Microsoft Teamsi, OneDrive'i ja SharePointi kasutamine koostööks

Võimalik, et viimasel ajal on suurenenud koostööl põhinevate tööruumi rakenduste arv. Kui teil on Microsoft 365 plaan, ei vaja te täiendavaid kaugtöötööriistu. Kõik, mida vajate, on Microsoft Teams, OneDrive ja SharePointi üliproduktiivseks ja häireteta koostööks kodus või kontoris.

Selles artiklis käsitleme, kuidas Microsoft Teams, OneDrive ja SharePoint saavad teid aidata ülesannete/dokumentide haldamisel, kaugkoostööl ja vestlustel.

Microsoft Teams koostööks

Microsoft Teams järgib koostööks ja suhtlemiseks 360-kraadist lähenemist. Teie ja teie meeskond saate lihtsalt hoolitseda projekti paljude aspektide eest otse Teamsis. Saate korraldada meeskonnakoosolekuid, üks-ühele kõnesid, sõnumeid, juurdepääsu failidele ja töötada vigade kallal.

Järgmised on Microsoft Teamsi olulised koostööle suunatud funktsioonid, mis võimaldavad kaug- ja hübriidmeeskondadel töötada täies mahus.

1. Kõned, koosolekud ja sõnumid

Microsoft Teams on tugev rakendus meeskonnakõnede ja koosolekute jaoks. Saate ajastada koosolekuid Outlooki kalendris konkreetse meeskonnarühma meeskonna koosolekute jaoks.

Iga liige saab automaatseid hoiatusi, et keegi ei jääks olulistest projektikoosolekutest ilma. Meeskonnad võimaldavad ka kaugematest asukohtadest pärit meeskonnaliikmetel telefonikõnede kaudu koosolekul osaleda.

Microsoft Teams järgib rühmatekstide keermestatud vormingut. Pöörake meeskonnaliikmete tähelepanu, märkides neile @ sõnumivahetuse ajal allkirjastada.

2. Ekraani jagamine

Meeskonna koosolekute ajal klõpsake nuppu Jagage sisu nuppu arvuti erinevate varade jagamiseks. Microsoft Teams võimaldab teil jagada:

• Töölaud sujuvaks koostööks mitme akna, hüpikakende, märguannete ja rakendustega.
• Konkreetne aken, kui peate keskenduma ühele konkreetsele sisule ja hoidma töölauatoimingud privaatsena.
• PowerPointi esitlused. Publik saab soovi korral slaididel liikuda.
• Microsoft Whiteboard koostööks kasutajaliidese/UX-i kujundamiseks, toodete kujundamiseks ja paljuks muuks.

3. Avalikud ja erameeskonnad

Avalikud meeskonnakanalid võimaldavad teil väliste kontaktidega vabalt koostööd teha. Näiteks looge avalikke gruppe graafilistele disaineritele ja rakenduste arendajatele, kui teete koostööd kliendi arendajatega.

Kui töötate millegi kallal väljaspool kliendi projekti, on parem luua meeskonnaliikmetele privaatne meeskonnakanal. Saate jagada faile, arutada ideid ja teha otsuseid, mis jäävad väljapoole kliendi ulatust.

OneDrive koostööks

OneDrive on suurepärase andmeturbega Microsofti pilvesalvestusteenus. Tööriista abil on meeskonnaliikmetel lihtne kõikjalt projektifailidele ja dokumentidele juurde pääseda.

Kui seadistate Microsoft Teamsis meeskonna, muutub OneDrive vaikepilvesalvestuseks. Meeskonnasiseseks või meeskondadevaheliseks koostööks saate kasutada järgmisi funktsioone.

1. Failide salvestamine ja sünkroonimine

Saate luua iga projekti jaoks jagatud teegi. Seejärel lisage meeskonnaliikmed, kes peavad projekti kallal töötama. Nüüd pääsevad kõik liikmed juurde kõikidele failidele, mille te selles teegis loote või üles laadite.

OneDrive’i rakendused sünkroonivad teie seadme pilveplatvormiga ja salvestavad uusima faili automaatselt kohalikku draivi. Seetõttu saate teie ja teie meeskond töötada projektidokumentidega ka siis, kui internet pole mõnda aega saadaval. Reaalajas koostöö pole aga saadaval, kui teie seade on võrguühenduseta.

2. Jagamise ja juurdepääsu juhtimine

Teil on täielik kontroll oma andmete üle. Kui te ei jaga mõnda faili üheski Microsoft Teamsi rühmas või OneDrive’i jagatud teegis, on teie fail täiesti privaatne. Kui teil on vaja mõnda faili kiiresti jagada, pukseerige see lihtsalt jagatud teeki või Teamsi rühma.

