Kuidas kirjutada projektiettepanekut

Võite olla töötaja, kes soovib, et juhtkond tegutseks teie ideede järgi, väikeettevõtte omanik, kes püüab teie klienti teatud viisil aidata, või idufirma, kes soovib investoritelt raha koguda.

Üks asi, mida peate selle protsessi käigus tegema, on kirjutada projektiettepanek, et saada heakskiit parema eesmärgi nimel. Nii saate vajalikud ressursid, tööriistad või eelarve, et muuta oma idee millekski tähelepanuväärseks.

Niisiis, mõistame, kuidas kirjutada projektiettepanekut, mis otsustajatele meeldib ja heaks kiidetakse.

Mis on projektiettepaneku ideaalne vorm?

Enne kui asume projektiettepaneku kirjutamise nüansse, valgustagem esmalt selle määratlust.

Dokumenti, mida kasutate projekti ettepaneku tegemiseks ja selle eesmärgi, tulemuste ja selle eesmärgi saavutamiseks mõeldud samm-sammulise plaani selgitamiseks, nimetatakse projektiettepanekuks.

Siin on projektiettepaneku vorming, mida peaksite järgima selle kõrgematele asutustele esitamisel.

1. Tiitelleht

Esimene asi, mida vajate, on projekti pealkirja kirjutamiseks kaaneleht. Sellele järgneb järgmisel lehel sisukord, et hõlbustada dokumendi skannimist.

2. Kokkuvõte

Teine asi teie projektiettepanekus peaks olema kokkuvõte. Peaksite lisama kõige olulisemad punktid, mida juhtkond teie projekti kohta teada soovib. Näiteks:

• Probleem, mille lahendate.
• Teie pakutud lahendus sellele probleemile.
• Teie plaani ülevaade.
• Selle projekti tulemus.

Seejärel tehke kõik kokkuvõtte lõpus kokkuvõtteks.

3. Projekti kirjeldus

See on teie projektiettepaneku suurim osa, kus arutate kõike.

Taust: Selles jaotises räägite varem tehtud projektidest, saavutatud tulemustest ja sellest, miks olete selle projektiga tegelemiseks õige inimene või meeskond. Oma mõtte rõhutamiseks võite lisada, kuidas saate muuta projekt edukaks põhinedes õppetundidel, mille olete õppinud varasematest ülesannetest, mille kallal olete töötanud.

Projekti tööplaan: Siin saate kirjeldada samm-sammult protsessi, kuidas kavatsete lahendada konkreetse probleemi, millega te tegelete.

Seotud: Parimad näpunäited projektiaruannete silmapaistvamaks muutmiseks

Projekti nõuded: Selles jaotises kirjeldate eelarvet, ressursse või tööriistu, mida projekti lõpuleviimiseks vajate. Võimaluse korral võite ka kirjeldada, kuhu raha läheb või milliseid ressursse või tööriistu millise ülesande jaoks vajate.

Autoriseerimine/projekti järelevalve: See on koht, kus kirjeldate, kes on projekti otsustajad ja kuidas teie organisatsioon või meeskond kõike jälgib.

4. Manused

Lõpuks, see on koht, kuhu lisada lisamaterjal, mida ettepanek ei sisalda. Need võivad olla olulised andmed või muud üksikasjad, mida juhtkond saab kasutada teie projekti ja selle nõuete kohta lisateabe saamiseks.

Kuidas kirjutada head projektiettepanekut

Sama oluline kui on osata teha ettepanek õiges vormis õige teabega, peab see olema ka veenev, et see heaks kiidetakse. Siin on mõned punktid, mida peaksite oma projektiettepanekuga alustades kaaluma.

• Enne kui midagi kirjutate, veenduge, et tunnete oma publikut. Mõelge välja, milliste terminitega need resoneerivad, millist tüüpi toon neile paremini sobiks, seejärel kirjutage asjad vastavalt.
• Keskenduge kohaletoimetamisele. Veenduge, et edastaksite kõike veenvalt, selgelt ja lihtsalt.
• Segaduste vältimiseks ärge kasutage vormingus oma loovust. Selle asemel järgige tavapärast meetodit. Kuigi kui teie juhtkond on teile vormingu juba andnud, veenduge, et järgiksite seda rangelt.
• Lõpuks redigeerige ja lugege oma projektiettepanekut üle trüki- või grammatikavigade ärahoidmiseks.

Mis on projektiettepaneku seitse osa?

Nüüd oleme arutanud, millist vormingut peaksite projektiettepaneku kirjutamisel järgima ja erinevaid viise, kuidas see veenvaks muuta. Saame aru, millised osad peate oma projektiettepanekusse lisama.

1. Probleem

Selles jaotises kirjeldate probleemi, millega te tegelete, või oma projektiettepaneku eesmärki.

Kuigi seda kirjutades pidage meeles, et inimesed, kellega ühendust võtate, on hõivatud. Seega veenduge, et esitaksite kõike selgelt, lühidalt ja kindlatel faktidel. Võimalusel vältige oma arvamuste lisamist ja lõigu pikkuse suurendamist.

