Mis on ajakontroll ja miks see on oluline?

Tööpäev on olnud kiire. Sa istusid oma laua taga ja vaatasid arvutisse. On sulgemise aeg. Kui valmistute lahkuma, kontrollite tehtud töö mahtu. See, mida näete, ei vasta teie sisestatud tundidele. Te imestate, miks see nii on.

Võib-olla veetsite suurema osa ajast sotsiaalmeedias suheldes, selle asemel, et teha seda tööd, mille olete ette võtnud.

See stsenaarium selgitab, kui palju inimesi veedab oma aega tööl. Määrake enda jaoks teistsugune tee, tehes ajaauditi, et oma aega paremini investeerida.

Miks on vaja ajakontrolli läbi viia?

Ajaaudit on süstemaatiline protsess, mida kasutatakse teie aja veetmise ülevaatamiseks. See võimaldab teil oma aega tõhusalt oma eesmärkide saavutamiseks kasutada.

See, kuidas te oma tööaega investeerite, mõjutab teie tootlikkust. Kõige tõhusamad inimesed on need, kes kasutavad oma aega hästi. Mis oleks parem viis teada, kuidas oma aega veedate, kui ajaaudit?

Vaatame mõningaid põhjuseid, miks peaksite ajaauditisse tõsisemalt suhtuma.

1. Tõhus ajajuhtimine

Tõhus ajaplaneerimine aitab teil seda teha

parandada oma töö- ja eraelu tasakaalu. See piirab liialdusi, mis röövivad teie aega.

Veedate mitu tundi tööl. Kuid päeva lõpuks mõistate, et nii palju pole saavutatud. Ajaaudit aitab teil välja selgitada ebaproduktiivsed tegevused, millele oma aega kulutate.

2. Ratsionaalne otsuste tegemine

Aja audit loob kindla aluse, mis on vajalik teadlike otsuste tegemiseks eesmärgi saavutamiseks. Olete rohkem kaldu tegema ratsionaalseid, mitte emotsionaalseid otsuseid.

Ärieesmärkide saavutamine on kiirem, kui lisate neile ajaraami. Tõhusa ajaauditi abil saate kindlaks teha, kui palju aega saate pühendada oma eesmärkidele ja töötada teatud aja jooksul teatud verstapostide saavutamise nimel.

3. Ajateadvus ja väärtus

Võib-olla investeerite oma aega ebaproduktiivsetesse tegevustesse, ilma et peaksite sellest isegi aru saama. Tõenäoliselt veedate tööl mitu tundi arvuti taga. Kuid olete Facebookis hõivatud enamiku nendest tundidest, mil peaksite töötama. Päeva lõpuks teate, et veetsite tunde arvutis, kuid teil pole selle kohta mingeid tulemusi ette näidata.

Ajaaudit aitab teil mõista mitte ainult aja tähtsust, vaid ka seda, kuidas te seda investeerite. Teades ebaproduktiivseid ettevõtmisi, mis teie aega võtavad, aitab teil oma aega kaaluda.

4. Objektiivsus

Ajaauditi läbiviimine aitab olla pigem objektiivne kui subjektiivne. Kogute fakte selle kohta, kuidas ja kus oma aega veedate. Inimesi, kes on otsustanud oma karjääri või tööga seoses oma mängu paremaks muuta, julgustab see teid oma ajaga ennetavalt tegutsema, mitte reageerima.

Selle asemel, et lasta ettenägematutel sündmustel oma aega ära süüa, motiveerib ajaaudit koostama eelnevalt oma tegevuste ajakava ja seda rangelt järgima.

Nädala tööplaan on tõhus algatus oma aja ennetamiseks tööl. See annab teile teavet tegevuste kohta, millega nädala jooksul ette võtate.

5. Vastutus

Õige aja audit on vastutuspolitsei. See mitte ainult ei pea teid vastutavaks selle eest, kuidas oma aega veedate, vaid annab teile ka aimu, kuidas saaksite oma aega paremini kasutada. Ja kui te ei suuda seda järgida, on tagajärjed nähtavad kõigis ülesannetes, eesmärkides ja eesmärkides, mida te pole veel saavutanud.

Vastutus ajakasutuse eest tuleb kasuks, kui töötate meeskonnaga. Ajaaudit näitab, kuidas iga meeskonnaliige oma aega veedab.

Tõhusa ajaauditi läbiviimine tähendab, et jälgite ja dokumenteerite täpselt, millega te oma aega igapäevaselt kulutate. Eduka ajaauditi käigus salvestatud andmed aitavad luua tulevasi ajagraafikuid ja prognoositavaid ajakavasid.

On olemas põhilised tööriistad, mida saate auditeerimise ajast maksimaalselt ära kasutada. Siin on mõned neist.

1. Päevik

Päevik on üks vanimaid ja lihtsamaid ajakontrolli tööriistu, kuid siiski tõhus. Päevikud olid asi ammu enne arvuti ja interneti tulekut. Tõenäoliselt pidasite päevikut, kuhu kirjutasite oma elus sündmusi üles kasvades.

Meiereid on endiselt väga palju. Kuid vanade trükipäevikute asemel saate oma tegevuste jälgimiseks kasutada elektroonilisi päevikuid.

