5 tõhusat nõuannet kirjaliku suhtluse parandamiseks

Kas loete mõnda kolleegide sõnumit, mis teid valesti hõõruvad? Sõnumid ei pruugi olla solvavad, kuid toon on lihtsalt vale. Tunnete end solvatuna ja see peegeldub teie suhtes. Tõenäoliselt ei tahtnud nad halba, vaid valisid valesid sõnu.

Kirjalik suhtlus võib minna lõunasse mitmel viisil. Peate olema sihikindel oma kirjaliku suhtlemise parandamisel, et teie kavatsusi ei mõistetaks valesti.

Mis on kirjalik suhtlus?

Kirjalik suhtlus on tekstipõhiste sõnumite ja juhiste saatmine kirjade, aruannete, käsiraamatute jms kaudu.

Töökohal teabe edastamiseks kasutatakse kirjalikku suhtlust sageli ametlikult. See sisaldub ametlikes dokumentides, mis on tõendiks ja võrdluspunktiks.

Uutest arengutest teavitatakse meeskonda kirjalikult. Kui meeskonnaliikmed käituvad ohjeldamatult, esitatakse neile kirjaliku suhtluse kaudu päring ja nad vastavad samal viisil.

Erinevalt verbaalsest suhtlusest, mille võib unustada, kui seda ei salvestata, kestab kirjalik suhtlus kaua, eriti kui seda ei rikuta.

Kirjaliku suhtluse väljakutsed

Nagu ka teiste suhtlusvormide puhul, kaob kirjaliku suhtluse eesmärk, kui adressaadid ei mõista sõnumi sisu.

Kirjalikul suhtlusel on mitmeid tõrkeid, mis võivad muuta sõnumi tähendust või saatja kavatsust. Vaatame mõnda neist.

1. Selguse puudumine

Suhtlemine kaotab oma olemuse, kui see on keeruline. Sõnavalik, mida saatja kirjalikus suhtluses kasutab, võib vastuvõtjas segadusse ajada. Ja kuna saatja pole asjade selgitamiseks kättesaadav, jääb segadus püsima.

Kui töötajad tunnevad keeruliste kirjalike sõnumite saamisel sunnitud midagi ette võtma, võivad nad sõnumitest arusaamise puudumise tõttu teha vigu.

Selgusprobleemide tagajärjel tööl tehtud vead on organisatsioonile tagasilöögiks, kuna raisatakse aega ja ressursse.

2. Ajapiirang

Kõige tõhusam töövoog on see, mis pidevalt liigub. Meeskonnaliikmed peaksid saama vajaliku teabe koheselt ja rakendama seda oma töös. Kuid kirjaliku suhtluse puhul see alati nii ei ole.

Kirjalikus suhtluses saadab saatja sõnumi vastuvõtjale. Selle asemel, et saada kohest vastust, peavad nad ootama, kuni saaja sõnumi saab, ja seejärel vastab. Vahepealne aeg võib kiireloomulistes olukordades olla kulukas. Kahju võib olla tehtud juba enne teabe kogumist.

3. Paindlikkuse puudumine

Sõnum, mille saatsite kolleegile tööl, võib sisaldada ebatäpset teavet. Selguse huvides võiksite sõnumit värskendada. Kuid kui olete selle juba saatnud, ei saa te seda teha.

Peate kirjutama nullist uue sõnumi, mis käsitleb desinformatsiooni või sisaldab värskendusi, mida soovite edastada. Selle kõige tegemine on stressirohke, eriti kui teil on kuhjaga tööd.

4. Otsuste tegemise viivitamine

Otsuste tegemine töökohal nõuab teatud kiirust. Kõik otsustusprotsessis osalejad peavad olema kursis viimaste arengutega ja õigeaegselt oma panused andma.

Kui otsustusprotsess on kooskõlastatud kirjaliku suhtlusega, lükkab sõnumi vastuvõtmisele, lugemisele ja sõnumile vastamisele kuluv aeg otsustusprotsessi edasi. Saate oma rühma täiustada otsustusprotsess õigete vahenditega.

5 viisi oma kirjaliku suhtluse parandamiseks

Kui soovite oma töös või karjääris edu saavutada, peate pöörama rohkem tähelepanu oma kirjalikule suhtlusele. Ja seda seetõttu, et suhtlete inimestega peaaegu iga päev kirjalikult.

Kui tagate, et nad mõistavad teie neile edastatud sõnumeid, saate soovitud vastuse saada. Selle valguses arutame mõningaid viise, kuidas saate kirjalikult paremini suhelda.