2. Lahendus

Lahenduste jaotises selle asemel, et öelda ilmselge, paista see silma, öeldes täpselt, kuidas seda probleemi lahendate ja miks see teil õnnestub.

Selle mõju suurendamiseks keskenduge otsustajate (või oma lugejate) vaatenurgale. Mõelge, mida nad selle lugemise ajal mõtlema peavad, mida nad võiksid järgmiseks teada saada või millise küsimuse võivad nad pärast selle detaili või selle punkti lugemist tõstatada. Seejärel saate õpitu põhjal seda edasi kirjutada.

Lisaks toetage kõike faktide ja uuringutega.

3. Eesmärgid

Kui tegelete probleemiga või ootate teatud tulemuste saavutamist, tagate edu eesmärkide seadmisega. Ja seda teete selles jaotises – seadke SMART-eesmärgid (spetsiifilised, mõõdetavad, saavutatavad, realistlikud ja õigeaegsed).

Pidage meeles, et teie eesmärgid peavad rõhutama teie ettepaneku kvaliteeti. Lõppude lõpuks on see viis teie juhtkonda veenda, et see on teostatav ja lahendab probleemi, millega te tegelete.

4. Saadetised

Tulemused on edukriteeriumid, mis kirjeldavad juhtkonnale, mida selle projektiga saavutatakse ja kuidas see õnnestub. Tehke need kindlasti õigeaegseks, nagu ka teie eesmärgid. Näiteks X% rohkem müüki sel pühadehooajal.

5. Plaan ja strateegiad

Seejärel kirjeldate, millist lähenemist kasutate eesmärkide saavutamiseks ja nende tulemuste saavutamiseks. Kaasake samm-sammuline protsess ja arutage üksikasjalikult strateegiaid, mida siin rakendate.

Lisaks näidake, miks see lähenemisviis on asjakohane ja tõhus.

6. Projekti eelarve

Kirjeldage kogu projekti maksumust. Kui palju raha vajate, milliseid ressursse ja tööriistu vajate? Arutage kindlasti kõiki üksikasju.

7. Järeldus

Lõpuks tehke kõik kokku – probleem, lahendus, ideed, projekti eelised ja kõik muu selles jaotises. Projektiettepaneku heakskiitmiseks rõhutage kindlasti fakte.

Millised on erinevat tüüpi projektiettepanekud?

Ametlikult tellitud

Kui teie klient esitab projekti kohta kirjaliku või ametliku taotluse, esitate ametlikult tellitud ettepaneku. Seda ettepanekut on kõige lihtsam kirjutada, kuna teate täpselt, mida potentsiaalsed kliendid projektist otsivad, mida lisada ja millist vormingut järgida.

Mitteametlikult palutud

See projektiettepanek on suhteliselt keeruline, kuna erinevalt eelmisest on siin esitatud taotlus suuline või tingimata mitteametlik. Teil pole täpsustatud, mida tarnida, nii et peate võib-olla veidi uurima.

Soovimata

Neid projektiettepanekuid on kõige raskem kirjutada. Need on nagu külmavärinad. Esitate need siis, kui leiate kliendi, kes võib vajada mõne probleemi lahendamist.

Kui töötate seda tüüpi projektiettepaneku kallal, on teil vaja teha palju uurimistööd ja veenmist.

Jätkamine

Jätkuprojekti ettepanekud kirjutatakse juba kinnitatud projekti uuendusena. Siin mainite samme, eelarvet ja kõiki nõudeid ning palute neil plaani jätkamise heaks kiita.

Kui teie klient vajab projektis suuri muudatusi, siis see on aeg, mil ta selle taotluse esitab.

Täiendav

Kui töötate projekti kallal ja avastate, et vajate arvatust rohkem ressursse, kirjutate ja esitate täiendava projektiettepaneku. See sisaldab lisaressursside taotlust, selgitades täpselt, miks te neid vajate ja kui kaua projekti lõpuleviimine aega võtab.

Uuendamine

Kui olete mõne projekti kliendi jaoks edukalt lõpetanud ja soovite nüüd nende jätkamiseks rohkem tuge, kirjutate uuendamisprojekti ettepaneku.

Projektiettepanek muudetud lihtsamaks

Projektiettepaneku kirjutamine võib tunduda hirmutava ülesandena, kuid õige teabe olemasolul on sellega lihtsam alustada.

Ja nüüd, kui teate, kuidas kirjutada heakskiidu saamiseks õige vormingu, lisamiste ja kvaliteediga pakkumine, on kõik valmis! Jätkake ja kirjutage oma esimene projektiettepanek.

8 parimat projektijuhtimisaruannete tüüpi, mida peaksite teadma

Olenemata sellest, kas olete projektijuht või projektijuhtimismeeskonna liige, peate teadma levinumaid aruandetüüpe. Siin on mõned neist!

Loe edasi

Autori kohta