Meilide puhul võib ametialaste piiride kehtestamine olla keeruline. Lõppude lõpuks eeldavad paljud ettevõtted, et seni, kuni teil on internet, võite vastata kõigile sõnumitele.
Kuigi oli aeg, mil professionaalidelt oodati alati valvet, on ajad aeglaselt muutumas. Tänapäeval on üha tavalisem, et inimesed on vabadel päevadel võrguühenduseta ja seda mõjuval põhjusel.
Kui lähete puhkusele, võtate terve mõistuse huvides aja maha või peate mõnel muul põhjusel kontorist eemal olema, on siin mõned näpunäited, kuidas kirjutada professionaalset kontorivälisel meilivastust.
1. Tühjendage kontorist väljas teema päis
Üks lihtsamaid viise inimestele öelda, et olete kontorist väljas, on meili vastuse teema päise muutmine. Selle asemel, et kirjutada lihtsalt „Out-of-office”, võite lisada ka kasutatava puhkuse tüübi, kui teile meeldib seda jagada.
Siin on mõned näited kontorist väljas oleva meili teemapäiste kohta.
- Väljaspool kontorit – puhkus (25. detsember – 4. jaanuar)
- [Ametist väljas] Tervisepuhkus
- Väljaspool kontorit | Isapuhkus
- *Ametist väljas* Erakorraline puhkus
- Ametist väljas (leinapuhkus)
- Väljaspool kontorit | Rasedus-ja sünnituspuhkus
- Väljaspool kontorit ~ välitööd
- [Kontorist väljas] Puhkus (jõulupäev)
- Ametist väljas – haigusleht
- Ametist väljas – abiellume!
2. Mainige, millist puhkust te võtate
Mõne inimese jaoks on tavaline eeldada, et kõik kontorist väljas olevad e-kirjad on mõeldud vaba aja veetmiseks. Siiski ei ole see alati kõigi jaoks nii.
Mõned inimesed kasutavad töötamise ajal ka kontoriväliseid e-kirju, kuid ei pääse oma meilile kogu päeva jooksul juurde. Näiteks võivad müügiesindajad või välitööd tegevad inimesed reisida piirkondadesse, kus puudub Interneti-ühendus.
Lisaks on võimalik, et võtate aja maha isiklike asjade jaoks, nagu haiglakülastused, matused või haigusest taastumine. Sellega võib olla ebamugav vastata küsimusele: "Loodan, et teil oli hea puhkus."
Seotud: Puhkuse lõbusamaks muutmise viisid tehnoloogia abil
Selle vältimiseks võite sisestada puhkuse üksikasjad oma meili sisusse. Te ei pea oma olukorra suhtes aus olema, kui see tekitab teile ebamugavust, kuid ausus oma ülemuse, meeskonnakaaslaste või klientidega võib aidata kaasa empaatiavõime arendamisele.
Näiteks kui sattusite autoõnnetusse ja vajate vigastustest taastumiseks veidi aega, lasete teie kontaktid aitavad neil hallata oma ootusi teie hilinenud väljundi ja oodatava kohta tagasi.
3. Vältige tarbetuid vabandusi
Paljude töönarkomaanide jaoks on tavaline, et kontorist väljas e-kirjadesse lisatakse vabandused, näiteks "Vabandust, et ei saa kohe vastata!" Siiski on oluline mõista, et te ei peaks vabandama töölt vaba aja pärast, eriti kui see on hea. põhjus.
Selle asemel, et vabandust öelda, on siin mõned terminid, mida saate selle asemel kasutada:
- "Aitäh, et võtsite ühendust!"
- "Tänan teid meili eest."
- "See meil on kätte saadud."
Vabandamise asemel võite viisakalt tunnistada, et nende sõnum on ametlikult kätte saadud. Selle abil saate valida keele, mis keskendub nende aja ja vaeva eest tänamisele.
4. Ärge garanteerige vastamiskuupäeva
Paljude inimeste jaoks võib pärast pikka eemalolekut kontorisse naastes olla tohutu e-kirjade mahajäämus nägemine. Tegelikult võib ärevus isegi kahekordistuda, kui kasutate selliseid fraase nagu "Ma vastan kohe, kui kontorisse tagasi jõuan".
