Kuidas ületada oma töökoha ülekoormus

Kui uus projekt tuleb, tuleb sageli teie meeskond kokku, et arutada, kuidas seda kõige paremini lahendada. Kui seda tehakse õigesti, võib see teie väljundiga imesid teha.

Kuigi proovite seda tüüpi meeskonnatööst kasu lõigata, võite end tahtmatult üle pingutada ja tekitada probleemi, mida nimetatakse "koostöö ülekoormuseks".

Selles artiklis käsitleme nõuandeid ja tööriistu, mida saate kasutada koostöö ülekoormuse vältimiseks.

Mis on koostöö ülekoormus?

Koostöö ülekoormus tekib siis, kui inimesed suhtlevad kolleegidega nii sageli, et see pärsib tootlikkust ja mõjutab negatiivselt töötajate heaolu.

Selle põhjuseks võivad olla mitmed tegurid, nagu liiga palju tarbetuid koosolekuid, liigne meilide saatmine, juurdepääs mitmele digitaalsele tööriistad, liiga palju inimesi, kes töötavad samaaegselt sama projekti kallal või on alati kättesaadavad, et kolleegidele vastata päringuid.

Kui see juhtub, võivad meeskonnaliikmed suhtlemis- ja otsustusülesannetega ülekoormatud ja takerduda.

Selle tulemuseks on tavaliselt töö efektiivsuse ja tootlikkuse vähenemine. Mõnel juhul muutuvad kõik need koostööülesanded segavaks, mis takistab inimestel teha tööd, mida nad peavad ise tegema.

Lõppkokkuvõttes hägustuvad piirid töö ja isikliku elu vahel, kuna töötajad on sunnitud tegemata tööd koju kaasa võtma, mis viib läbipõlemiseni.

Valed tööriistad võivad põhjustada segadust, frustratsiooni ja koostöö ülekoormust. Vastupidi, õiged tööriistad võivad muuta teie meeskonna tõhusamaks ja produktiivsemaks.

Esimene samm koostöö ülekoormuse ületamiseks on valida töö jaoks sobivad tööriistad. Kõik digitaalsed lahendused pole loodud võrdselt ja mõned sobivad konkreetsete ülesannete jaoks paremini kui teised.

Näiteks on neid palju põhjused, miks kasutada meili asemel koostöötööriistu, sealhulgas aja säästmine, teabele parema juurdepääsu nautimine ja tootlikkuse parandamine, kui nimetada vaid mõnda.

Seda arvestades tehke oma meeskonna jaoks koostöötööriistade valimisel kindlasti valik kasutajasõbralikud tööriistad hõlpsaks kasutuselevõtuks ja need, mis võimaldavad integratsiooni teiste rakendustega koos töötada sujuvalt.

Näiteks meeskonnavestluse tööriist nagu Lõõgastav võib olla suurepärane kolleegidevaheliseks sisesuhtluseks, samas kui ülesannete haldamise tööriist nagu Asana aitab teil jälgida, kes mida ja millal teeb. Mõlemad tarkvaralahendused ühenduvad sujuvalt, võimaldades teil seda teha vältige konteksti vahetamist ja parandage meeskonna tootlikkust ja koostööd.

2. Looge selge töövoog

Väga oluline on luua otsene töövoog, et vältida liiga paljude inimeste töötamist sama projekti kallal. Täpselt määratletud protsess võib ära hoida segadust ja tagada, et kõik teavad oma rolli ja ootusi. See võimaldab töötajatel ka paremini hallata oma töövälist aega.

Asana on selle töö jaoks suurepärane. Saate hõlpsasti luua ülesandeid algusest peale ja määrata need oma meeskonnaliikmetele või kasutada mõnda selle arvukatest mallid.

Näiteks kui teie meeskond tegeleb tavaliselt klienditoe päringutega, koostage nende käsitlemiseks mall, et kõik järgiksid iga kord sama protsessi. See aitab vähendada otsustusväsimust ja parandada lõpptulemuse kvaliteeti. Lisaks kasutage kontrollnimekirju, et aidata meeskonnaliikmetel õigel teel ja organiseeritult püsida, mis vähendab võimalust, et ülesanded ununevad.

