Kuidas kiiresti tõhusat meili kirjutada (4 AI tööriista, mida saate kasutada)

Erinevalt tavalistest tekstisõnumitest on meilide kirjutamine erinev. Inimesed kipuvad meili nullist koostamisel palju üle mõtlema. Mõtled, mida lisada, mida vältida, ja jumal teab, kas see, mida praegu kirjutad, on üldse õige?

Kuna olen teenusepakkuja, pean iga päev kirjutama kümneid meile. Ja see teeb minust täiusliku inimese teie küsimustele vastama.

Õige teabe abil muutub tõhusate meilide kiirem kirjutamine sama lihtsaks kui vestlusrakendusse sõnumi tippimine. Seejärel saate protsessi kiirendamiseks kasutada ka tehisintellekti tööriistu. Siin on, kuidas.

10 nõuannet tõhusate meilide kiiremaks kirjutamiseks

1. Käsitlege teemarida oma meili kokkuvõttena

Kui peate e-kirja saatma, on esimene asi, millega peate tegelema võimsa teemarea kirjutamine. See on esimene asi, mida teie adressaat näeb, ja kõik kehva või ilma teemareaga meilid võidakse kustutada või sattuda rämpspostikausta.

Seetõttu võite selle mõtlemiseks ja kirjutamiseks vajada lisaminuti. Lihtsaim viis vältida teemaridade üldistust või ebamäärasust on käsitleda neid pealkirjadena. Kõik, mida pead tegema, on teha oma meilist lühidalt, kuid informatiivselt kokkuvõte.

2. Tervitage neid

Pärast teemarida peate määrama oma e-kirja tooni ja jätma adressaadile mulje. Nende ametlik või mitteametlik tervitamine on selleks ideaalne viis. Kui olete segaduses, valige ametlik viis.

Siin on erinevad viisid adressaatide tervitamiseks.

• Tere: See on mõeldud otseste ja sõbralike vestluste jaoks.
• Tere: See on lihtne ja viisakas.
• Kallis: See on natuke ebaloomulik, kuid saate seda kasutada, kui võtate ühendust mõne juhiga.

3. Lisage alguslause

Pärast adressaadi tervitamist peate tundma kihelust rääkida oma meilist, kuid peatage hetkeks. Enne kui midagi ütlete, kirjutage avalause, et alustada oma meili hea vooluga.

Üks parimaid viise seda teha on avarea lisamine.

Siin on mõned näited, mida saate otse kasutada:

• Lubage mul ennast tutvustada.
• Tore on teist kuulda.
• Loodan, et sul on kõik hästi.
• Võtan ühendust ____
• Aitäh uuenduse eest.
• Registreerin ____
• Õnnitleme teid (hiljutise saavutuse puhul).

4. Tutvusta end

Kui saadate kellelegi esimest korda meili, peate enne millestki muust rääkimist ennast tutvustama.

Kuigi inimesed räägivad tavaliselt tundide kaupa, hakkavad nad end tutvustamise peale higistama. Ärge muretsege. See ei pea nii olema. Selle hõlbustamiseks kasutage ühte järgmistest vormingutest.

• Minu nimi on (täisnimi) ja ma olen (teie praegune roll).
• Olen (täisnimi) ja töötan (tööstuse) ettevõttes nimega (ettevõtte nimi).

Parim tava on lisada ainult üks või kaks lauset enda kohta ja mitte rohkem.

5. Jõudke kiiresti punktini

Parim viis tagada, et teie e-kiri oleks adressaadi jaoks väärtuslik, on see, kui see edastaks neile vajaliku teabe kiiresti. Teisisõnu, jõua kiiremini asja juurde.

Tervitasite adressaati, kirjutasite avarea/tutvustasite ennast, nüüd kirjutage, miks te talle meili saadate. Kui teil on vaja arutada mitut asja, seadke need tähtsuse järjekorda ja alustage oma meilisõnumist kõige olulisemaga. See võib olla küsimusele vastamine või päringu esitamine.

Seotud: Gmaili häkid, mis aitavad teil rohkem teha

6. Kaasake üks suur idee

Kui teie e-kiri osutub pisut pikaks, võtke näpunäide tavalisest sisukirjutusest ja lisage lõppu järeldus või suur idee.

See keskendub kõige tähtsamale asjale. Näiteks peate esmalt midagi ära tegema või projektiga jätkamiseks vajate kohe vastust jne. Võite lisada ka järelduse, öeldes midagi sellist: Meie arutelu peamine väljavõte on [____].

7. Hoidke see lühidalt

Keskmine professionaal saab päevas üle saja meili. See tähendab, et enamik inimesi, kellega ühendust võtate, on hõivatud. Olenemata sellest, kui väga te neile meeldiksite, ei ole nad tõenäoliselt valmis igasuguseks jaksumiseks. Seega hoidke oma meilid lühikesed ja armsad.

Pikkade meilide teine ​​puudus on see, et mõnikord muutuvad need ebamääraseks, peamisest kõrvalekaldumisest kõrvale või võivad tekitada isegi arusaamatusi.

