Paljud organisatsioonid toetuvad Google Workspace'ile kui koostööpõhisele kontorikomplektile. Kuid nad ei tea, et samad rakendused võivad olla kasulikud ka projektijuhtimisel.
Google Workspace'i rakendusi kasutades saate neid maksimaalselt ära kasutada ja ei pea kasutama täiendavaid projektihaldustööriistu. Selles artiklis selgitatakse, kuidas saate Google Workspace'i rakendusi projektijuhtimiseks täielikult kasutada.
1. Projekti ülesanded Koostöö ja jälgimine
Enamik projekte nõuab meeskonnakaaslaste koostööd. Isegi kui teil on pilvepõhine projekti kallal hajutatud meeskond Google Workspace'i rakendused aitab teil hõlpsalt koostööd teha. Saate kasutada teenust Sheets projekti planeerimiseks ning ülesannete ja tähtaegade haldamiseks luua Gantti diagramme.
Meeskonnaliikmed peavad oma edusamme arvutustabelis regulaarselt värskendama. Seega sisaldab leht alati värsket teavet. See võib toimida ka meeskonna tööülesannete või aja jälgimise tööriistana.
Google'i kalendri abil saate teada iga meeskonnaliikme tasuta ja kaasatud tundide kohta. Märkmete jagamine meeskonnakaaslastega ja korras hoidmine, kasutades a
nimekiri on Google Keepiga teostatav.2. Suhtlematu meeskonna suhtlus
On ütlematagi selge, et Gmail on üks parimaid meiliteenuse pakkujaid maailmas. Kui kasutate Google Workspace'i, ei pea te kaks korda mõtlema, kuidas tagada oma meeskonnaliikmete vahel paindlik ja selge suhtlus. Gmail on siin selleks, et hõlbustada sujuvat meeskonnasuhtlust.
Saate luua "Grupid" meililoendi ja lisada kõik sellesse rühma kuuluvad meeskonnaliikmed. Seejärel saate kogu meeskonnaga teabe, ressursside ja värskenduste jagamiseks kasutada ainult ühte e-posti aadressi.
Inimesed, kes töötavad korraga mitme projektiga, saavad erinevate projektidega seotud meilidele sildistada. Seega salvestatakse erinevate siltidega meilid eraldi kaustadesse. Samuti saate olulised meilid tärniga märkida, et need kiiresti üles leida.
3. Projekti jaoks oma meeskonnaressursside ajastamine
Projektijuhtidel on sageli raske meeskonnaliikmetele uue projekti jaoks ülesandeid määrata ja ajastada, kui teised projektid on pooleli. Kui nad kasutavad Google Workspace'i, võib kalendrirakendus pakkuda sellele probleemile lihtsat lahendust.
Meeskonnaliikmed saavad oma ülesandeid ja ajakavasid ühiskalendris märkida. Seega teavad kõik, kes millise kuupäevani on hõivatud, ja määravad vastavalt sellele uued ülesanded. Meeskonnad saavad seda kasutada tähtaegade ja vahe-eesmärkide jälgimiseks ning meeldetuletuste saamiseks.
Puhkuste, koosolekute ja treeningute jälgimiseks saate luua eraldi meeskonnakalendreid.
4. Jagage ja salvestage digitaalseid andmeid
Kaasaegsed projektid vajavad missioonikriitilisi andmeid sisaldavate failide ja dokumentide turvalist salvestusruumi. Samal ajal peaks projekti liikmetel olema neile juurdepääs 24/7. Google Drive'i rakendus on siin, et salvestada kõik teie projektiga seotud failid, dokumendid, pildid ja videod.
See pilvepõhine failisalvestusrakendus suudab teie faile turvaliselt salvestada. Kui teete failides muudatusi, sünkroonitakse need kohe. Seega pääseb värskendatud sisule juurde iga teine meeskonnaliige.
Google Drive'i jagamise ja juurdepääsu juhtelemendid muudavad koostöö tegemise probleemivabaks. Näiteks saate jagada kliendiga kinnitamiseks faili mustandi koopiat, millel on õigus ainult dokumenti vaadata.
Lisaks saate luua erinevatele projektimeeskondadele eraldi jagatud kettaid ja jagada neid nendega kiireks juurdepääsuks.
5. Loo aruandeid ja esitlusi
Kas otsite tööriista pilkupüüdvate ja selgitavate aruannete loomiseks? Kas soovite nendesse aruannetesse lisada erinevaid diagramme ja graafikuid? Google'i arvutustabelid on teie jaoks mõeldud rakendus. See aitab teil jagada mis tahes tüüpi arvandmeid kõige sobivamas stiilis. See võimaldab teil ka aruande kallal koostööd teha.
