Kuidas kasutada ainult tekstipõhist suhtlust virtuaalse töö tõhususe parandamiseks

Virtuaalsetel meeskondadel ei ole vabadust suhelda näost näkku nagu nende kontoris töötavad kolleegid. Nad tuginevad erinevatele tööriistadele, et suhelda üksteisega oma kaugetest asukohtadest.

Asukohtade ja ajavööndite erinevuste tõttu ei ole telefonikõned alati parimad. Tekstsõnumite saatmine on parem alternatiiv, kuna meeskonnaliikmed saavad igal ajal sõnumeid saata, üksteist segamata. Kuid ka ainult tekstipõhine suhtlus pole täiuslik. Kui teatud tegureid ei võeta arvesse, jääb see märkamata.

Selles artiklis arutame, kuidas virtuaalsed meeskonnad saavad tõhusamalt kasutada ainult tekstipõhist suhtlust.

Kuidas tekstisõnumite saatmine suhtlemisoskusi parandab

Tekstsõnumite saatmine toob suhtluslauale teistsuguse tunde. Tekstipõhine suhtlus parandab suhtlust kahel peamisel viisil. Vaatame neid.

Tekstipõhine suhtlus parandab suhtlust kahel peamisel viisil.

1. Täiustage lugemis- ja kirjutamisoskust

Lühikirjade ja emotikonide kasutamine on tekstisõnumite saatmise trend, eriti mitteametlike vestluste puhul. See sõnumite saatmise meetod tõmbab teid õige inglise keele kasutamisest eemale.

Oma ülemuse, töökaaslase või äripartneriga suheldes ei suhtle te nendega nii, nagu suhtleksite oma sõprade või teiste oluliste inimestega. Peate kirjutama õiges inglise keeles, mis nõuab täielikku uuesti lugemist ja ümberstruktureerimist. See aitab hoida ka suhtluses ametlikumat tooni.

2. Julgustage selget suhtlust

Ainult tekstipõhine suhtlus loob ka selgepiirilised suhtlemisoskused. Teksti kaudu suheldes olete sunnitud oma suhtlusega paika pidama. Kuna teie eesmärk on ärilistel eesmärkidel, pole ruumi ülemääraseteks sõnadeks või lauseteks.

7 näpunäidet ainult tekstipõhise suhtluse kasutamiseks virtuaalses töös

Kuna sõnumite saatmine on kaugtöö oluline osa, on oluline mõista, kuidas seda veelgi tõhusamaks muuta. Kui seda tehakse valesti, tekib teie meeskonnal suhtlustõrkeid, mis häirivad teie töövoogu. Siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil oma sõnumeid lihtsaks ja kõikehõlmavaks muuta.

1. Vältige kiirkirja kasutamist

Olenemata sellest, kui lähedal olete oma äripartneritele või kolleegidele, ei tohiks nendega suhtlemine olla mitteametlik. Tarbetute lühendite või stenogrammide kasutamine oma sõnumites kujutab endast ebaprofessionaalset väljavaadet.

Te ei pea oma sõnumitega väga jäik olema, kuid lühendite nagu "U" kasutamine "Sina" asemel on tööalases vestluses ebaeetiline. See võib olla suur pööre enamiku inimeste jaoks, kes ootavad ühtseid ja struktureeritud tekstipõhiseid sõnumeid.

2. Kasutage sobivalt mütsid

Suurtähed sobivad teatud eesmärkidel kirjalikult. Suurtähtede kasutamine kogu lauses on üks lõkse, mida peaksite sõnumite saatmisel vältima. Kuna oleme harjunud lugema väiketähtedega teksti, ei ole suurtähtedega teksti lugemine lihtne.

Täistähtedega tekst annab ka teie sõnumile ägeda alatooni. Näib, et olete vihane või karjute vastuvõtja peale. Kui postitate sotsiaalmeediasse, näib suurte suurtähtedega teksti kirjutamine teid tähelepanu otsijana.

3. Tee hea ajastus

Ainult tekstisuhtlus annab teile õiguse vastata sõnumile teile sobival ajal. Kuid see ei tohiks toimuda teie vastuvõtja arvelt.

Näiteks on sobimatu saata tekstisõnumit keset ööd või varahommikul, kui just ei öelda, et see pole probleem. Te ei tohiks sellisele sõnumile kiiret vastust oodata. Parim on saata kõik tööga seotud sõnumid tööajal.

4. Vältige pikki lauseid

Kõige paremini kirjutatud grammatika muutub igavaks, kui see on lõikeid rikkumata liiga pikk. Inimeste tähelepanuvõime võib olla madalam kui kuldkala oma. Mahukas tekstsõnum võib panna neid sisu lugemise asemel läbi sirvima.

Skimmimine võib põhjustada sõnumi oluliste üksikasjade märkamata jätmist, muutes teie kui saatja kavatsuse.

