Kuidas kasutada kohustuste inventuuri meetodit ülesannete haldamise optimeerimiseks

Kas olete kunagi tundnud, et teil on nii palju teha ja selleks pole piisavalt aega? Kui jah, siis kuulute tõenäoliselt enamikku elanikkonnast. Olgu selleks töö või kodused kohustused, alati on midagi, mis vajab tegemist.

Olete võib-olla proovinud kõikvõimalikke tootlikkuse suurendamise tehnikaid, et oma töökoormusest üle saada, kuid siiski avastasite, et jäite alla. Kui aga soovite oma aja- ja ülesannete haldamist täiustada, võiks teie vastuseks olla kohustuste loend.

Kuidas kohustuste inventuur töötab?

Commitment Inventory on ülesannete haldamise tööriist, mis võimaldab teil oma aega tõhusamalt hallata. See on lihtne, kuigi selle toimimiseks on vaja natuke planeerida. Põhimõtteliselt loote kõigi oma kohustuste kohta kategoriseeritud loendi ja otsustate, kui palju aega igale osale eraldada.

Teie tehtud inventuur võib olla tööspetsiifiline, sel juhul kirjutaksite üles kõik eri tüüpi ülesanded, mida oma töö raames teete. See võib hõlmata näiteks haldust, turundust, projekti A, projekti B ja koosolekuid.

Idee seisneb selles, et arvutada, kui palju aega kulub protsentides, et iga kategooria töö korralikult ära teha. Kui leiate, et teie koguprotsent ületab 100%, peate otsustama, mida oma laoseisust eemaldada.

Seotud: Põhjused, miks peaksite mõttekaarte oma igapäevaelus kasutama

Kohustuste loend näitab teile täpselt, kuhu teie aeg kulub ja miks te ei saa kõike teha. See aitab teil oma kohustusi puhastada ja võimaldab teil keskenduda sellele, mis on võimalik ja oluline.

Koostage kohustuste loend

Alustuseks peate koostama kohustuste loendi, mis peaks olema teie ülesannete kategooriad. See peaks olema põhjalik nimekiri ja sisaldama kõike, mida peate oma töö raames tegema. Saate luua eraldi inventari koduste kohustuste jaoks või kombineerida seda oma tööülesannetega.

Trello on suurepärane rakendus loendi loomiseks, kuna saate luua mitme loendiga tahvleid ja vaadata neid kõrvuti. Alustamiseks toimige järgmiselt.

1. Klõpsake Trellos ülaosas Loo > Loo tahvel.
2. Pange oma tahvlile nimi ja klõpsake Loo.
3. Klõpsake nuppu Pealkiri oma esimeses loendis, tippige selle ümbernimetamiseks sõna "Kohustused" ja klõpsake nuppu Sisenema teie klaviatuuril.
4. Klõpsake Lisa kaart uue kategooria loomiseks, nt administratsioon.
5. Iga kategooria kohta saate kirjutada Kaardi kirjeldus millised ülesanded sellesse kategooriasse kuuluvad.

Nüüd, kui teil on kohustuste loend, võite hakata arvutama, kui palju aega kulub igaühe jaoks. Ärge olge praegu hinnaline kogusumma protsendi osas; lihtsalt kirjuta iga kohustuse juurde, kui palju aega sul selle heaks tegemiseks kuluks.

Seotud: Näpunäiteid Trello tahvlite haldamiseks

Kui olete selle teinud, saate protsendid kokku liita ja kogusumma leida. See on koht, kus enamik inimesi leiab, et nende kogusumma ületab 100%.

Olge oma aja suhtes realistlik

Protsentide seadus näeb ette, et 100% teie ajast on maksimum, mida saate anda. Kui teie kohustused nõuavad rohkem kui see, on tõenäoline, et teie tulemused on halvad või ei jõua te asjad üldse tehtud.

Seetõttu peate otsustama, mis tuleb teie laoseisust eemaldada, et saaksite hästi toimida ja oma aega õigesti hallata. Asjade eemaldamine sellest loendist võib olla keeruline, eriti kui see tähendab projektist väljalangemist või inimestele ei ütlemist. Siiski on vaja olla realistlik selle suhtes, mis on igal päeval või nädalal võimalik.

Võimalik, et soovite eemaldada tööülesandeid, mis:

• Saate hõlpsalt delegeerida.
• Kas lisakohustused, mille jaoks sul aega ei ole, st konkreetsed projektid.
• Ei ole vajalikud.

Trellos kaartide kustutamiseks hõljutage kursorit kaardi kohal ja klõpsake Muuda ikooni ja valige Arhiiv. Tehke seda seni, kuni teie kohustused moodustavad 100% teie ajast.

Seotud: Kuidas tähtaegadest kinni pidada ja ülesanded õigeaegselt lõpetada

Kasutage ülesannete haldamiseks oma kohustuste loendit

Kui teie kohustuste loend on lõpule viidud ja valmis kasutama, on oluline järgida igale kohustusele määratud ajapiiranguid. Seda saab hõlpsasti teha, määrates iga kohustuse põhjal ülesandeid.

Oletame näiteks, et määrasite 15% oma ajast administreerimisele, mis hõlmab meilide kontrollimist, märkmete kirjutamist ja koosoleku protokollide kirjutamist. Seetõttu peaks administraatoriaeg võtma ainult 15% teie tööajast, pause arvestamata.

Saate seda Trellos sujuvalt hallata, kasutades juba tehtud tahvlit. Saate luua oma Trello tahvlile ülesannete loendi, klõpsates Lisage veel üks loend.Iga lisatava ülesande (kaardi) jaoks saate valida Redigeerimine > Muuda silte ja valige värv, mis tähistab iga teie kohustust. Nii saate jälgida, kui palju aega igaühele kulutate.

Kui sa planeerige ülesanded oma kalendrisse, saate seda hõlpsalt hallata, seadistades oma digitaalses kalendris kategooriad. Outlookis saate seda teha, valides Kategooriad lindil ja Google'i kalendris paremklõpsake lihtsalt oma sündmusel ja valige selle kategooria esindamiseks värv. Seda tehes saate selge ülevaate oma nädalast ja sellest, kuidas see võrdub teie kohustuste laoseisuga.

Seotud: Parimad tasuta prioriteetide määramise mallid teie projektide jaoks

Aja jooksul võite märgata, et peate protsente kohandama. Põhjuseks võib olla see, et olete oma aega liiga helde olnud või mitte piisavalt helde. Sel juhul hinnake oma varud uuesti üle ja tehke vajadusel muudatusi.

Ülesanded kontrolli all

Kohustuste loendi abil saate palju parema ülevaate sellest, kuidas te oma töökoormust haldate. See aitab teil oma kohustusi tõhusalt tähtsuse järjekorda seada. Endale on lihtne survet avaldada, et kõik ära teeks, kuid reaalsus on see, et keegi ei saa seda teha. Selle asemel, et proovida kõike sisse toppida, astuge samm tagasi ja vaadake, mis teie ees on.

Seadke oma töönädala jooksul piirid paika ja saate kõige olulisemate kohustustega paremini hakkama. Mitte ainult seda, vaid teil on töötõendid selle kohta, kus teie aega kulutatakse, ja saate seda vastavalt vajadusele muuta.

Asana vs. Esmaspäev: valige täiuslik projektijuhtimise tööriist

Asana ja Monday on mõlemad populaarsed projektijuhtimise tööriistad, kuid kuidas neid võrrelda? Uuri välja, milline neist on parem!

Loe edasi

Autori kohta