Olete kulutanud nii palju aega konkreetse ülesande kallale. Tööd läbi tehes hingad kergendatult. Aeg ja vaev olid seda väärt. Te ei saaks tulemusega rohkem rahul olla.
Kuid teie hea enesetunde hetk on lühiajaline, kui avastate, et keegi teine teie meeskonnas on just lõpetanud sama ülesandega töötamise. See läheb veelgi hullemaks, kui mõistate, et ka teie meeskonnakaaslane tegi head tööd. Teie ees on kaks suurepärast tööd, kuid saate kasutada ainult ühte. Ühele neist kulutatud aeg, pingutus ja ressursid on täielik raiskamine.
Mis on kattuvad ülesanded?
Kattuvad ülesanded on ülesanded, mida täidetakse kas samal ajal või järjestikku. Tavaliselt ilmnevad need siis, kui ühe projekti kallal töötab rohkem kui üks inimene, luues mitu versiooni, kui vaja on ainult ühte versiooni.
Kattuvus ei ole ainult ülesannete puhul; see esineb ka teie ajakavades. Saate fikseerida kaks erinevat kohtumist korraga. Ja kahjuks ei saa te end kaheks jagada, et olla korraga erinevates kohtades. Seega peate ühest kohtumisest loobuma.
Miks ülesanded kattuvad?
Vaikimisi ülesanded ei kattu. Teie toimingutes on lünki, mis võimaldavad dubleerimist märkamatuks jääda. Ja kuni need on lahendatud, kattuvad ülesanded, põhjustades ressursside raiskamist.
Vaatame mõningaid põhjuseid, miks ülesanded kattuvad.
1. Ebaefektiivne töövoog
Kuidas jagate meeskonnaliikmetele ülesandeid? Kui teil pole ülesannete delegeerimiseks õiget struktuuri, on võimalus, et määrate sama ülesande mitmele inimesele.
Ring jätkub, kui meeskonnakaaslased valivad ülesanded, millega nad soovivad töötada, kontrollimata, kas keegi teine juba sama projekti kallal töötab.
2. Meeskonna koostöö puudumine
Meeskonnajuhina on teie kohustus luua meeskonnas meeskonnavaim, et liikmed saaksid teha koostööd ühise eesmärgi saavutamiseks.
Koostöö puudumine tekitab halle alasid. Mitu inimest võivad töötada ühe ülesandega iseseisvalt, ilma et nad oleksid sellest teadlikud. Isegi kui nad teevad järjestikuste ülesannete täitmisel koostööd, teevad nad kõike, mida tahavad, ilma teiste meeskonnakaaslastega konsulteerimata.
3. Töö ülekoormus
Tõhusus ja töö ülekoormus ei sobi hästi. Kui soovite, et töötajad annaksid teile endast parima, ärge andke neile liiga palju tööd.
Millal väsimus tuleb peale tööülekoormusest, kipub töövoog muutuma. Selle asemel, et järgida nõuetekohast protsessi tagamaks, et nad ei dubleeri ülesannet, jätkavad nad järgmise saadaoleva ülesandega.
5 parimat nõuannet kattuvate ülesannete haldamiseks
Tootliku meeskonna olemasolu tähendab tõhusat juhtimist. Teil võib olla sadu töötajaid ja te olete ikkagi ebaproduktiivne, kui te neid korralikult ei koordineeri. Kattuvad ülesanded võivad teie tootlikkust takistada, kui neid ei märgita.
Vaatame, kuidas seda teha.
1. Olge ülesannete osas avatud
Töökoha tugevaimate meeskondade üks põhiväärtusi on läbipaistvus. Kui usaldate oma meeskonnaliikmeid piisavalt, et nendega koostööd teha, peaksite olema avatud nende töökohtade osas, mida nad tegema peavad.
Igal töötajal peaks olema tööteave. Kõigi kaartide lauale asetamine annab neile teada, milliste ülesannetega nad töötavad ja kellega nad töötavad. Kui tööalased teadmised on tasakaalust väljas, võivad meeskonnakaaslased töötada samade ülesannetega, ilma et nad sellest teadlikud oleksid.
Inimesed saavad ülesandeid kiiremini teha, kui neil on nendest eelteadmised. Kui teadmised on tasakaalus, on ülesannete kattumiseks ruumi vähe või üldse mitte.
2. Edusammude mõõtmine
Mis oleks parem viis teada saada, kuidas töötajad ülesandeid täidavad, kui mõõta nende edusamme? Kui delegeerite ülesandeid ja lahkute, ärge imestage, kui neid ei täideta õigeaegselt või ei tehta tõhusalt.
