Microsoft Accessi 12 parimat funktsiooni andmebaasihalduse jaoks

Andmebaasi haldamine võib olla korduv ja kirglik, kui te ei kasuta õiget tööriista. Microsoft Accessiga muutub suhete andmebaasi pidamine lihtsaks.

Lugege edasi, et saada lisateavet Microsoft Accessi ning selle peamiste elementide ja funktsioonide kohta.

Mis on Microsoft Access?

Microsoft Access on tugev tootlikkuse tööriist, mis on kaasas Microsoft 365 komplektiga. Selles andmebaasis saate andmeid salvestada, vaadata, redigeerida ja jälgida. Saate isegi luua andmete vahel seose.

Lisaks suure hulga teabe salvestamisele hõlbustab see andmete hõlpsat otsimist ja kasutamist erinevatel platvormidel. Microsoft Access toetab ka integreerimist muude tööriistadega andmete sünkroonimiseks. Mõned selle peamised komponendid on tabelid, vormid, aruanded ja päringud.

1. Lavatagune vaade

Microsoft Accessi lavatagune vaade on see, mida näete, kui käivitate Accessi tarkvara, kuid ei ava andmebaasi. Microsoft Access Backstage'i vaatega saavad kasutajad täita mitmeid andmebaasihaldusülesandeid, sealhulgas avada olemasoleva andmebaasi ja luua uue.

Selle menüüpaneel sisaldab käske, mida saate andmebaasifailile rakendada. Selle faililindilt saate valida uue faili loomiseks mallide hulgast.

2. Andmebaas

Microsoft Access on andmebaasihaldussüsteem (DBMS), mis võimaldab teil luua ja hallata suuri andmebaase. Andmebaas aitab teil teavet organiseeritud kujul hoida.

Microsoft Access 2007 või uuemates versioonides loodud andmebaasifailil on faililaiend nimega ACCDB, samas kui varasemates Accessi versioonides loodud andmebaase nimetatakse MDB-ks.

Tavaliselt salvestatakse kõik Accessi andmebaasi tabelid koos muude objektidega, nagu vormid, aruanded, makrod ja moodulid, ühte faili.

3. Suhted

Seoste loomisega saate luua ühenduse kahe erineva tabeli vahel. Seos hõlmab kahe tabeli välju, mis sisaldavad vastavaid andmeid.

Seotud: Kuidas luua seoseid mitme tabeli vahel Exceli andmemudeli abil

Näiteks tabeli Õpilase andmed välja Õpilase ID saab ühendada tabelis Õpilase tulemused samanimelise väljaga. Seosed aitavad vältida andmete puudumist ja kiiresti määrata päringu tulemused.

4. Peamised võtmed

Kui vajate Microsoft Accessis mitme tabeli andmete seostamist ja sisulist kombineerimist, peate kasutama primaarvõtme välja. Ühe tabeli primaarvõti on teise tabeli võõrvõti. Primaarvõtme välja võib lisada teistesse tabelitesse, et viidata primaarvõtme allika tabelisse.

5. Tabelid

Juurdepääsutabelid näevad välja sarnased ridu ja veerge sisaldava Exceli arvutustabeliga. Kuid Microsoft Accessis nimetatakse ridu ja veerge kirjeteks ja väljadeks.

Lisaks salvestab see andmeid erinevalt kui arvutustabel. Igat tüüpi teabe jälgimiseks peaksite looma ühe tabeli. Seda protsessi nimetatakse normaliseerimiseks. See aitab vältida koondamisi ja muudab andmebaasi paindlikuks.

6. Vormid

Microsoft Accessi vormid võimaldavad teil korraga vaadata, sisestada ja redigeerida ühe rea andmeid. Vorm sisaldab tavaliselt käsunuppe ja juhtnuppe muude toimingute tegemiseks, nagu andmete saatmine teisele tööriistale.

Vormide abil saate juhtida, kuidas keegi andmebaasi teabega suhtleb. Vormi loomise tööriistad leiate veebisaidilt Loo juurdepääsuriba menüü vahekaart. Siin saate kujundada oma vormi, kujundades tühja vormi. Kuid parim valik on vormiviisardi läbimine.

