Kuidas teha märkmeid suumikoosolekute ajal nagu professionaal

Olgu selleks meeskonnakoosolek või kliendikõne, Zoomi koosolekutest on saanud iga kaugtöötaja elu oluline osa. Enamik inimesi unustab aga arutelu pärast koosoleku lõppu. Koosoleku tipphetkede mitte meelespidamine võib muuta teid ebaefektiivseks, mis võib viia ebaproduktiivsuseni. Niisiis, kuidas püsida kursis kõigi oma veebikohtumistega?

Sisestage koosoleku märkmed. Kuigi see pole uus kontseptsioon, ei ole paljudel inimestel õiget märkmete tegemise süsteemi, mis aitaks neil kõnedega kursis olla. Kuidas aga Zoomi koosolekute ajal märkmeid teha? Uurime välja.

Koosoleku märkmed vs. Minutid: mis vahe on?

Enamasti kasutavad inimesed koosolekumärkmeid ja koosoleku protokolle vaheldumisi. Kuid need ei ole samad asjad ja nende erinevuste mõistmine võib teie tõhusust suurendada.

Märkmed ja protokollid on mõlemad toimingud, mis salvestavad koosolekul arutatud olulisi punkte, kuid need on suunatud erinevatele asjadele. Koosoleku märkmed on stenogramm koosolekul mainitud ideede, plaanide, eesmärkide, tegevuste, tähtaegade kohta. Saate sisu muuta olenevalt oma eesmärgist ja kavatsusest.

Teisest küljest on koosoleku protokollid formaalsed üksikasjad, mis võivad olla koosoleku juriidilised dokumendid, mida audiitorid ja kohtud saavad vaadata. Põhimõtteliselt sisaldavad protokollid teavet, nagu koosolekul osalejad ja puudujad, arutatud teemad, koosoleku algus- ja lõpuaeg, tehtud otsused ja palju muud. Minutid järgivad teatud struktuuri, erinevalt märkmetest, mida saab muuta.

Seotud:Parimad koosolekuprotokolli mallid professionaalidele

Kuidas suumikoosolekul märkmeid teha

Lisaks isiklikule kasutamisele võivad koosolekute märkmed olla ka teie kolleegide jaoks ressurss, eriti kui olete nõus enda omi jagama. Kuna neil on kogu oluline teave koosolekul arutatud, võib see aidata teie meeskonna tootlikkust tõsta.

Siiski peaks teie koosoleku märkmetel olema struktuur. Muidu ei saa neist keegi aru. Professionaalselt koosolekute märkmeid saate teha järgmiselt.

1. Viige end kurssi märkmete tegemise põhitõdedega

Märkmeid tehes on mitu teemat, mida peaksite käsitlema. Allpool on asjad, mida peaksite kaasama:

EELKOHTUMINE: Enne koosoleku algust kirjutage üles andmed, mis on teile juba kättesaadavad, et te ei raiskaks aega. Siin on need:

• Päev ja aeg: see aitab teil märkmeid hästi korraldada ja sorteerida.
• Osalejad ja koosoleku tüüp: Kas see on kliendikõne või meeskonna koosolek? Kes sellel osalesid?
• Päevakord: Kokkuvõte koosoleku sisust.
• Ideed: Kas teil on midagi, mida soovite koosoleku ajal jagada? Kirjutage need üles, et te neid ei unustaks.

KOHTUMISE AJAL: Kui koosolek algab, saate keskenduda oma märkmete tegemisel koosolekul mainitud olulistele asjadele, näiteks:

• Tegevusüksused: Kui koosolekul on mingeid plaane arutatud, kirjutage need üles. Esitage mainitud üksikasjad, nagu kaasatud inimesed, ülesanne ja kohustused, ajakava ja tähtaeg.
• Faktid: Kõik koosolekul välja öeldud olulised faktid.
• Küsimus ja vastus: Salvestage koosolekul esitatud küsimused ja nende vastused, et saaksite neile vajadusel viidata.