Teie päevikus sisalduvad andmed aitavad teil teada, kuidas te oma aega veedate.

2. Ajakontrolli tööleht

Ajaauditi tööleht on elektrooniline dokument, mis sisaldab salvestatud andmeid, hinnatud tulemusi ja ajakontrolli protsessi perioodi. Selle tööriista abil saate hõlpsalt tuvastada ja teha viiteid selle kohta, kuidas oma aega veedate.

Seotud: Parimad ajatabeli mallid teie tundide jälgimiseks

3. Aja jälgimise tarkvara

Tänu tehnoloogia arengule saate kasutada mitmeid tööriistu jälgida oma aega ja suurendada tootlikkust.

Aja jälgimise tööriistad nagu Rakendus on aja auditeerimisel tõhusad, jälgides teie tegevusi veebis ja näidates iga tegevuse kestust. Teie seadete põhjal saate märguande, kui veedate teatud veebisaidil või rakenduses liiga palju aega.

Seotud: Parim aja jälgimise tarkvara ja rakendused

6 sammu tõhusaks ajakontrolliks

Aja paremaks ärakasutamine toob kaasa tohutu muutuse teie töös. Tootlikele ülesannetele kulutatud tund on väärtuslikum kui 10 kergemeelsetele tegevustele kulutatud tundi. Pole ime, töötajad, kes investeerivad oma aega targalt, on tõhusamad.

Kas olete valmis ajakontrolli tegema? Siin on mõned juhised.

1. Seadke eesmärk

Miks soovite ajaauditit teha? Nii lihtne kui küsimus ka ei tundu, võib sellele vastamine olla keeruline, eriti kui te pole sellele mõelnud.

Määrake oma eesmärk algusest peale. Selle mõistmine aitab teil keskenduda asjadele, mis on teie jaoks olulised. Auditi lõpus saate teada, kuidas oma tulemusi rakendada.

2. Määrake tähtaeg

Pärast eesmärgi püstitamist määra ka tähtaeg selle saavutamiseks. Vastasel juhul võib see liiga kauaks jääda. Võtke teadmiseks tegevused, millega te määratud tähtaja jooksul tegelete.

Nii palju kui soovite asju kohe teha, ärge kiirustage nendega. Kui teie tulemused pole täpsed, jääb kogu auditi olemus nurjatuks. Rusikareegel on liikuda mõõdukas tempos.

3. Planeerige strateegiliselt

Teil peab olema üksikasjalik plaan selle kohta, kuidas kavatsete ajaauditi käigus seatud eesmärke saavutada. See plaan peab olema realistlik ja seostatav.

Teie ajaauditi strateegiline planeerimine hõlmab kõigi teie meeskonnaliikmete kaasavõtmist ning auditiks vajalike tööriistade ja ressursside pakkumist. Tõhus plaan aitab vältida aja ja ressursside raiskamist.

4. Andmeid koguma

Andmete kogumine on aja auditeerimise protsessi väga oluline samm. Selleks kogutakse andmeid selle kohta, kuidas olete seni oma aega veetnud.

Punktist A punkti B edukaks liikumiseks peate mõistma punkti A dünaamikat ja seejärel kasutama seda teavet juhisena järgmisse faasi liikumiseks.

5. Analüüsige kogutud andmeid

Kogutud andmete analüüsimine aitab teil tuvastada seose selle vahel, kus olete olnud ja kus te praegu olete. Kõiki kogutud andmeid pole auditi jaoks vaja.

Peate oma andmetes olevad lüngad välja filtreerima, kuna need võivad teie auditi täpsust muuta. Keskenduge olulistele andmetele. Selliseid andmeid tuleks analüüsida ja kategoriseerida, et need vastaksid ajakontrolli eesmärgile.

6. Seadke eesmärgid

Eesmärgid hoiavad sind püsti ja annavad saavutustunde. Töötamine oma aja auditeerimise eesmärkide korraga saavutamiseks võib olla üle jõu käiv, eriti kui eesmärgid on suured.

Jagage oma eesmärgid väikesteks eesmärkideks, mis tuleb teatud aja jooksul saavutada. Iga eesmärgi saavutamisel tunnustage end hästi tehtud töö eest. Teie positiivne energia eesmärgi saavutamisest motiveerib teid saavutama teisi eesmärke, viies teid lähemale teie suurtele eesmärkidele.

Arvestage iga sekundiga

Teid hämmastab ebaproduktiivsete asjade arv, millele oma aega kulutate. Ajaaudit toob selle teabe esiplaanile, näidates teile tegevusi, mis raiskavad teie väärtuslikku aega.

Aeg liigub alati. Kui kaotate selle, ei saa te seda tagasi saada. Kui mõni tegevus ei anna teie karjäärile või tööelule lisaväärtust, ei vääri see teie tähelepanu.

Kuidas tähtaegadest kinni pidada ja ülesandeid õigeaegselt lõpetada: 8 nõuannet

Õppige, kuidas kinni pidada enda kehtestatud tähtaegadest ja teha asjad enne tähtaega tehtud. Siin on mõned kasulikud näpunäited!

Loe edasi

Autori kohta