5. Kasutage emotikone ainult vajaduse korral

Emotikonid pole halvad. Tegelikult on neil mõjutas meie suhtlemisviisi positiivselt. Emotikonid aitavad teil teatud emotsioone tabavalt väljendada.

Tööga seotud teksti saatmisel ei pea te emotikonide kasutamist oma tekstis täielikult välistama. Selle asemel peaksite teadma, millal neid sobib kasutada, et mitte jätta vale muljet. Kui te pole kindel, millal neid kasutada, jätke need välja.

6. Ärge tehke oletusi

Tekstsõnumite saatmisel kiputakse eeldama, millal ja kuidas saaja teie sõnumile vastab. See võib teie meeleolu negatiivselt mõjutada, kuna nende reaktsioon võib olla täiesti erinev.

Olenemata sellest, kui hilja teie vastuvõtja vastamisega aega ei võta, ärge kunagi eeldage, mida ta mõtleb. Oodake, kuni kuulete neist. Kiireloomulisel juhul võite saata meeldetuletuse.

7. Lugege oma sõnum läbi

Ärge kiirustage nuppu "Saada" vajutama ilma oma sõnumit korrektuuri lugemata. Oma kirjutistes on väga lihtne mitte märgata väikseid vigu, seega võtke aega õigekirja- ja grammatikavigade leidmiseks ja parandamiseks.

Halvasti kirjutatud SMS-i, vestluse või e-kirja tõttu tekkinud probleemide lahendamiseks kulub rohkem aega kui esimesel korral. Kas olete tüdinud oma sõnumite käsitsi korrektuurist? Grammatiliselt on selles osas väga abiks.

3 parimat ainult tekstiga suhtlusvahendit, mida saate kasutada

Kaugtöö üha populaarsemaks muutumise tõttu on viimastel aastatel kasutusele võetud mitmed töövootööriistad. Mõned neist tööriistadest teevad suurepärast tööd, andes virtuaalsetele meeskondadele võimaluse ainult tekstipõhise suhtluse abil oma töökohal edu saavutada. Vaatame mõnda neist.

Slack, mis on peamiselt ettevõtetele mõeldud sõnumsiderakendus, võimaldab meeskonnaliikmetel tööeesmärkidel ühe katuse alla koonduda. See pakub võimalust nii üks-ühele suhtlemiseks kahe liikme vahel kui ka rühmasuhtluseks kolme või enama liikmega.

Kui töötate mõne valitud projektiga, saate piirata suhtlust nende inimestega spetsiaalses ruumis, mida nimetatakse kanaliteks. Ruumi liikmed saavad vabalt suhelda, muretsemata selle pärast, et teised meeskonnaliikmed nende sõnumitele juurde pääsevad.

Microsoft Teams on vestluspõhine töövootööriist ärisuhtluseks. Sobib virtuaalsetele meeskondadele ning võimaldab meeskonnaliikmetel ülesannete täitmisel koostööd teha ning tööfaile ja dokumente jagada.

Virtuaalsete meeskondade erinevaid suhtlusvajadusi silmas pidades saavad meeskonnaliikmed omavahel vestelda nii individuaalselt kui ka grupis, kui nad projektide raames koostööd teevad. Meeskonnaliikmetele saab anda erineval tasemel juurdepääsu vastavalt nende osalemisele projektides.

Basecamp on veebipõhine suhtlus- ja töövootööriist. Hea valik virtuaalsete meeskondade jaoks, see võimaldab meeskonnatööd teha ainult tekstipõhise suhtluse abil.

Saate ülesandeid konkreetsetele töötajatele delegeerida ja nendega individuaalselt suhelda. Samamoodi saavad meeskonnaliikmed ülesannete täitmisel koostööd teha ja kõigiga avatult suhelda, kes on toimuvaga kursis. Samuti pakub see ülesannete meeldetuletusi, mis ajendavad meeskonnakaaslasi tähtaegadest kinni pidama.

Keskenduge olulisele teabele ainult tekstipõhise suhtlusega

Paljudele tööga seotud telefonikõnedele vastamine kulutab teie aega rohkem, kui arvate. Lõpuks räägite ebaproduktiivsetest asjadest kaua pärast sõnumi edastamist.

Ainult tekstipõhise suhtluse korral kirjutate ainult vajalikud olulised üksikasjad. Igaüks saab oma töös tõhusaks tööks vajalikku teavet. Väärkommunikatsiooniks on ruumi vähe või üldse mitte, kuna sõnad on selgelt välja kirjutatud, et kõik näeksid.

Ainult tekstipõhise suhtluse kasutamise plussid ja miinused virtuaalsel töökohal

Kas ainult tekstipõhised suhtlusvahendid on teie töökoha jaoks õige lahendus? Siin on mõned plussid ja miinused, mida kaaluda.

Loe edasi

Autori kohta