelefoni ja arvuti märguanded vaigistada vältida segamist. Tähelepanu hajutavate rakenduste kasutamine on kasulik ka tööajal keskendumiseks.

Kui teil on liiga palju asju taldrikul, võivad tähtajad ja pooleliolevad ülesanded silmist kaotada. Parim viis oma ülesannete ja tähtaegadega kursis olemiseks on kasutada kalendritööriista. Sellised rakendused aitavad teil ajastada ülesandeid, sündmusi ja koosolekuid.

Varasemate ja tulevaste tähtaegade ja verstapostide jälgimine muutub kalendritarkvara abil lihtsaks. Need rakendused võimaldavad teil eelseisvaid tähtaegu sorteeritult visualiseerida. Kontrollige neid tööriistu iga päev, et olla kursis oma päevaülesannetega.

Google'i kalender on kalendri ajastamise rakendus, mida saate kasutada isiklike ja ametialaste ülesannete ajastamiseks. Samuti toetab see integreerimist erinevate projektihaldustööriistadega, mis muudavad tähtaegade visualiseerimise vaevatuks.

7. Kasutage pehmet tähtaega

Pehme tähtaeg on esialgne tähtaeg, mille panite algsest ette. Kui kahtlete, kas pehme tähtaeg võib teid aidata, on vastus jah. See pole kasulik ainult professionaalsete projektide puhul. Pehmed tähtajad on sama tõhusad isiklike verstapostide puhul.

Isegi kõige paremini koostatud plaanid võivad kogeda luksumist. Võite haigestuda või teil on mõni tehniline probleem. Ärge laske neil sundida teid tähtaega mööda laskma. Pange paika pehme tähtaeg ja proovige töö enne seda lõpetada.

Lisaks teie selja säästmisele ootamatute sündmuste ajal tagab see ülesande õigeaegse lõpetamise.

8. Vältige viivitamist iga hinna eest

Enamik teist nõustub, et viivitamine on põhjus, miks te eirate tähtaegu, isegi enda kehtestatud tähtaegu. Kuigi enamikul juhtudel on selle põhjuseks ülesande keerukus, võivad inimesed mõnikord edasi lükata, kuna ülesande lõpetamise eest ei maksta tasu.

Prokrastineerimine muutub tavalisemaks isiklike ülesannete puhul, millega ei kaasne ühtegi juhendajat ega tasu. Kuid pärast töö õigeaegset lõpetamist saate end alati ravida. See inspireerib teid järgmisel korral edasilükkamist vältima.

Seotud: Peamised näpunäited edasilükkamise vältimiseks ja tähtaegadest kinnipidamiseks

Ülesande õigeaegne täitmine suurendab tootlikkust

Tähtajad ei tohiks olla stressirohked ja demotiveerivad. Selle asemel peaks see motiveerima teid ülesandeid õigeaegselt täitma. Saate jälgida siin mainitud asju, et pidada kinni enda loodud tähtaegadest.

Samuti peaksite iga hinna eest vältima viivitusi oma tööelus, selgitades välja võimalikud põhjused ja nende lahendused.

9 põhjust, miks projektid venivad ja kuidas neid vältida

Uurige, miks teie projektid võivad viibida ja kuidas saate neid taktitundeliselt vältida.

Loe edasi

Autori kohta