7. Aruanded

Accessi aruandeid saate kasutada andmete vormindamiseks, koostamiseks ja esitamiseks. Üldiselt sisaldab see vastuseid konkreetsele küsimusele. Värskendatud andmebaasi teabe saamiseks käivitage igal ajal aruanne.

Samuti on võimalik vormindada aruanne, et esitada andmed kõige tõhusamal viisil. Saate selle vormindada vaatamiseks, printimiseks, eksportimiseks või e-posti manusena saatmiseks.

Seotud: Mis on Microsoft SharePoint? Selle kasutamise omadused ja eelised

8. Päringud

Päringu ülesanne on hankida tabelitest andmeid, mis vastavad kindlatele tingimustele. Saate seda kasutada ka teatud eelmääratletud arvutuste tegemiseks. Accessi töölauarakenduses saate päringuid kasutada mitme kirje samaaegseks värskendamiseks või kustutamiseks.

Päringuid võib olla kahte tüüpi: valikupäringud ja toimingupäringud. Kui valikupäring võimaldab kasutajatel allalaaditud andmeid vaadata, kopeerida ja printida, siis toimingupäring võib andmetega ülesande täita.

9. Makrod

Makro on tööriist, mis automatiseerib ülesandeid ja lisab funktsioone erinevatele andmebaasi osadele, sealhulgas vormidele, aruannetele ja juhtelementidele. See on programm, mis automatiseerib käsitsi toiminguid, nagu aruande avamine, päringu käitamine, kopeerimine ja kleepimine ja tabeli vormindamine Accessis, mida teete regulaarselt.

Näiteks kui lisate käsunupule makro, saate tagada, et makro käivitub, kui sellel nupul klõpsate.

Seotud: Kuidas alustada makrode kasutamist Wordis

10. Moodulid

Moodul on deklaratsioonide ja protseduuride kogum, mis lisab teie andmebaasile funktsionaalsust. Need väited on kokku pandud üksusena. Moodulite kirjutamiseks peate kasutama VBA keelt.

Võib olla klassimooduleid või standardmooduleid. Klassimoodulid on seotud vormide ja aruannetega, standardsed aga ei ole ühegi objektiga seotud.

11. Sisendmaskid

Sisestusmaskid näitavad väljal sisestatud väärtuse kehtivat vormingut. See funktsioon on aga saadaval ainult Accessi töölauaandmebaaside jaoks.

Sisestusmaskid võivad tagada sisestatud väärtuse järjepidevuse, eriti väärtustundlikel väljadel, nagu telefoninumbrid ja sihtnumbrid. See sisaldab ühte kohustuslikku ja kahte valikulist osa, millest igaüks on eraldatud semikooloniga.

12. Valideerimisreeglid

Neid reegleid saate kasutada andmebaasi sisestatud andmete kinnitamiseks. Avaldise koostaja aitab teil reeglit täpselt vormindada. Microsoft Accessil on kahte tüüpi valideerimisreegleid:

Välja kinnitamise reegel

Kui määrate väljale valideerimisreegli, takistab Access teil sellelt väljalt lahkuda, kui te ei sisesta kehtivat väärtust. Oletame, et lisate >=#12/01/2021# omandis Valideerimise reegel kuupäevaväljalt. Sel juhul peate sisestama kuupäevad ainult 1. detsembril 2021 ja pärast seda.

Kirje kinnitamise reegel

Saate seda kasutada kirje salvestamise aja määramiseks. See reegel võtab arvesse sama tabeli teisi välju ja võrdleb nende väärtusi.

Microsoft Access relatsiooniandmebaasi haldamiseks

Relatsiooniandmebaasi haldamisel pakub Microsoft Access sujuvat lahendust ärikasutajatele. Selles artiklis käsitleti Microsoft Accessi põhifunktsioone, mida lugedes saate selle tööriista kohta põhimõttelise idee.

Kui soovite õppida, kuidas Microsoft Accessi abil lihtsat andmebaasi luua, lugege järgmist artiklit.

Andmebaasi loomine Microsoft Accessis: samm-sammult juhend

Kas soovite luua Microsoft Accessis lihtsa andmebaasi, et täiustada oma andmebaasioskusi? Siin on samm-sammuline juhend, kuidas seda teha.

Loe edasi

Autori kohta