1. Määrake eesmärk

Mida sa sõnumiga saavutada püüad? On oluline, et te selle alguses tuvastaksite, et saaksite oma mõtteid selles suunas sõnastada. Saate inimesi ligi meelitada avage ja lugege oma e-kirju lihtsalt tõhusa kirjutamisega.

Kirjalik sõnum ilma selget eesmärki silmas pidades on nagu jooksev kommentaar. Teil on terve lehekülg sisu, ilma midagi konkreetset ütlemata. Kui te oma eesmärki ei mõista, võib teie sõnumi sisu vastuvõtjat eksitada.

2. Astuge saaja kingadesse

Kirjalikus suhtluses jääb märkimata, kui adressaadil pole loetava sõnumi mõistmiseks vajalikku taustteavet või konteksti. Kui kirjutate kellelegi ja mainite asju, mida ta ei unusta, läheb ta kaotsi.

Sõnumi koostamisel seadke end lugeja rolli. Kui palju nad sellest teemast teavad? Kas nad vajavad taustateavet või konteksti?

Lugeja teemaga seotud meeleseisundi mõistmine aitab teil valida sõnumi edastamiseks õiged sõnad ja tooni.

3. Märgistage ideid

Kui olete sõnumi kirjutamiseks vaimse märkuse teinud, alustage selle ettevalmistamist, pannes pähe tulevad ideed üles.

Kuna te ei saa muudatuste või värskenduste tegemiseks oma sõnumit vastuvõtjalt hõlpsalt kätte saada, kirjutage kõik punktid eelnevalt üles, et saaksite need oma sõnumisse lisada.

Selleks ei pea te märkmikku kaasas kandma. Märkmete tegemise rakendus nagu Lihtne märkus hõlbustab ideede ülesmärkimist mobiilseadmetes liikvel olles. Saate oma märkmetele kaugjuhtimise teel juurde pääseda, kui neid vajate.

4. Olge selge ja lihtne

Kõige tõhusam kirjalik suhtlus on selge ja lihtne. Praegu pole õige aeg oma lugejale suurte sõnade ja grammatiliste väljenditega muljet avaldada.

Teil on kalduvus väljamõeldud sõnade kasutamisel intelligentseks osutuda, kuid see on kirjalikus suhtluses kahjulik. Pidage meeles, et te ei viibi füüsiliselt kohal, kui lugeja sõnumit loeb. Seega ei saa te asju selgitada, kui need lugejat segadusse ajavad.

Kui töötate projekti kallal, saate seda teha kirjutage tapjaprojekti eesmärgi avaldus tõhusa kirjaliku suhtlusega.

5. Redigeeri põhjalikult

Grammatika- ja kirjavigu sisaldavate sõnumite lugemine on väljalülitamine. Säästke adressaadi probleeme, muutes oma sõnumeid enne nende saatmist põhjalikult läbi.

Peab vastu soovile saata kiirustades kirjalikke sõnumeid. Ükskõik kui kiireloomuline see ka poleks, leidke aega selle muutmiseks. Sõnumites võib olla tarbetuid sõnu, väljendeid ja vigu. Nende üks kord läbimine aitab teil neid märgata, kuid seda ei juhtu, kui te selleks aega ei leia. Rakendused nagu Grammatiliselt sobivad suurepäraselt teie kirjutise redigeerimiseks ja viimistlemiseks.

Kui teil on veaga sõnumite saatmise maine, ei soovi inimesed teie sõnumeid lugeda. Nad lasevad teie sõnumitel viibida, kuni neil on vaimset jõudu, et taluda stressi, mida teie sisu lugemine neis põhjustab.

Sõnumite tõhus edastamine

Verbaalne suhtlus tööl võib olla lärmakas. Kirjalik suhtlus aitab luua teatud vaikust. Meeskonnakaaslased saavad suhelda igas olukorras endale tähelepanu tõmbamata.

Kui teie kirjalik suhtlus on õige tooniga selge, saate panna inimesi tegema seda, mida soovite, ilma et peaksite asju selgitama. Samuti loote endale maine, kes suhtleb tõhusalt.

Kuidas kiiresti tõhusat meili kirjutada (4 AI tööriista, mida saate kasutada)

Kas teil on raskusi e-kirjade kirjutamisega, et asjad tehtud saaksid? Siin on mõned näpunäited paremate meilide kiiremaks kirjutamiseks ja mõned tööriistad, mida kasutada.

Loe edasi

Autori kohta