Ettevalmistus 1 Ärge kunagi planeerige kohtumist eesmärgita. Kui suudate e-kirja või memoga seda, mida vajate, saavutate, säästate paremini enda ja kolleegide aega. 2. Alustage ühe peamise toiminguga, koosoleku lõppeesmärgiga. Mis on teie eesmärk või soovitud tulemus? Miks sa kokku tuled? Mida on vaja teha? 3 Pärast koosoleku eesmärgi püstitamist mõelge veidi selle üle, milline kohtumine oleks parim – üks-ühele? Sessioon kahe väikese meeskonna vahel? Või lihtsalt sina, juht, räägid mõne võtmemängijaga oma mänguplaanist? 4 Kui olete otsustanud oma peamise fookuse üle, kirjeldage kõike, mis selle tulemuse toetuseks juhtuma peab. Lihtsustage plaan tervikuna väiksemateks tegevusüksusteks; kõik konkreetsed, käegakatsutavad ja kohordile määratavad. 5 Paljud kontorid on juba kaugtööga varustatud ja kasutavad tavalisi virtuaalse koosoleku rakendusi, nagu Zoom, Skype või Google Meet. Kui teie või teie ettevõte on kaugkoosolekuruumide maailmas uustulnuk, uurige pisut ja valige oma vajadustele vastav parim virtuaalse koosolekurakendus. 6. Otsustage, kui kaua teie kohtumine peaks kestma; Üldreeglina ei tohiks teie koosolek kesta kauem kui tund. Koostage koosoleku kestuse jaoks lihtne ajakava, jagades oma koguaja erinevateks, määratletud plokkideks, millest igaüks on pühendatud millelegi konkreetsele. 7 Kui koosolek peab tõesti kestma üle tunni, võib selle keskel olla sobiv lühike paus. Planeerige viis minutit, kui see on pikk. 8 Kui teie kodukontor või tööala ei ole veel virtuaalseks koosolekuks sisustatud, veenduge, et asjad oleksid enne koosoleku päeva korras. Hele neutraalne taust ja tugev valgusallikas loovad mõlemad professionaalse pisipildi. 9. Valmistage ette päevakava, et kohalviibijad saaksid oma virtuaalset koosolekut läbi viia. See leht aitab neil rääkida teiega; see aitab teil ka selgitada oma nägemust koosolekust ja korraldada oma mõtteid. 10 Ametlik slaidiseanss või PowerPointi esitlus võib samuti säästa aega, eriti kui teil on selle piiratud aja jooksul jagada palju fakte, statistikat või numbreid. 11 Kui ressurssi saab digitaalselt jagada, on alati kiirem esitada hüperlinkide loend, dokumentatsioon ja kui see oleks õpetada neile kõike, mida nad peavad koosoleku ajal teadma ise. Kui on vaja kaasahaaravamat koolitust, tuleks see võimalusel planeerida eraldi ja rühmades. 12. Tuvastage kõik teetõkked ja tundmatud asjaolud, millega te ikka veel tegelete. Vajadusel planeerige veidi aega avatud aruteluks. Pane paika paar erinevat võimalust, mille poole püüelda, kui tee on ebaselge. 13. Andke endale kontrollnimekiri, millele viidata, kui olete oma mängu esitanud. See peaks olema nimekiri kõigest, mida peate oma meeskonnale edastama, samuti oma tegevusüksustest ja kõigest, mis nendeni logistiliselt viib. See säte tagab, et hetkel ei unustata midagi.
Kutsub 14 Hinnake oma tegevusüksuste loendit ja visualiseerige meeskond, mille peate nende eest tõhusalt ja tõhusalt hoolt kandma. Kes peab osalema? Mis on iga osaleja kaasamise põhjus? 15 Kutsuge ainult neid, keda vajate. Kuigi te ei tohiks end piirata ühe või teise numbriga, tasub alati hoida oma külaliste nimekiri võimalikult lühike, unustamata seejuures kedagi olulist. 16 Kui võimalik, kutsuge oma osalejate nimekiri aegsasti kohale. Viimase hetke kohtumised sobivad vajadusel või hädaolukorras; Keerulisemate organiseeritud projektide planeerimisel peaks aga mõistus olema alati paar nädalat ees. Päev 17 Enne alustamist puhastage oma ala võimalikest segajatest, eriti kui häälestate kodust. 18. Sööge enne lõunat või mõni kiire vahepala ja võtke kõrvale klaas vett. 19 Nii nagu iga muu professionaalse kohtumise puhul, peaks ka teie välimus olema heas vormis ja kontorisõbralik. 20 Mikrofoni, kaamera ja WiFi-ühenduse kontroll enne koosolekut on üks võimalus etenduse ajal tekkivate kahetsusväärsete tehniliste tõrgete vältimiseks. Kui kasutate sülearvutit, veenduge, et olete vooluvõrku ühendatud, mahla täis ja valmis mürisema. 21 Teie veebikaamera peaks teiega silmade kõrgusel vastu tulema. Püüdke aken pigistada võimalikult veebikaamera silma lähedale. Soovite, et teie voogu oleks mugav vaadata neile, kellega kohtute. Silma sattumine aitab. 22 Kui olete närvis või pole kunagi veebipõhisel kaugkoosolekul osalenud, harjutage eelnevalt kaamera ees, ilma et keegi seda vaataks. Teie ekraanil kuvatav naeratus näeb tõenäoliselt välja ja tundub palju teistsugune kui teie tegelik naeratus; Kaamera ees emotsioonide tundmine on oskus, kuid pärast mõnda virtuaalset kohtumist ei pea te sellele isegi mõtlema. 