Seotud: Näpunäiteid Microsoft OneNote'iga paremate märkmete tegemiseks

2. Ärge salvestage kõike, mida kuulete

Märkmete tegemine ei tähenda kõike, mida sellel ajal mainitakse Suumi koosolek. Kogu koosoleku kirja panemine on vana kooli lähenemine; profid seda enam ei tee. Kui proovite vana meetodit, siis tõenäoliselt ebaõnnestute. Seda seetõttu, et kogu protsess on aeganõudev ja kaotab märkmete tegemise peamise eesmärgi. Samuti ajab see teid või seda, kes seda loeb, segadusse, kuna see sisaldab üleliigset teavet, mis pole vajalik.

Selle asemel salvestage ainult märksõnu ja tegevusüksusi. Põhimõtteliselt haarate märksõnad ja koostate kokkuvõtte punktist ja kõigest, mida sellega teha tuleb. Saate tutvuda märkmete tegemise põhitõdedega, et oma märkmed oleksid lühikesed ja kergesti mõistetavad.

3. Loo mall

Kogu märkmete tegemise protsessi kiirendamiseks peate looma malli. See säästab aega, mille jooksul mõtlete, milline detail kuhu läheb. Samal ajal ei pea te pärast koosolekut selle redigeerimisele rohkem aega kulutama, kuna see on juba vormindatud.

Saate luua oma vajadustele vastava malli või järgida ka erinevaid märkmete tegemise strateegiaid. Näiteks võite proovida kvadrantide meetodit ja jagada oma märkmed neljaks osaks: küsimused, ülesanded, määratud ja märkmed. Kui olete visuaalne inimene, võib mõttekaart olla ideaalne mall.

Lisaks strateegiatele saate kasutada ka märkmete tegemise rakendused et teil oleks lihtsam kõike korraldada. Mõnel rakendusel on mall juba kasutamiseks valmis, nii et te ei pea mõtlema selle loomisele või leidmisele.

Seotud: Puhtad ja lihtsad märkmete tegemise rakendused, mis töötavad võrguühenduseta

4. Määratlege oma eesmärk

Kui soovite Zoomi koosolekumärkmete kirjutamisel edukas olla, on kõige olulisem, mida peate arvestama, oma eesmärki. Küsige endalt: miks te märkmeid kirjutate? Kas soovite seda kasutada tõhusaks ja oma karjääri edendamiseks? Kas kirjutate oma töö raames märkmeid? Kas soovite neid jagada? Kas teete seda organiseeritumaks? Mida sa sellest saada tahad?

Märkmete tegemise eesmärgi määratlemine võimaldab teil olla rohkem motiveeritud seda paremini tegema. Kui teate, mida soovite saavutada, muutub koosolekute märkmete kirjutamine pargis jalutuskäiguks, kuna saate selgemalt aru, milline on soovitud tulemus. Pidage meeles, et teie koosoleku märkmed peaksid aitama teil oma karjääri paremaks muuta. See pole lihtsalt midagi, mida teete; see võib oluliselt aidata teil edeneda ja tööl palju tõhusamaks muutuda.

Kas suumikoosolekute ajal on otstarbekas alati märkmeid teha?

Alati ei pea koosolekute ajal märkmeid tegema. Siiski peate õppima hindama iga vastuvõetud kõne tähtsust. Näiteks kui see on lihtsalt joonduskõne ja olulisi üksikasju pole mainitud, võite märkmed vahele jätta ja keskenduda kõnele endale.

Siiski on märkmete tegemine oluline oskus, mida peaksite oma karjääri edendamiseks õppima. Lisaks tõhususe suurendamisele võib see kaasa tuua parema säilivuse, mis võib parandada teie pikaajalist mälu. See suurendab ka vastutust ja suurendab teie meeskonnakaaslaste jõudlust, võimaldades neil saada teadlikumaks sellest, mida nad peaksid tegema. Lõpuks annab see suuna, nii et teate, kuhu oma tähelepanu koondada.

Digitaalne vs. Märkmed paberile: millist peaksite kasutama?

Teie märkmete tegemise harjumused võivad olla teie tootlikkuse südameks. Kas teile meeldib minna vanasse kooli pabermärkmetega või eelistate digitaalseid märkmete tegemise rakendusi?

Loe edasi

Autori kohta