Saate määrata projektifailidele ja dokumentidele erinevaid juurdepääsu juhtelemente. Oletame, et töötate eelseisva arvutiturbe päeva ajaveebi kallal. Vajad meeskonna loomingulist panust.

Saate sisulinki käsitsi jagada mõne meeskonnaliikmega ja mitte jagada seda asjatult kogu meeskonnaga. Seejärel saate piirata sisu allalaadimist, pakkuda ainult ülevaatuse juurdepääsu ja nii edasi.

3. Kaasautori märgistamine

Sisutoimetajad, kirjastajad ja projektijuhid saavad oma ülesannete koormust vähendada, rakendades dokumentide märgistamist. Kui redigeerite ajaveebi mustandit ja vajate, et kirjutaja lisaks sisule ajaloolisi andmeid, saate need lihtsalt dokumendis mainida, kasutades @ märk.

Kirjutaja või sisulooja saab automaatse meili faili lingi ja kommentaariga. Sisuloojat pole vaja sõnumsiderakenduste või häälkõnede kaudu taga ajada. See säästab teie ja teie meeskonna palju aega.

4. Reaalajas redigeerimine

Saate vähendada sisu loomise ja kinnitamise aega, kui lülitate reaalajas redigeerimisele. Suuremahuliste sisuprojektide puhul peaks teie meeskond seda lähenemisviisi kasutama.

Teie ja teie projektimeeskond saate brauseris avada sama Exceli, Wordi või PowerPointi faili. Kõik muudatused, mida sisuloojad, toimetajad ja kinnitajad teevad, kuvatakse kõigile kaasautoritele.

SharePoint koostööks

Microsoft SharePointi saate kasutada mis tahes projekti sisevõrgu vaikeportaalina. Saate turvaliselt juurutada mis tahes projekti ülesandeid, aruandeid, töövooge ja tulemusi võrgus ilma taustaserverit haldamata.

Siin on nimekiri SharePointi funktsioonidest, mida soovite kasutada koostööks täielikult kaug- või hübriidtööjõuga.

1. Sisuhaldus

Saate SharePointis hõlpsalt hallata projektiandmeid, nagu dokumente, faile, pilte, kujundusvarasid, telefonikontakte, meilikontakte ja videoid. Saate luua SharePointi saidil iga faili jaoks eraldi segmendid.

Saate lisada metaandmetel põhineva otsinguprogrammi, et meeskonnaliikmed pääseksid failidele kõikjalt hõlpsalt juurde. Kasutajad pääsevad failidele juurde ka mobiilist, kuna SharePoint on mobiilile reageeriv rakendus.

2. Kommunikatsioonisait

Visuaalseks suhtluseks saate kasutada SharePointi. Näiteks looge oma sisevõrgus erinevad suhtlussaidid sellistele sihtrühmadele nagu meeskonnaliikmed, kliendid, müüjad jne.

Nüüd saate ühe klõpsuga postitada projekti, toote või teenuse uuendusi ülalnimetatud saitidele. Saate kasutada SharePointi suhtlussaite, et avaldada projekti oleku armatuurlaudu ja koguda oma klientidelt kommentaare.

SharePointi saidid võimaldavad teil hõlpsasti lisada kalendrisündmusi, ajaskaala ja projektihalduse ülesandeid.

3. Jagamine ja lubade kontroll

SharePointis saate määrata erinevaid jagamise reegleid ja tasemeid. Näiteks saavad meeskonnaliikmed saada redigeerimisjuurdepääsu, välised kaastöötajad vaatamisjuurdepääsu ja kliendid saavad SharePointis täieliku kontrolli projekti saidi üle.

SharePointi saitidel on mitmesuguseid lubade juhtelemente, mida saate sobiva turvalisusega hõlpsaks sisule juurdepääsuks kasutada. Saate valida täieliku juhtimise, kujundamise, redigeerimise, panuse ja lugemise vahel.

Tootlik ja taskukohane koostöö

Kõigi nende Microsoft Teamsi, OneDrive'i ja SharePointi koostööfunktsioonide kasutamine on imelihtne.

Nüüd saate alustada projektiülesannete, dokumendihalduse, reaalajas tahvli kasutamise ja meeskonnatööga kõikjalt.

9 parimat viisi oma meeskonna haldamiseks Microsoft Teamsis

Microsoft Teamsi abil saate koostada plaani, korraldada tööd ja teha sujuvat koostööd meeskonnajuhina. Siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil alustada!

Loe edasi

Autori kohta