Kontrollides, kuidas töö sujub, näete, millal ülesandeid dubleeritakse. Koondamise piisavalt varane tuvastamine aitab teil selle peatada enne, kui sellele aega ja ressursse raisatakse.
Töötajate töötulemuste käsitsi jälgimine on nõudlik. Peate oma kohustustest loobuma ja hoolikalt jälgima iga nende sammu. Kuid tänu töövoo tööriistadele saate protsessi automatiseerida. Saate igal hetkel näha, kuidas teie meeskonnaliikmed oma ülesannetega tegelevad. Tööriistad nagu Asana aitab teil tootlikkust tõsta ja vältida ülesannete kattumist.
3. Tõhusa suhtluse arendamine
Tõhus suhtlus tagab sõnumite selge edastamise, ilma tähenduste muutmiseta müra.
Tööülesannete kattumine tekib sageli teabe puudumise või valesti suhtlemise tõttu. Kui töötajad ei mõista selgelt neile antud juhiseid, lähtuvad nad sellest, mida nad arvavad, et nad peaksid tegema.
Tõhusa suhtluse arendamine ei seisne ainult öeldud või kirjutatud sõnades. See hõlmab ka pakkumist õiged suhtlusvahendid. Tööjuhised tuleks meeskonnale edastada kiiresti ja viivitusteta. Kui ilmnevad uued arengud, teavitage neist koheselt meeskonnaliikmeid.
4. Määrake projektijuhid
Sõltuvalt teie meeskonna suurusest võite vajada lisakäsi, et aidata ülesannete juhendamisel.
Kõigil silma peal hoidmine pole võimalik, kui teie meeskond on suur. Teil on vaja projektijuhendajaid, et suhelda oma töötajatega individuaalsel tasandil. Projektijuht on ülesannetesse täielikult süvenenud, võttes teadmiseks, mis töötab ja mis mitte.
Kui kellelgi on oma ülesannete kohta küsimusi, võib ta seda lihtsalt juhendajalt küsida. Projektijuhil on raske ülesandeid dubleerida, kuna nad on projekti kõigist aspektidest teadlikud.
5. Töövoo automatiseerimine
Ülesannete kattumine on lihtsam, kui neid käsitsi hallatakse. Olenemata sellest, kui ettevaatlik proovite olla ülesannete määramisel ja haldamisel, et vältida dubleerimist, võivad asjad läbi libiseda.
Ülesannete delegeerimise automatiseerimistööriistade kasutuselevõtt tagab, et ühtki ülesannet ei tehta kaks korda. Kui meeskonnaliige selle kallal töötab, märgitakse töö loendist välja.
Automatiseerimine on tõhus ka järjestikuste ülesannete puhul. Süsteem on konfigureeritud nii, et varasem ülesanne on lõpetatud enne, kui saate järgmise juurde liikuda.
Võtke iga pingutus arvesse
Ülesannete kattumise tagajärjed on pikaajalised. Topeltpingutustele kulutatud aeg ja ressursid võivad pealtnäha tunduda tühised. Kuid aja jooksul koostamisel saate aru, et olete nii palju kaotanud.
Kui kaks inimest teevad ülesande kahe versiooniga suurepärase töö, kui vajate ainult ühte versiooni, ei muuda kumbagi versiooni paremaks. Teine inimene oleks võinud panna kogu selle jõupingutuse teistsugusesse tegevusse, et anda teile kaks suurepärast tööd, mis on kasulikud.
Kas soovite olla tsoonis ja parandada oma tootlikkust? Siit saate teada, kuidas kasutada vooluteooriat oma seotuse ja naudingu parandamiseks.
Loe edasi
- Tootlikkus
- Töö ja karjäär
- Ülesannete haldamine
- Töökoha näpunäited
- Aja planeerimine
Chris Odogwu on pühendunud oma kirjutamise kaudu teadmiste edasiandmisele. Kirglik kirjanik on avatud koostööle, võrgustike loomisele ja muudele ärivõimalustele. Tal on magistrikraad massikommunikatsiooni alal (avalikud suhted ja reklaam) ning bakalaureusekraad massikommunikatsiooni alal.
Liituge meie uudiskirjaga
Liituge meie uudiskirjaga tehniliste näpunäidete, arvustuste, tasuta e-raamatute ja eksklusiivsete pakkumiste saamiseks!
Tellimiseks klõpsake siin