Selge töövoog ja täpselt määratletud rollid on koostöö ülekoormuse vältimiseks hädavajalikud. Õigete tööriistade ja arusaamisega, kuidas neid kõige paremini kasutada, saate hoida oma meeskonda produktiivselt koos töötamas, ilma et peaksite end üle koormama.

3. Looge keskne andmehoidla

Üks praktiline viis koostöö ülekoormusest üle saamiseks on sisemise viki seadistamine et koondada kõik failid ja teave. See muudab üksikisikute jaoks lihtsamaks juurdepääsu kõigele, mida nad vajavad ühest kohast ilma teiste kolleegide tähelepanu hajutamine iga kord või mitme platvormi läbimine, et leida, mis nad on Otsin.

Seda saate teha sellise tööriista abil nagu Tettra. See tööriist võimaldab teil kiiresti ja hõlpsalt lehti luua, neile juurde pääseda ja neid oma meeskonnaga jagada. Samuti võimaldab see mitmel kasutajal korraga juurdepääsu teabele ja seda lisada ning sellel on otsitava leidmiseks tugev otsingufunktsioon.

Kui kogu asjakohane teave on ühes kohas, saavad meeskonnaliikmed hõlpsalt leida vajaliku, ilma mitme meili kaudu otsimata. Veelgi enam, see integreerub teie Slacki tööruumiga, nii et teil on alati kõige värskem teave teie käeulatuses.

4. Kasutage asünkroonse suhtluse eeliseid

Asünkroonne suhtlus on suurepärane viis tootlikkuse parandamiseks ja vähendada koostöö ülekoormust. Näiteks selle asemel, et paluda kelleltki kohest vastust meili või kiirsõnumi teel, kui vajate vastust ainult hiljem, saatke talle tekst ja paluge tal vastata, kui tal on aega.

Selline suhtlus võib olla kasulik siis, kui kolleegi tööaeg ei ühti sinu omaga, näiteks kaugtöö erinevates ajavööndites. See võimaldab mõlemal poolel oma tööd teha ilma üksteist pidevalt segamata, kui keegi ei vaja kohest reageerimist.

Asünkroonse suhtluse eeliseid kasutades saate säästa end iga päev lõputute sõnumiteatiste saamisest, säilitades samal ajal produktiivse meeskonna suhtluse. Saate seda edasi viia vaiksete koosolekute kasutamine kaasahaaravamaks koostööks.

5. Tunnustage tõhusat koostööd

Kuigi saate ülaltoodud tehnikaid kasutada koostöö ülekoormuse vältimiseks, on oluline tunnustada tõhusat meeskonnatööd, et julgustada ja motiveerida töötajaid produktiivselt koostööd jätkama.

Saate seda hõlpsalt teha selliste tööriistadega nagu Boonuslikult mis võimaldavad juhtidel töötajaid tunnustada alati, kui nad üheskoos teatud ülesandega rohkem hakkama saavad. Integreerub suurepäraselt Slackiga, võimaldades sagedast ja õigeaegset tuvastamist.

Tõhus koostöö on käeulatuses

Paljudel juhtudel võib koostöö olla elujõuline lahendus, kuid liigne sellele tuginemine võib osutuda problemaatiliseks. Koostöö ülekoormus võib olla töökohal tõeline väljakutse.

Nende näpunäidete abil saate aga loobuda tarbetutest segajatest, julgustades samal ajal produktiivset suhtlemist töökohal. Tunnustades koostöö ülekoormuse märke ja astudes samme nende lahendamiseks, saate hoida oma meeskonda harmooniliselt koos ühiste eesmärkide nimel töötamas.

6 parimat tasuta veebipõhise koostöö tööriista kodus töötamiseks

Veebikoostöö klientide ja meeskondadega võib olla keeruline. Kasutage kodus töötades neid usaldusväärseid tasuta tööriistu.

Loe edasi

Autori kohta