23 Vaigistage telefon; lülitage välja oma töölaua märguanded ja kõik muu, mis võib koosoleku ajal müra tekitada. Võimalusel leppige kokku aeg vahetult enne koosolekut, et vastata viimase hetke sõnumitele või registreeruda kõige olulisega, mida aktiivselt jälgite. 24 Kiirete märkmete ja ülesannete tegemiseks peaks teil olema märkmete tegemise rakendus või paberileht ja pliiats. Peaksite olema kohal, kaasatud ja huvitatud sellest, kes räägib ja mida iganes öeldakse. ajal 25 Kui olete koosoleku korraldaja, asuge kiiresti asja ette. Alustage kohe ja täpselt ning öelge, mida peate ütlema, enne kui asute oma esimese tegevusüksuse juurde. 26 Vajadusel peate võib-olla määrama kellelegi koosoleku protokolli salvestama. Teatud tüüpi koostöötarkvara suudab seda teie eest tegelikult teha. Dokumenteerimine on kiireim viis mitteilmujate kiireks tabamiseks ning see hoiab kõik asjaosalised vastutavad selle eest, mida tegelikult räägiti ja jagati. Kui võimalik, proovige seda mitte vahele jätta. 27 Sõltuvalt koosoleku suurusest ja iseloomust võivad tutvustused olla korras. Vajadusel määrake oma koosoleku alguses sissejuhatuseks spetsiaalne ajaplokk. 28 Igale tegevusüksusele rollide määramine on loomulikult iga virtuaalse koosoleku üks olulisemaid osi. Jällegi peaksite juba enne koosoleku algust teadma, mis need rollid on ja kes neid täidavad. 29 Looge ajaskaala ja tehke seda võimaluse korral visuaalselt. Andke kõigile teada, millal järgmisena baasi puudutate. Määrake tähtajad arukalt. Alustage piisavalt varakult, et kõigil oleks rohkem kui piisavalt aega edu saavutamiseks. 30 Minimeerige sihitu lobisemine, eriti koosoleku alguses. Kui olete hoo sisse saanud, ei pea te tavaliselt mikrohaldamist jätkama. 31 Üks võimalus koosoleku tulemust tugevdada on lõpus tehtud kiire ülevaade iga rolli ja eesmärgi ülevaatamisel. 32 Enne koosoleku edasilükkamist veenduge, et kõik lahkuvad lauast koos kõige vajalikuga, et edasi liikuda. Kõik peaksid enne lahkumist teadma oma rolli ja seda, mida neilt oodatakse. Varuge lõpus mõni minut küsimuste esitamiseks ja segaduse eemaldamiseks. 33 Kui teil on taustal aega üle jäänud ja keegi ei ütle midagi, helistage varakult. Kinnitage, et kõik on samal lehel ja liikuge päevaga edasi. Pärast 34 Kui teie ise või ülemus on teile määranud tegevusüksuse, hüpake sellele. Alustage kohe lühiajaliste tegevuste kallal töötamist. Alustage asjade planeerimist kaugemal. 35 Kui teil pole seda veel paigas, võib uus rühmakalender olla üks mugav viis järgmiste koosolekute kavandamiseks tulevikus. See on eriti kasulik, kui see meeskond teeb sageli koostööd, vähemalt lähitulevikus. 36 Kui järgite juhiseid või korraldusi, pidage silmas kõiki probleeme, millega te kokku puutute, või tekkivaid küsimusi. Mittekiireloomulised päringud võidakse üldiselt jätta loendisse, mille lisate töö käigus. Muidugi, kui olete tõesti ummikus, peaksite alati kohe käe tagasi sirutama, et uuesti jalule saada. 37 Pidage meeles kõiki oma "võite", isegi väikseid asju, enne kui lõpetate oma tegevusüksuse tervikuna. Need on suurepärane viis oma edusammude jälgimiseks ja võivad pettumuste hetkedel pakkuda väga vajalikku moraalitõuget. 38 Kui teie ja teie kolleegid teete edusamme, kerkivad silmapiirilt esile uued eesmärgid ja väljakutsed. Rollid arenevad ja esile kerkivad uued eesmärgid – selleks, et kõike reaalajas koos hoida, on avatud suhtlusliin ülioluline. Kui meeskonnaliikmel see õnnestub, peaks ta teadma, mis teda ootab. Andke igale inimesele alati midagi teha ja kuhugi minna. Tulevik 39 Jälgige kõike. Kui juhite ettevõtmist, kontrollige uuesti nii sageli kui vaja, eriti kui kellelgi tundub olevat raskusi. 40 Mõelge koosolekule omal ajal. Mis läks hästi? Mis venis? Mõelge, mis teie ja teie meeskonna jaoks töötab ja mis mitte. Tehke tulevikus kõik endast oleneva, et vältida samadesse lõksudesse sattumist.
5 aega säästvat rakendust paremate kohtumiste pidamiseks nii võrgus kui ka võrguühenduseta
Olenemata sellest, kas olete virtuaalselt või isiklikult, saate oma aega kulutada tõhusamalt ja produktiivsemalt, kui kasutate koosolekute korraldamiseks ja haldamiseks õigeid tööriistu.
Liituge meie uudiskirjaga
Liituge meie uudiskirjaga tehniliste näpunäidete, arvustuste, tasuta e-raamatute ja eksklusiivsete pakkumiste saamiseks!
Tellimiseks klõpsake siin
