Projektijuhtimise aruanded viitavad kõrgetasemelisele ülevaatele, mis sisaldab projektiga seotud olulisi andmeid kergesti mõistetavas vormingus. Need keskenduvad projekti erinevatele aspektidele ja heidavad valgust hetkeseisule, võimalikele või olemasolevatele probleemidele ja nende lahendustele.
Lisateave projektiaruannete peamiste tüüpide kohta, mis võivad teie meeskondadele reaalajas teavet anda.
1. Projekti juhtpaneel/tervis
Projekti armatuurlaud või tervisearuanne annab teile teada, kuidas projektil läheb ja mida meeskond saab jõudluse parandamiseks teha. Tavaliselt esitate selle aruande kliendile või teistele sidusrühmadele. Seega saavad nad visualiseerida sellist teavet nagu edusammud ja kasumlikkus.
Samuti aitab see tuvastada, kas projekt ei ole õigel teel ja mida saate teha, et see õigele teele tagasi saada.
Projekti armatuurlaua aruanne peaks sisaldama üldist portfelli, sealhulgas projekti seisundit (projekti olek roheline, kollane või punane värv), antud projekti verstaposti edenemine, projekti tasuvus võrreldes eelarve ja maksumus ja projekti edenemine graafiku järgi.
2. Ülesanded ja projekti olek
Kui tegelete projektijuhtimisega, on see kõige levinum aruanne, mida peate koostama. Võimalik, et peate selle aruande koostama kord nädalas või kuus. Selle eesmärk on näidata, kui kaugele on meeskond projekti eesmärkide saavutamiseks läinud.
Kui teil on vaja selliseid aruandeid regulaarselt koostada, on parem protsess automatiseerida, et säästa aega ja vaeva. Aruande täitmiseks saate kasutada oma ülesannete haldamise tööriista andmeid.
Aruande koostamiseks võite kasutada ka standardset malli. See aitab teil iga kord nullist olekuaruande loomise töö vahele jätta.
3. Ressursside ja oskuste kättesaadavus
Ressursi kättesaadavuse aruanded on iga projektijuhi jaoks hädavajalikud. Selle aruande abil saate määrata ja delegeerida ülesandeid õigele meeskonnaliikmele. See näitab, milline meeskonnaliige on hõivatud ja millal.
Kui plaanite koostada ajakava uue projekti jaoks või otsite kedagi, kelle jaoks pole hõivatud ülesannete delegeerimine, kontrollige saadavust sellest aruandest. Samuti saate leida täisvõimsusel töötavad liikmed, kes võivad abi vajada.
Nii saate suurema tõhususe ja kiiremate tulemuste saavutamiseks tagada ülesannete ühtlase jaotuse.
4. Projekti riskid
Iga projektiga kaasneb teatud hulk riske. Seetõttu peaks teie riskiaruanne sisaldama kõiki projektiga seotud tajutavaid ja tegelikke riske. Võimalik, et peate selle aruande esitama kord kuus.
Siiski julgustage oma meeskonnakaaslasi reaalajas registreerima kõik riskid, mis neile mõelda võivad. See aitab teil aruande loomisel kõik andmed ühes kohas hankida.
Lisaks riskide loetelule võib teie aruanne sisaldada üksikasjalikult ainult kõrgetasemelisi riske ja kokkuvõtet selle kohta, kuidas kavatsete madala taseme riske juhtida. Riske saab registreerida tabelisse, kuid parem on võtta abi projektijuhtimise tööriistast.
5. Eelarve ja kulud
Peate looma eelarvearuande erinevatel eesmärkidel. Eelarvearuanne, mille koostate oma kliendi jaoks projekti lõpus, on kõige levinum. Samuti saate kuluaruande koostada mitu korda, kui projekt on pooleli.
See aitab meeskonnal kindlaks teha, kas projekti kulud on kontrolli alt väljas. Sellistel juhtudel saate kulusid kohe kontrolli all hoida ja ei pea imestama, kui projekti lõppedes kulutused ületavad eelarvelimiidi.
Eelarve- ja kuluaruanne peaks sisaldama iga projekti ülesande või segmendi hinnangulist eelarvet ja tegelikku maksumust. Registreerige kindlasti kõik kulud reaalajas, et vältida aruande loomise ajal raskusi kõigi kulude liitmisel.
