Liiga palju arvutustabeleid? Nende näpunäidete abil saate end organiseerida

Arvutustabelid on suurepärane tööriist, mis aitab teil korraldada andmeid ja jälgida töökohal erinevat tüüpi teavet, eriti valemite ja aruandluse kasutamisel. Arvutustabelite liigne kasutamine võib aga olla ebaefektiivne ja kahjustada teie tootlikkust.

Mõnede asjade jaoks on need head, kuid mitte tingimata teiste jaoks. Olenemata sellest, kas teile on töökohalt peale pandud hulgaliselt arvutustabeleid või teile lihtsalt meeldib hea andmeleht, võib olla aeg otsida võimalusi nende haldamiseks.

1. Tunnistage arvutustabeli ülekasutamine

Olete siin, sest olete väsinud oma töökoha nõudmisest kasutada kõige jaoks arvutustabeleid või naudite andmetega töötamist ja mõtlete, kas see kehtib ka teie kohta. Tegelikkuses on hea tava mõelda, kuidas kasutate tarkvara, nagu Microsoft Excel ja Google Sheets, et saaksite oma tööst maksimumi võtta.

Kasulik on kokku lugeda, kui palju arvutustabeleid te igapäevaselt või nädalas kasutate. Kui see arv ületab kuut, võite seda võtta kui märki, et töötate ebasoodsas olukorras ja võib põhjustada probleeme, näiteks:

• Raskused aja juhtimisega.
• Ebaefektiivsus protsessidega.
• Halb teabe korraldus.
• Ettevõtteülesed suhtlusbarjäärid.

Seotud: Google'i arvutustabelite vormindamise näpunäited professionaalse välimusega arvutustabelite loomiseks

Arvutustabelite töö teavitamise ulatuse tuvastamine võib avada võimalusi uuteks, produktiivsemateks tööviisideks. Vaatame mõningaid viise, kuidas seda ülekasutamist hallata ja pikemas perspektiivis paremaid tulemusi saavutada.

2. Täiustage andmeid arvutustabelite liitmise ja ümberkujundamise teel

Sageli on liiga paljude arvutustabelite põhjuseks see, et neid ei kasutata intuitiivselt. Teate, et see juhtub, kui peate ühe ülesande jaoks kasutama kahte eraldi lehte; Näiteks on teil üks põhipuhkuse jaoks ja üks vahetuskatte jaoks.

Sel konkreetsel juhul saate need hõlpsasti ühendada üheks kõikehõlmavaks tööleheks. Seda saate teha, jagades need erinevatele vahekaartidele.

Teise võimalusena saate lisada mõlemad ühele lehele tabelitena ja järgida järgmisi samme, et värskendada vahetuste lünkade tabelit automaatselt iga-aastase puhkuse andmetega.

1. Sisestage valem teise tabelisse, kuhu salvestaksite nihkevahed =IF (valige lahter, "LÕIK", "TÄIS")
2. Kui ülaltoodud valem ütleb Valige Lahter, tippige lahtri number, mis sisaldab põhipuhkuse kuupäevi, näiteks B2.
3. Kui sisestate valitud lahtrisse kuupäeva, täidab see automaatselt sõna "GAP", kuhu sisestate valemi.
4. Kui kuupäeva pole, täidab see valemi tippimise kohas automaatselt sõna „FULL”.

Seda valemit saab kasutada ükskõik mille jaoks, olenemata lahtri väärtusest, ja see võib olla kasulik viis tabelite vahel sarnaste andmete haldamiseks.

Seotud: Kuidas linkida Exceli andmeid oma PowerPointi esitlusega

Lehtede ja andmete ühte kohta ühendamine vähendab konkreetsete ülesannete jaoks vajalike failide arvu ja võimaldab teil oma tööd tõhusamalt korraldada. Kontrollige oma arvutustabelite loendit, et näha, kas mõnda neist saab kombineerida, et töö oleks selge ja hõlpsasti jälgitav.

