3 põhjust, miks peaksite oma tootlikkust mõõtma

Mõnikord on lihtne tunda, et te pole päevaga palju ära teinud, isegi kui olete tööl raske. Siiski ei pruugi te aru saada, kui palju te tegelikult teete, kui te ei tee oma produktiivse aja veetmise kohta mingeid märkmeid.

Selles artiklis selgitame teid, miks on tootlikkuse mõõtmine kasulik, ja tutvustame mõningaid näiteid selle kohta, kuidas saate koostada lihtsat ülesannete loendit mitut tüüpi tarkvara puhul.

3 põhjust, miks peaksite oma tootlikkust mõõtma

On mitmeid põhjuseid, miks tootlikkuse mõõtmine on kasulik. See mitte ainult ei aita teil teada, kus te oma oluliste ülesannetega olete, vaid aitab ka motivatsiooni ja teie üldist päeva planeerimise kogemust.

Tootlikkuse mõõtmine algab lihtsa igapäevase ülesannete loendi pidamisest, mille koostate järgmisel enne või samal hommikul, kuid see ei piirdu seal olevate üksustega. Ideaalis jääte oma loodud loendi juurde, kuid pole harvad juhud, kui mõni uus ülesanne, millele teie tähelepanu juhiti, jääb kõrvale.

Isegi kui lõpetate uue ülesande enne selle ülesandeloendisse lisamist, märkige see igal juhul sinna üles. Nii saate parema pildi sellest, millistele ülesannetele aega kulutate.

Siin on kolm põhjust, miks sellise nimekirja pidamine on kasulik.

1. Näete, et olete asjad ära teinud

Ülesannete nimekirja koostamine mitte ainult ei aita teil keskenduda päeva prioriteetidele, vaid saate esemeid kontrollides ka endale tõestada, et saate asjad tehtud.

See ei ole mingil juhul võidujooks, et näha, kui palju saate kontrollida. Veelgi enam, teate, et olete oma olulised ülesanded ära teinud või vähemalt panustasite suuremate ülesannete täitmisele mõne tegevusega tegelemine.

Seotud: Microsoft To Do vs. Taskade: milline ülesannete haldustööriist on parem?

Te ei tunne end mitte ainult päeva lõpus paremini, vaid võite ka motiveerida vaadata, mida eelmisel päeval saavutasite, ja hoida hoogu.

2. Saate seada paremaid eesmärke

Iga eesmärk peab olema mõõdetav. Kuid te ei tea, kust alustada, kui teil pole baasjoont.

Kui kirjutate üles oma ülesanded ja jälgite, mida olete saavutanud, annate oma tootlikkusele mõõtühiku – lõpetatud ülesannete arvu. Seda numbrit kasutades saate parema ülevaate sellest, kui palju ülesandeid saate tavaliselt päevas keskmiselt ära teha, mis on teie lähtetase.

Sealt saate seada realistlikuma eesmärgi või igapäevaste ülesannete arvu ja kohandada vastavalt vajadusele üles või alla.

3. Saate teada, millal on aeg pausi teha

Mõnikord on raske teada, millal töö, projekt või õppimine kõrvale jätta. Kui annate endale iga päev teatud hulga ülesandeid, saate teada, millal on aeg pausi teha.

See ei tähenda, et peate need kõik täitma. Tegelikult, tootlikkuse ekspert Ivy Lee soovitas juhtide rühmal täita kuus ülesannet päevas ja kõik, mis neil tegemata jäi, pidid nad lihtsalt liikuma järgmisele päevale ja seadma selle esmatähtsaks.

Seotud: Kuidas optimeerida oma ülesannete loendit tõhusamaks muutmiseks

Tema meetod ei õpetanud ka juhte oma kuue igapäevase ülesande täitmist oma nimekirja pidevalt täiendama. See oleks sarnane finišijoone liigutamisega, enne kui lubate endal oma võitu tähistada.

Sa tead oma töökoormust paremini kui keegi teine. Isegi kui olete oma nimekirjas alles pooleli, saate paremini hinnata, kas peaksite edasi lükkama läbi veel ühe või kui olete piisavalt teinud, ja pärast mõnda aega saate jätkata sealt, kus pooleli jäite väga vajalik puhkus.

Kuidas tekstitöötlustarkvara tootlikkust kiiresti mõõta

See näide näitab Apple'i lehti. Siiski ei vaja te alustamiseks spetsiaalset tarkvara, nagu iga tekstitöötlusprogramm.

Alustuseks looge uus dokument ja pange sellele vastav nimi. Lisage kuupäev paksus kirjas, et see silma paistaks, ja kirjutage oma ülesanded punktivormis.

Ülesannete täitmisel muutke vormingut mingil viisil, et anda teada, et olete need lõpetanud – näiteks tõmmake teksti läbi või muutke värvi.

Kõik lõpetamata ülesanded saate kopeerida ja kleepida järgmise päeva loendi ülaossa. Võite ka lõigata ja kleepida, kui te ei soovi lõpetamata ülesandeid näha, kuid see võib olla kasulik jälgige ka neid, et saaksite oma eesmärki kohandada ja teada saada, mis tüüpi ülesandeid võite rohkem leida väljakutseid pakkuv.

Kui leiate, et olete ülesande rohkem kui üks kord teisaldanud, peate võib-olla leidma meetodi selle tegemiseks, näiteks söö konn meetod, kus esitate endale väljakutse raskemad või vähem ihaldusväärsed ülesanded esmalt teelt kõrvaldada.

Mõned näited oma tootlikkuse mõõtmisest muus tarkvaras

1. Arusaam

Siin on näide sellest, milline võiks teie igapäevane ülesannete loend rakenduses Notion välja näha. See loend kasutab Notioni ülesannete loendi plokki, mis annab teile üksuste täitmisel märkeruudud. Kui teete, kriipsutab tarkvara teie eest üksused automaatselt läbi.

2. Klõpsake nuppuÜles

Samuti saate ClickUpis kasutada lihtsat loendit, mis aitab oma tootlikkust mõõta. Näite loendis kasutatakse rühmadena nädalapäevi ja üksuste täitmisel lähevad need täielik gruppi, et näeksite endiselt kõike, mida olete teinud.

Selleks kasutage kuupäev suletud veerg aitab teil jälgida, mis päeval üksuse valmis saite.

3. Arvutustabel

Lihtne arvutustabel on veel üks viis, kuidas saate oma tootlikkusel silma peal hoida – see on mõeldud sõnamängule. Selles näites kasutaksite ühte faili terve kuu jooksul. Iga vahekaart kirjeldab selle kuu nädalat ja iga veerg on nädalapäev.

Arvutustabelid, nagu Google'i arvutustabelid, pakuvad märkeruutusid, mis muudavad üksuste täielikuks märkimise lihtsaks.

Jälgige oma tootlikkust

Tootlikkuse mõõtmine aitab teil vähem stressi tunda asjade pärast, mida te ei teinud, kuna näitate, et teete edusamme. Samuti võimaldab see teil seada paremaid eesmärke ja teada, millal on aeg puhata.

Õnneks ei pea seda liiga keeruliseks tegema ja teil võib olla juba alustamiseks vajalik tarkvara.

5 viisi, kuidas suurendada tootlikkust ja teha rohkem lühema ajaga

Kas soovite suurendada oma tootlikkust ja teha rohkem lühema ajaga? Siin on mõned tõhusad viisid, mida saate kasutada.

Loe edasi

Autori kohta