Esitlus on projektide teine oluline osa. The Google'i esitlused rakendus on Google Workspace'i täiuslik esitluse koostamise tööriist. Saate seda kasutada oma visiooni jagamiseks, meeskonna toimivuse kirjeldamiseks ja oluliste andmete visualiseerimiseks.
Kaugtöö ajal on Google Meeti ekraanijagamisfunktsiooni abil võimalik videokonverentside ajal Google Slidesi esitlusi jagada.
6. Projekti veebis kasutamine
Sites on Google Workspace'i rakendus, mille abil saate luua kvaliteetseid saite ilma programmeerimis- või disainiteadmisteta. Saate kasutada Google Sitesi projekti, sündmuse või meeskonna jaoks.
Saate kasutada Google Sitesi jaoturina kõigi dokumentide, värskenduste, ajakavade, kalendrite ja tarnete salvestamiseks. See võimaldab kõigil meeskonnakaaslastel ühest kohast juurde pääseda kogu projektiga seotud teabele.
7. Meeskonna koosolekud ja vestlused
Projekti kallal töötavad meeskonnad peavad kogu aeg ühendust hoidma. Lisaks e-kirjadele saavad nad kasutada kiirsõnumite saatmiseks Google Workspace Chati ja virtuaalsete koosolekute jaoks videokõnerakendust Google Meet.
Lisaks üksikutele liikmetele suunatud otsesõnumite saatmisele toetab Google Chat ka grupivestlusi, et meeskonnad saaksid teha sujuvalt koostööd ka kaugetest kohtadest. Vestlust kasutades saate ka faile teistega jagada ja ülesande kallal töötada.
Google Meet toetab nii heli- kui ka videokõnesid, nii et saate oma kolleegidega igal ajal ühendust võtta. Saate Google Meeti koosolekul alati dokumendiga kõrvuti töötada – see viib koostöö järgmisele tasemele.
Koosoleku ajal saate Keepi rakendust kasutada ka märkmete tegemiseks ja protokollide kirjutamiseks. Saate neid märkmeid hõlpsalt jagada ja teistele dokumentidele lisada.
8. Dokumendihaldus ja koostöö
Projektidega töötavad meeskonnad peavad haldama arvukalt dokumente. Olukord muutub problemaatiliseks, kui neil on vaja nende dokumentide kallal koostööd teha. Dokumentide käsitsi jaotamine ja eraldi redigeerimine võib takistada meeskonna jõudlust ja põhjustada projekti viivitusi.
Seotud: Põhjused, miks projektid venivad ja kuidas neid vältida
Google Workspace'i kasutajad saavad dokumentide haldamiseks proovida rakendusi Dokumendid ja Arvutustabelid. Nendele dokumentidele pääsevad juurde ja nendega samaaegselt tööd teha mitu inimest. Ükskõik, milliseid muudatusi dokumentides ja arvutustabelites teete, on need reaalajas nähtavad.
Samade dokumentide kohta on võimalik ka kommenteerida ja tagasisidet anda. Versiooniajaloo funktsiooni abil saate hõlpsalt jälgida, kes ja millal dokumentides muudatusi tegi.
Projektihaldus on Google Workspace'i abil lihtne
Ettevõtted kasutavad projekti erinevate aspektide haldamiseks sageli mitut rakendust ja tööriista. Kui kasutate juba Google Workspace'i rakendusi, võivad need teid aidata ka projektihalduses.
Nüüd, kui teate, kuidas selle rakendusi projektiga seotud ülesannete haldamiseks kasutada, muutub projekti haldamine lihtsamaks. Siiski on peale Google'i ka teisi tööruumi pakkujaid, mida võiksite kontrollida.
Microsoft ja Google ei ole ainsad ettevõtted, mis pakuvad tööruumi komplekti. Siin on mõned parimad alternatiivid, mida saate kontrollida!
Loe edasi
- Tootlikkus
- Google Apps
- Tööruum
- Projekti juht
Tamal on MakeUseOfi vabakutseline kirjanik. Pärast märkimisväärse kogemuse omandamist tehnoloogia, rahanduse ja ärivaldkonnas protsesse oma eelmises töökohas IT konsultatsioonifirmas, võttis ta 3 aastat tagasi täiskohaga erialaks kirjutamise. Kuigi ta ei kirjuta tootlikkusest ja viimastest tehnikauudistest, armastab ta mängida Splinter Celli ja vaadata Netflixi/Prime Videot.
Liituge meie uudiskirjaga
Liituge meie uudiskirjaga tehniliste näpunäidete, arvustuste, tasuta e-raamatute ja eksklusiivsete pakkumiste saamiseks!
Tellimiseks klõpsake siin