See mitte ainult ei lisa palju tarbetut survet, et tagada vastus teie tagasituleku esimesel päeval, vaid seab ka valed ootused inimestele, kes üritavad teiega ühendust saada.
Seotud: Näpunäiteid inimeste e-kirjade avamiseks ja lugemiseks
Kuigi meili kättesaamist on õige kinnitada, ei ole vaja sellele kohe vastust tagada. Et vältida liigset pühendumist, kui olete valmis vastama, on kõige parem jääda laiaulatusliku vastuse või üldise vahemiku juurde.
Siin on mõned näited lausetest, mida saate kasutada:
- Vastan pärast pühi, kui olen saadaval.
- Palun oodake minult vastust _______ lõpuks.
- Kui see pole kiireloomuline, oodake vastust hiljemalt ________.
Pidage meeles, et kui meil on kriitiline, proovivad inimesed mõne aja pärast helistada või teiega ühendust võtta. Sellega seoses on oluline panna puhvrid, et inimesed ei saaks loota kiirele vastusele.
Mõne rolli puhul on tavaline varukontaktide olemasolu, kes võtavad koormuse enda peale, kui olete eemal. Enne kui määrate ülemusele, kolleegile või meeskonnaliikmele kohustuse kanda, kui te pole saadaval, on oluline saada nõusolek.
Kuna paljud inimesed on oma tööga juba ülekoormatud, võib teiste inimeste kohustuste võtmine olla stressirohke, isegi kui see kestab vaid lühikest aega. Lisaks ei pruugi neile meeldida anda klientidele juurdepääsu teatud e-posti aadressidele või isiklikele telefoninumbritele.
Sel põhjusel küsige enne kellegi kontaktandmete lisamist oma kontorivälise e-posti aadressile, kas see on lubatud ja milliste andmete jagamine on talle meeldiv.
6. Looge sisemiste või väliste osapoolte jaoks erinevaid kontoriväliseid e-kirju
Olenevalt sellest, kes meili saab, võib teabe hulk, mida olete valmis oma kontorivälise meili vastuses jagama, erineda. Ju tuleb ikka võtta eraelu puutumatuse ettevaatusabinõud, eriti kui olete puhkusel.
Näiteks kui tunnete end mugavalt oma kontorikaaslastega reisimise kohta jagades, ei pruugi te seda teha juhuslike inimestega.
Meilihaldussüsteeme kasutades saate määrata erineva kontorivälise vastuse olenevalt sellest, kes selle saab. Selle abil saate anda inimestele õigel hulgal konteksti oma kontorivälise olukorra kohta.
Looge oma kontoriväliste vastustega paremad tööpiirid
Maailmas, kus eeldatakse, et oleme alati kättesaadavad, võib piiride näitav kontoriväline e-kiri midagi muuta. Olles oma isikliku vaba aja suhtes kindel, saate õpetada ümbritsevatele inimestele ka oma isikliku elu väärtust.
Lisaks, kui palute teistel teie aega austada, saate julgustada teisi ka neid sama tegema. Kuigi see ei tundu nii suur asi, võib see meeskondadele tähendada kõike, kui kontoris kehtestatakse tervislikud standardid.
Kas soovite oma LinkedIni võrgule öelda, et olete kontorist eemal? Siit saate teada, kuidas LinkedInis kontorist väljas sõnumit kirjutada.
Loe edasi
- Töö ja karjäär
- E-posti nõuanded
- Interneti-etikett
Quina veedab suurema osa oma päevadest rannas juues, kirjutades samal ajal, kuidas tehnoloogia mõjutab poliitikat, turvalisust ja meelelahutust. Ta asub peamiselt Kagu-Aasias ja on lõpetanud infodisaini kraadi.
Liituge meie uudiskirjaga
Liituge meie uudiskirjaga tehniliste näpunäidete, arvustuste, tasuta e-raamatute ja eksklusiivsete pakkumiste saamiseks!
Tellimiseks klõpsake siin