Mõnikord pole arvutustabeleid võimalik omavahel liita, kuna andmed ei ole otseselt korrelatsioonis. Kuid keerukamate protsesside jaoks, mis hõlmavad mitut ülesannet, võib teil siiski olla vaja juurdepääsu mitmele lehele.

Sellistel juhtudel võib olla kasulik lisada oma töölehel hüperlinke, et saaksite kiiresti juurdepääsu teisele lehele. See on ka kasulik meeldetuletus kogu protsessist. Näiteks kui sisestate andmeid klientide kohta, võite lisada hüperlingi kliendi tagasisidelehele.

Seotud: Exceli diagrammide ja graafikute tüübid ning millal neid kasutada

Seda saab hõlpsasti teha Excelis ja Google'i arvutustabelites, vajutades samaaegselt nuppu CTRL + K teie klaviatuuril. See toob esile a Hüperlink aken, kus saate Otsing faili jaoks ja Nimi tekst, mida soovite lahtris kuvada.

Saate isegi luua vahekaardi, mis sisaldab hüperlinke kõikidele teie teistele arvutustabelitele koos teabega, millal neid kasutada. See on suurepärane idee, kui soovite tagada, et teie ja teie kolleegid oleksid samal lehel ja töötaksid samade failidega, mitte vananenud failidega.

4. Kaaluge alternatiivset tarkvara

Arvutustabelid saavad teha ainult nii palju ja kui teil on ülekasutamine, võib põhjus olla lihtsalt selles, et vajate töökoormusega toimetulemiseks spetsiaalset tarkvara. Näiteks, kas teil on tõesti iga-aastase puhkuse tabelit vaja, kui seda teie personalisüsteemis jälgitakse?

Tihti kasvab ettevõtte laienedes välja arvutustabelid ja hakkab teabemasside haldamiseks vaja tarkvara. Asana on suurepärane rakendus projektijuhtimiseks ja neid on palju projektijuhtimise tarkvara alternatiivid mis saab teie eest käsitsi töövoogudega hakkama.

Selle asemel, et ettevõtte üha kasvavate nõudmistega sammu pidada, uurige muid võimalusi teabe salvestamiseks ja haldamiseks. See säästab teie ja teie kolleegide aega ning automatiseerib palju ülesandeid, mis tavaliselt nõuavad täiendavat järelevalvet.

Seotud: Asana vs. Jira: kumb on vilgas metoodikas parem?

5. Vaadake oma protsessid üle ja eemaldage dubleerimine

Arvutustabelite ülekasutamine võib juhtuda organiseerimiskatse tulemusena, kuid mõnikord võib see minna liiga kaugele. Nende stsenaariumide puhul võite tegelikult lõpetada enda või oma kolleegide mikrojuhtimisega, kuigi tegelikult võtab see oluliste ülesannete täitmiselt aega.

Tööl teabe jälgimine on sujuva töö tagamiseks hädavajalik, kuid mõnikord võite proovida jälgida liiga palju mittevajalikke asju. Mõelge oma praegustele protsessidele ja mõelge, kas vajate nende jaoks tõesti arvutustabelit.

Samuti tekitab arvutustabeli kasutamine mujal juba salvestatud andmete salvestamiseks asjatut dubleerimist ja on väga ebaefektiivne. Pange need vastavad arvutustabelid ära ja töötage allikast.

Arvutustabelid võivad teile vastu töötada

Ülaltoodud näpunäidete abil saate arvutustabeli kausta tühjendada ja tõhusamalt töötada. Järgige oma sisetunnet, millised tööd väärivad spetsiaalseid andmeid ja milliseid saab hallata erinevalt.

Kui te pole ikka veel kindel, pöörake järgmise paari nädala jooksul oma tööd hoolikalt. Võib-olla hakkate märkama, kus saaks asju sujuvamaks muuta, ning saate luua ajasäästlikuma ja korrastatud digitaalse ruumi.

8 parimat viisi Google Workspace'i rakenduste kasutamiseks projektihalduses

Google Workspace'i rakendused vastavad enamikule teie projektihaldusvajadustest. Siin on mõned parimad viisid nende kasutamiseks.

Loe edasi

Autori kohta