6. Aja jälgimine
Paljud kliendid teevad makseid vastavalt projektile kulutatud ajale. Nende jaoks on ajaaruannete loomine pärast projekti lõpetamist kohustuslik. Aruanne näitab, kui palju aega meeskonnaliikmed projektiga seotud ülesannetesse investeerisid.
See aruanne näitab ka igale ülesandele kulutatud üldist aega ja iga meeskonnaliikme kulutatud aega. Peale selle saate kasutada aja jälgimist, et parandada oma meeskonna jõudlust ja individuaalset tootlikkust.
Analüüsides meeskonnakaaslaste erinevatele ülesannetele kulutatud aega, saate hõlpsalt teada, kes suudab seda tööd tõhusamalt teha. Hiljem saate määrata inimestele ülesandeid, mida nad saavad kiiresti ja oskuslikult teha.
7. Vead ja probleemid
Kuigi projekti ei pruugi olla võimalik ilma probleemide või vigadeta, saate kindlasti töötada selle nimel, et nende arv oleks võimalikult väike.
Tuvastatud vigade ja probleemide kohta üksikasjaliku aruande koostamine tagab, et leiate nendele probleemidele kiire lahenduse, et projekti õigeaegselt toimetada. Projekti vea või probleemi aruanne peaks sisaldama olulist teavet, nagu probleemi või vea number, tuvastamise kuupäev, tõstatatud probleem, kirjeldus, prioriteet, lahendus ja vea olek.
Selliseid aruandeid uuendatakse regulaarselt projekti elutsükli jooksul minimeerida tähelepanu hajumist ja vältida klientide frustratsiooni. See säästab teid ka projekti viivitamise ja trahvide riski eest.
8. Dispersioonanalüüs
Dispersiooniaruanne on suurepärane viis teada saada, kas projekt on õigel teel. Selles aruandes analüüsite ja võrdlete projekti erinevate aspektide hinnangute ja tulemuste erinevust. Selles aruandes kasutage mõlema andmete mõõtmiseks standardset mõõdikut.
See aruanne aitab teil kindlaks teha, kas olete plaanist ees, olete otsa saamas või graafikus. Aruandes saate võrrelda oma eelarvet, ressurssi, ulatust või ajakava.
Tavaliselt valivad projektijuhid selle aruande aga projekti eelarve, kulude ja töösuundade analüüsimiseks. Selliste aruannete koostamise aeg on projektiti erinev. Kuigi klientidel võib seda aruannet projekti lõpus vaja minna, võiksite parema ülevaate saamiseks selle perioodiliselt projekti elutsükli jooksul luua.
Millise aruande soovite järgmisena luua?
Nüüd, kui teate, mis tüüpi aruandeid saate projektide jaoks luua, ja nende funktsioone, saate hõlpsasti valida mis tahes vastavalt oma vajadustele. Kui kasutate aruandlusrakendust, ei ole aruannete loomine keeruline ega aeganõudev.
Hea on see, et enamik projektihaldusplatvorme toimib ka aruandlustööriistadena.
Aruandlustööriistad lihtsustavad lõpetatud projektide või meeskonnasisese toimivuse aruannete loomise protsessi. Siin on mõned parimad, mida kasutada!
Loe edasi
- Tootlikkus
- Töö ja karjäär
- Projekti juht
- Ülesannete haldamine
- Planeerimistööriist
Tamal on MakeUseOfi vabakutseline kirjanik. Pärast märkimisväärse kogemuse omandamist tehnoloogia, rahanduse ja ärivaldkonnas protsesse oma eelmises töökohas IT konsultatsioonifirmas, võttis ta 3 aastat tagasi täiskohaga erialaks kirjutamise. Kuigi ta ei kirjuta tootlikkusest ja viimastest tehnikauudistest, armastab ta mängida Splinter Celli ja vaadata Netflixi/Prime Videot.
Liituge meie uudiskirjaga
Liituge meie uudiskirjaga tehniliste näpunäidete, arvustuste, tasuta e-raamatute ja eksklusiivsete pakkumiste saamiseks!
Tellimiseks klõpsake siin
