Kui kuulute projektijuhtimismeeskonda, pole tootlikkusel ülempiiri. Alati on võimalus oma tõhusust parandada.
Kuigi erinevad tööriistad võivad teid aidata, peaksid kõik projektiga seotud inimesed järgima mõningaid meetodeid, et ülesannet oskuslikult täita. Kasutage täna järgmisi tavasid, et projektiga töötades tõhustada.
1. Planeerimisetapp on ülioluline
Planeerimine on projektijuhtimise võtmeks. Hoolikalt kavandatud projekt ei taga mitte ainult selle edu. Samuti kinnitab see, et iga meeskonnaliige teeb õigel ajal õiget ülesannet.
Selles etapis kaaluge konkreetsete eesmärkide loomiseks kõiki kliendipoolseid nõudeid.
Seejärel kirjeldage oma ülesandeid ja jagage need oma meeskonnakaaslaste vahel. Enne meeskonnaliikmetele ülesannete määramist kontrollige, kas nad on oma rollidega rahul.
Seotud: Parimad tasuta rakendused ülesannete planeerimiseks
2. Efektiivne suhtlus
Ainult siis, kui suhtlus huvirühmade vahel on selge, saab töötada täieliku efektiivsusega. Veenduge, et projekti liikmed oleksid klientide ja nende meeskonnakaaslastega samal lainel.
Sõltuvalt projekti nõuetest võite tugineda sünkroonitud või reaalajas suhtlusele. Olenemata sellest, kas suhtlete verbaalselt või mitteverbaalselt, peaks kirjavahetus olema selge.
Igasugune suhtlemisviga võib kahjustada teie tootlikkust ja põhjustada projekti viivitusi. Võite kasutada Lõõgastav läbipaistvaks ja dokumenteeritud suhtluseks.
3. Looge teadmistebaasi
Isegi kui teil on kolleegide vahel sujuv suhtlus, on mitu meeskonnakaaslast, kes küsivad kelleltki sama teavet, kahjulikku mõju. Andmete jagamise lihtsaks muutmiseks peaksite selliste rakenduste jaoks looma teadmistebaasi või andmekeskuse Bitrix24.
Koguge kõik vajalikud andmed ja juhised teadmistebaasi ning pakkuge neile juurdepääs igale projektiliikmele. Saate luua ka selgitavaid koolitusvideoid, et aidata uusi projektiliikmeid ilma aega raiskamata.
4. Projekti aja juhtimine ja eelarvestamine
Aeg on projekti ülioluline olemus. Projektide viivitused võivad põhjustada väärtuslike ja pikaajaliste klientide kaotamise. Seetõttu tuleks projekti alguses korralikult aega planeerida, et tagada meeskonna täielik efektiivsus.
Kasuta Õigeaegne rakendus, mis salvestab iga verstaposti ja ülesande täitmiseks kuluva aja. Lisaks tõhususe ja tootlikkuse jälgimisele võib rakendus aidata teil ka klientidele arveid esitada.
5. Muutke projektifailid juurdepääsetavaks
Iga projekt hõlmab sadade dokumentide ja paberimajanduse loomist ja jagamist. Mõned dokumendid vajavad ka reaalajas koostööd. Failile juurdepääsu luba ootav meeskonnaliige põhjustab ainult viivitusi ja ebatõhusust.
Saate kasutada mis tahes sisuhaldussüsteemi, näiteks Microsoft SharePoint mis võimaldab salvestada ühte kesksesse hoidlasse. Veenduge, et süsteemil on sellised funktsioonid nagu erinevad loatasemed, versioonikontroll ja auditeerimisvõimalus.
6. Valmistuge riskide maandamiseks
Ükski projekt ei ole vaba võimalikest riskidest. Põhjendamatud probleemid projekti keskel võivad tõhusust vähendada. Seetõttu on enne projekti kallal töötamist kohustuslik läbida riskihindamise protsess.
Koos SWOT-rakendus, saate tuvastada riskid ja mõista, millist kahju need võivad põhjustada. Arutage volitatud isikutega, et leida lahendus riski juhtimiseks, kui see ilmneb.
7. Dokumenteerige kõik andmed
Dokumentatsioon aitab teil suurendada meeskonna vastutust ja tõhusust. Kas osalesite Zoomi koosolekul? Levitage koosoleku memo kirjalikus vormis. Jõudsid suuliselt otsuseni? Dokumenteerige see meili teel ja saatke see kõigile asjaosalistele.
Dokumentatsioon aitab teil välja selgitada väljakutsed, millega meeskond projekti ajal silmitsi seisab. Need on juhised ka teie tulevaste projektide jaoks. Võite kasutada Asana ülesannete kommenteerimise süsteem, et süstemaatiliselt salvestada kogu konkreetse ülesandega seotud teave.