8. Olge lugupidav ja helde

Lugupidavate ja viisakate e-kirjade kirjutamise ilu seisneb selles, et võite kellegagi eriarvamusel olla, esitada teistsuguseid arvamusi või isegi paluda teeneid, kuid need kõlavad siiski hästi.

Kui kavatsete oma meilis midagi sellist teha, kaaluge esmalt adressaadi tänamist või kiitmist tema töö või ideede eest. Seejärel esitage oma arvamus, ütlemata otse välja, mida nad tegid halvasti või täiesti valesti.

9. Lisage lõpulause

Teie lõpurida sõltub sellest, millist vastust ootate inimeselt, kellele meilite saadate. Sõltuvalt kontekstist saate oma meili lõpetada avalduse või suletud küsimusega. Vältige aga iga hinna eest avatud küsimusega lõpetamist.

Seda peamiselt seetõttu, et avaldus ja suletud küsimus annavad teie vestlusele suuna, hoiavad asju õigel teel ja tagavad vastuse.

Avatud küsimus suurendab aga mõttetult arutelulõime. Lisaks, kui võtate ühendust kellegagi, kes on väga hõivatud, võidakse teie e-posti täielikult ignoreerida.

Siin on näide suletud küsimusest.

Arutame seda kõne teel edasi. Milline aeg sobib teile kõige paremini? [Aeg 1] [Aeg 2] [Aeg 3]

See muudab teie adressaadi jaoks otsustamisprotsessi lihtsamaks.

Teisest küljest on siin näide avatud küsimusest.

Võime kõne teel edasi arutada. Niisiis, millal sa vaba oled?

See sunnib teie adressaati enne vastamist oma kalendrit kontrollima, muutes tegutsemise keeruliseks.

Lisaks võib avaldus olla hea mõte meilile lisada. Näiteks:

Ootan teiega kuulda või teiega koostööd teha. Head päeva. Aitäh.

10. Logi välja

Lõpuks saate oma meili lõpetada mis tahes nendest väljalogimisfraasidest, olenevalt teie meili kontekstist.

• Parimate soovidega
• Lugupidamisega
• Lugupidamisega
• Parim
• Tervist
• Parimate soovidega

Kõik need näpunäited on piisavad, et aidata teil koostada ja vastake kõigile meilidele õigel viisil.

Kui soovite leida uusi projekte või uut tööd või kui teie praegune töö nõuab päevas mitu meili saatmist, võivad need tehisintellekti tööriistad olla abiks.

See tööriist aitab teil luua kohandatud avaridasid, mis põhinevad teie adressaatide LinkedIn profiiliandmetel. Kõik, mida pead tegema, on lisada tööriistale adressaadi LinkedIn URL ja see loob ainulaadsed avaread, mis põhinevad nende profiili üksikasjadel.

Tööriist maksab kuni 200 avamisrea jaoks 36 dollarit kuus.

SmartWriter.ai aitab teil koguda andmeid adressaadi avalikust profiilist ja uudistest, milles teda on mainitud. See aitab teil luua isikupärastatud e-kirju inimestele, kellega ühendust võtate.

Saate seda kasutada külmade e-kirjade või LinkedIni sõnumite saatmiseks. Tööriista tellimus algab 49 dollarist kuus.

Kui alustate uut ettevõtet ja vajate rahastamist, võib Snazzy.ai olla teie jaoks ideaalne tööriist. See aitab teil e-posti mallidega riskikapitali või ingelinvestorite suunamiseks.

Kuid kõigepealt peate looma platvormil konto. Meilide saatmise alustamiseks sisestage sihitav vaatajaskond, otsitavad märksõnad ja oma pakkumise kirjeldus. Ja see säästab palju aega, pakkudes isikupärastatud esimest mustandit.

Pärast seda saate täiuslikkuse tagamiseks seda veidi muuta. Tellimus algab 25 dollarist kuus.

See on veel üks AI tööriist, mis aitab teil leida adressaatide jaoks ideaalse konksu. Lyne.ai kasutamise alustamiseks sisestage oma potentsiaalsete klientide CSV-fail koos nende töömeili või LinkedIni profiili URL-iga.

Samuti saate otsustada, mitu lauset soovite tööriistaga avamiseks kirjutada, näiteks 1-2 lauset või 3-4 lauset jne. Tellimus algab 99 dollarist kuus.

Meilide kirjutamine pole kunagi olnud lihtsam

Kui olete kunagi leidnud, et hea meili koostamiseks kõigi punktide kogumine on keeruline, lõpeb teie võitlus täna.

Kasutage neid näpunäiteid või tööriistu järgmise tõhusa meili kiiremaks kirjutamiseks!

4 parimat Windowsi meilirakendust, millest te pole kunagi kuulnud

Me kõik teame klassikalisi Windowsi meilirakendusi, mida kõigile meeldib kasutada, nii et kuidas oleks mõnega, millest te pole kunagi varem kuulnud?

Loe edasi

Autori kohta