Kuidas parandada aja juhtimist DRY põhimõttega

Kui töötate kontoris või kodus, on tõenäoline, et suur osa teie väljundist on digitaalne ja sageli kaasnevad sellega aeganõudvad või korduvad ülesanded, mida teete igapäevaselt.

Võib-olla olete kuulnud terminit "töötage targemalt, mitte rohkem" ja just siin tulebki KUIVA põhimõte kasutusele. DRY tähistab sõnu Don't Repeat Yourself ja see kirjeldab täpselt, kuidas saate ajahaldust ja tootlikkust parandada.

Kuidas kuivamise põhimõte töötab?

DRY põhimõtet mainiti algselt 1999. aastal ilmunud raamatus The Pragmatic Programmer ja programmeerijad kasutasid seda koodi sujuvamaks muutmiseks. Selle peamine eeldus on see, et samade töövoogude käsitsi kordamise asemel automatiseerite aja säästmiseks selle protsessi.

Pealtnäha võib see tunduda ilmne, kuid töötajad kordavad iga päev palju ülesandeid. Näiteks kui palju meile saate ja kirjutate päevas? Iga saadetud meili puhul loote põhimõtteliselt uuesti sama struktuuri veidi erineva sõnastusega ja see on väga aeganõudev.

Seotud: Parimad aruandlustööriistad projektijuhtidele

KUIVA põhimõte nõuab, et märkaksite ükshaaval üles kõik tööl tehtavad toimingud. Selle nõude täitmiseks võite lisada ülesandeid, mis kuuluvad järgmistesse kategooriatesse.

• Planeerimata, nt klientidelt sissetulevad sõnumid.
• Igakuised ja iga-aastased kohustused, näiteks aastaaruanded või üks ühele.
• Rutiin või asjad, mida teete iga päev.

Selle loendi abil saate seejärel hakata välja selgitama, millised neist töötavad DRY põhimõttega. Pöörake tähelepanu sellele, kui korduvad, aeganõudvad ja/või heidutavad need on, ning võtke need teadmiseks. Teie parimad kandidaadid on KUIVA põhimõtte peamised subjektid ja saate alustada nende automatiseerimist nii palju kui võimalik.

On mõningaid, mida te ei saa täielikult automatiseerida, ja sellistel juhtudel saate vastutuse aspekte sujuvamaks muuta.

Looge oma meilide jaoks malle

Üks lihtsamaid ja vaieldamatult parimaid viise väljundi automatiseerimiseks on malli loomine. Nagu mainitud, sõltuvad paljud teie tehtud toimingud suure tõenäosusega samast konkreetsest struktuurist, näiteks klientidele saadetud meilid ja igakuised aruanded. Mallide panga olemasolu vähendab oluliselt korduste arvu.

Saate oma e-kirju automatiseerida kahel erineval viisil. Võite kasutada rakendust nagu TextExpander, mis võimaldab salvestada tekstiosasid Lühendid vahekaarti ja kui lähete järgmist meili kirjutama, tippige lihtsalt lühend, mida soovite kasutada, ja see koostab selle teksti automaatselt. Samamoodi saate seda kasutada ka Slackis ja muudes kiirsuhtlusteenustes.

Seotud: Kuidas Outlookis ja Gmailis end automaatselt kopeerida või pimekoopiat kopeerida

Teise võimalusena saate oma e-kirju rakendusesiseselt automatiseerida. Rakenduses Outlook 365 tehke lihtsalt järgmist.

1. Tõstke esile tekst, mida soovite salvestada.
2. Mine lehele Sisesta vahekaarti ja klõpsake Kiired osad.
3. Klõpsake Salvestage valik kiirosade galeriisse.
4. Nimetage see ja seejärel klõpsake OKEI.
5. Kui soovite seda kasutada, minge aadressile Sisesta > Kiirosad ja valige see, mida soovite kasutada.

Gmaili puhul peate selle tagama Mallid on lubatud. Lihtsalt minge aadressile Seaded > Täpsem > Mallid ja klõpsake Luba > OK. Seejärel toimige järgmiselt.

1. Tõstke meilis esile soovitud tekst.
2. Klõpsake oma meilis kolmel vertikaalsel punktil ja minge aadressile Mallid ja klõpsake Salvestage mustand mallina.
3. Seejärel klõpsake selle kasutamiseks e-kirjas vertikaalsetel punktidel, minge aadressile Mallid ja valige see, mida soovite kasutada.

Looge oma töö jaoks malle

Sarnaselt e-kirjadega saate teha malle peaaegu iga tehtud töö jaoks. Olgu see siis aruanne, tabel, projekt või midagi muud. Eesmärk on kasutada iga toimingu puhul võimalikult vähe kordusi, nii et malli abil saate seda hõlpsalt lahendada.

Microsoftil ja Google'il on tohutu valik malle, mille hulgast saate valida või luua oma. Kuigi esialgne seadistamine võib võtta aega, tasub see pikemas perspektiivis end ära. Samuti, kui esitate regulaarselt slaidiesitusi, looge standardne mall, mille juurde saate naasta ja vajadusel muuta.

Seotud: Looge nullist professionaalne arve

Salvestage kõik oma mallid kindlasse kohta, et saaksite neile vajadusel helistada. Kui leiate, et üks neist ei säästa teie aega, kasutage oma kirjutamise teavitamiseks eelmise töö teksti.

Automatiseerige oma rutiinsed ülesanded

Te teete palju ülesandeid, mis on uskumatult korduvad. Alates sündmuste planeerimisest, ülesannete nimekirja kirjutamisest, märkmete tegemisest, failide salvestamisest ja paljust muust. Kuigi nende tegemiseks võib kuluda vaid paar minutit, lisandub see kiiresti ja viib teie tähelepanu töölt eemale.

Zapier on fantastiline rakendus mitme töövoo sujuvamaks muutmiseks, kuna see võimaldab suhelda kõige rohkem kasutatavate rakenduste vahel ja saadab andmeid ülesannete täitmiseks. Näiteks kui kasutate Gmaili ja Google Drive'i, saate seadistada töövoo, kus teie meilimanused salvestatakse automaatselt teie Google Drive'i. See lõikab justkui välja keskmehe.

Kui loote tasuta konto, tehke lihtsalt järgmist.

1. Sinult Armatuurlaud, klõpsa Loo Zap.
2. Otsing teie kasutatava rakenduse jaoks, kus sündmus toimub, nt Gmail.
3. Vali Käivitav sündmus, nt saate meili.
4. Ühendage rakendus.
5. Valige rakendus, kuhu soovite andmed saata, st Google Drive.
6. Valige tulemus, st salvestab faili.

Kui Zap on seadistatud, on see protsess täielikult automatiseeritud.

KUIVA põhimõte on teiega kaetud

Kui kõik need protsessid toimuvad taustal, vabaneb teie aeg, nii et te ei pea muretsema korduvate tööde käsitsi lõpetamise pärast. Kõigist tootlikkuse tööriistadest muudab DRY põhimõte ajahalduse kõige tõhusamaks.

Kasutage oma praegust aega oma väljundi maksimeerimiseks tulevikus ja avastate, et saate pühendada palju rohkem oma päevast kõige olulisematele asjadele. Alati on asju, mille puhul saate DRY põhimõtet rakendada, seega vaadake oma töökoormust ja vaadake, mida saate automatiseerida.

9 igapäevast ülesannet, mida saate Zapieri abil automatiseerida

Siin on mõned igapäevased toimingud, mida saate automatiseerida ilma Zapieris kodeerimata, et säästa aega ja muuta elu lihtsamaks.

Loe edasi

Autori kohta