8. Valige projektimeeskond targalt
Teie organisatsiooni võib kuuluda palju inimesi, kuid peate leppima sellega, et mitte kõik neist ei sobi iga projekti jaoks. Erinevad projektid nõuavad erinevaid oskusi ja kogemusi. Seetõttu aitab projekti jaoks õigete inimeste valimine neil maksimaalselt pingutada.
Kui palkate tehnilise sisu kirjutamise projekti jaoks loomingulise kirjaniku, ei saa ta tõhusalt töötada isegi siis, kui nad seda soovivad. Õige inimese valimine tagab, et inimene saab tema annet kasutada.
9. Premeerige esinevat meeskonnaliiget
Väikeste verstapostide õigeaegne saavutamine sillutab teed kogu projekti õigeaegsele lõpetamisele. Ainult motiveeritud ja produktiivne meeskond aitab teil saavutada verstaposte ja projekti eesmärke.
Kuigi igaüks saab oma töö eest palka, võivad preemiad ja tunnustus kindlasti inspireerida inimest paremini töötama. Meeskonnaliikmete premeerimine verstaposti saavutamisel ei ole mitte ainult motiveeritud, vaid ka teised meeskonnaliikmed teevad järgmisel korral preemia teenimiseks kõvasti tööd.
10. Olge avatud tagasisidele ja soovitustele
Konstruktiivne tagasiside meeskonnakaaslastelt võib aidata teil leida nõrgad kohad, millest te teadlik pole. Kui soovite tõsiselt oma tootlikkust parandada, peate suhtuma kriitikasse ja soovitustesse positiivselt. Erinevate inimeste tagasiside aitab teil end täiendada.
Tagasiside diskreetseks kogumiseks on hea luua anonüümne küsitlusvorm. Küsitlusvormi saate koostada tasuta kasutades Google'i vormid ja levitada selle linki kolleegide vahel. Nad saavad jagada oma tagasisidet ja ettepanekuid ilma oma isikut avaldamata.
Seotud: Google Forms vs. Microsofti vormid: millist peaksite kasutama?
Projektihaldusülesannete automatiseerimine võib tõhusust mitmel viisil parandada. Võite kasutada mis tahes turul saadaolevaid projektijuhtimise tööriistu. Enne selle valimist veenduge, et rakendus suudab täita teie projekti nõudmisi.
Näiteks kui teie meeskond töötab tarkvaraarendusega, võiksite otsida toetavaid tööriistu agiilne projektijuhtimine. Tänapäeval nõuab enamik projekte, et oleksite liikvel olles kättesaadav. Seetõttu peab projekti jaoks valitud tööriistadel olema mobiiliversioon.
12. Teadke oma produktiivsust ja improviseerige
Lõpuks peaksite pidevalt jälgima oma tootlikkust, et saada teada oma puudustest ja parandada neid. Kasutades tugevat ülesannete haldamise tööriista nagu Trello annab teile teada üksikute ülesannete edenemisest ja kogu projektist.
Samal ajal saavad rakendused näidata teile üksikute liikmete tõhusust, võrreldes tunde, mida nad eesmärgi saavutamiseks kulutavad. Samuti saab läbi viia enesehinnangu, et selgitada välja valdkonnad, mis vajavad parandamist.
Viige oma projektid tõhusalt lõpule
Nüüd, kui teate mõningaid parimaid meetodeid tõhususe suurendamiseks, peaks nende rakendamine näitama tootlikkuse suurenemist. Kaasaegsed projektid nõuavad oma meeskonnaliikmetelt maksimaalset efektiivsust.
Kasulik on luua pideva õppimise kultuur, et valmistada oma meeskonda ette tulevaste projektide väljakutseteks. Avage oma meeskonnaliikmed ettevõttesisese teadmistebaasi või veebipõhise projektijuhtimise õppega, et saada vastastikust kasu.
Kui soovite oskusi täiendada ja midagi uut õppida, on siin kaheksa parimat tasuta ja tasulist veebipõhist projektijuhtimise kursust.
Loe edasi
- Tootlikkus
- Projekti juht
- Tootlikkuse näpunäited
- GTD
Tamal on MakeUseOfi vabakutseline kirjanik. Pärast märkimisväärse kogemuse omandamist tehnoloogia, rahanduse ja ärivaldkonnas protsesse oma eelmises töökohas IT konsultatsioonifirmas, võttis ta 3 aastat tagasi täiskohaga erialaks kirjutamise. Kuigi ta ei kirjuta tootlikkusest ja viimastest tehnikauudistest, armastab ta mängida Splinter Celli ja vaadata Netflixi/Prime Videot.
Liituge meie uudiskirjaga
Liituge meie uudiskirjaga tehniliste näpunäidete, arvustuste, tasuta e-raamatute ja eksklusiivsete pakkumiste saamiseks!
Tellimiseks klõpsake siin
