5 parimat rakendust, mida saate tõhusate koosolekute kokkuvõtete kirjutamiseks kasutada

Kas olete kunagi tundnud pettumust, kuna ei saanud koosolekul olulisi detaile üles märkida? See võib juhtuda mitmel põhjusel, alates liiga hõivatusest kuni töökaaslaste tähelepanu hajumiseni või kirjutamisvahendite puudumiseni.

Tõhusa rakenduse olemasolu koosolekute kokkuvõtete kirjutamiseks aitab teil koosolekul hõlpsasti asjakohast teavet jäädvustada.

Lugege edasi, kui arutame üldisi funktsioone, millele koosoleku kokkuvõtete kirjutamise rakenduses tähelepanu pöörata, ja tuvastage kõige tõhusamad.

Koosolekute kokkuvõtete kirjutamise rakenduste funktsioonid

Koosoleku kokkuvõtte rakenduse peamine eesmärk on koosoleku ajal nutiseadmete abil märkmeid teha. Pärast ürituse lõppu tehakse infost kokkuvõte ja salvestatakse see seadmesse, et aidata meeskonnaliikmetel kõigega arutatud või kokkulepituga kursis olla.

Näiteks võite viia läbi projekti avakoosolek ja kirjutage koosoleku üksikasjad üles tõhusa koosoleku kokkuvõtte tööriistaga. Enamikul neist rakendustest on teatud funktsioonid, mis muudavad dokumentatsiooni lihtsamaks ja juurdepääsetavamaks. Nende funktsioonide hulka kuuluvad:

1. Hea liides

Tõhusa koosoleku kokkuvõtte rakenduse liidesele on lihtne juurde pääseda, ilma et see oleks keeruline. Heade liideste olemasolu soodustab kiiret navigeerimist nii tehniliste kui ka mittetehniliste asjatundjate jaoks. Kuna koosoleku kirjutamine peab olema kiire, ei tohiks kasutajad raisata aega rakenduses üksuste leidmisele.

Hea koosoleku kokkuvõtte rakendus on loodud ka selleks, et saaksite seda teha korraldada tulemuslikke virtuaalseid kohtumisi ja võta siiski kõik arutatud teadmiseks.

2. Õige nimetus

Enamikul neist rakendustest on vastutuse jaoks õige tähistus. Nende hulka kuuluvad koosoleku pealkiri, koosoleku kuupäev, koosoleku päevakord, koosoleku kestus ja koosoleku koht. Need funktsioonid muudavad uute ja olemasolevate koosolekute dokumenteerimise kiireks leidmiseks lihtsamaks.

3. Meeskonnaliikmete lisandumine

Kuna meeskonnad töötavad koos, võimaldab tõhus rakendus koosolekute kokkuvõtete kirjutamiseks lisada mitu kasutajat. Kõik, kellel on dokumendile juurdepääs, saavad koosolekut vaadata, lugeda ja vajadusel muudatusi teha. Sellised funktsioonid takistavad teie meeskonna viimase koosoleku paberkoopiate printimist.

4. Muude rakenduste integreerimine

Teine funktsioon, mis mõnel neist rakendustest on, on nende integreerimine teiste tootlikkuse rakendustega. Saate lisada selliseid rakendusi nagu Zoom, iCal, Google'i kalender ja mõned teised, et olla suurepärane tööriist meeldetuletuste, koosolekute ajakava või ajakava muutmiseks.

5 rakendust, mida saate kasutada tõhusa koosoleku kokkuvõtte kirjutamiseks

Inimese aju mäletab ainult nii palju, eriti kui mõelda mitmele asjale. Koosolekute jaoks õige koosoleku kokkuvõtte rakenduse kasutamine tagab, et teavet ei jäeta välja ega unustata.

Nüüd, kui olete teadlik mõningatest koosolekute kokkuvõtete rakendustes saadaolevatest funktsioonidest, võiksite kaaluda mõnda funktsiooni.

Hüperkontekst on loodud koostööd tegevatele meeskondadele, kes on koosolekutel tõhusalt suheldes pühendunud seatud eesmärkide saavutamisele.

Hüperkonteksti abil saate jälgida iga koosoleku minutit ja määrata meeskonnaliikmetele meeskonnajuhi või juhi kohustusi. Samuti aitab see edendada tervislikke vestlusi teie ja teie meeskonnaliikmete vahel, pakkudes välja erinevaid teie koosoleku päevakavaga seotud küsimusi.

Kui olete oma töökoha tippjuht, võib Hypercontext aidata teil ületada lõhe teie ja töötajate vahel, kellel pole teiega otsest juurdepääsu. See aitab paremini mõista uusi ja kaugtöötajaid, et luua produktiivne töösuhe.

Teil on võimalus integreerida hüperkonteksti teiste rakenduste või tööriistadega, nagu Google Calendar, Slack, Microsoft Teams, Google Meet, Zapier ja Outlook.

Hinnakujundus:

• Tasuta põhipakett.
• Pro-versioon, mis nõuab aastaplaani eest kuus 5,60 dollarit inimese kohta ja igakuise makse eest 7 dollarit.
• Äriversioon, mille aastaplaani eest küsitakse iga kuu 8,80 dollarit ja kuumakse eest 11 dollarit.

Beenote on koosolekute haldamise tarkvara, mis on loodud direktoreid, projektijuhte ja juhatuse liikmeid silmas pidades. See võimaldab teil dokumenteerida koosolekute erinevaid etappe. See ulatub planeerimise, tegevuse ja järelmeetmete algatamisetapist.

Beenote rakendus võimaldab teil alustada aktiivset koostööd enda ja osalejate (töötajate) vahel ilma füüsilise kontaktita. Samuti võimaldab see koosoleku ajal üles kirjutada ühiseid märkmeid, otsuseid ja ülesandeid, mis liidetakse automaatselt koosoleku protokollidesse.

Saate tõhusalt jälgida meeskonnaliikmete edenemist projekti ajal vastutuse tagamiseks.

Hinnakujundus:

• Beenote makse sõltub kasutajate arvust.
• Makse arvestatakse igakuiselt, kuid iga-aastase arvega.
• Igal paketil on tasuta prooviperiood.

nTask on produktiivne projektihaldusrakendus, millel on palju meeskonnahaldusfunktsioone, sealhulgas koosolekute haldamine, ülesannete haldamine, riskijuhtimine, aja jälgimine ja probleemide jälgimine.

nTaski abil saate oma meeskonnaga kohtumisi sujuvalt ajastada ja hallata liikvel olles, ilma et peaksite rakendusi vahetama. Saate parandada koosoleku päevakava, salvestada arutelupunkte, määrata järelmeetmeid ja koostada korduvaid koosolekuid.

Seotud: nTaski parimad funktsioonid sujuvaks projektijuhtimiseks

Salvestusprotsessi ajal võimaldab see koosoleku protokolle hinnata ja enne avaldamist üle vaadata. See tagab, et teie ja teie meeskond olete koosoleku üksikasjade osas samal lehel.

Veel üks nTaski silmapaistev omadus on see, et see annab teile võimaluse saata koosolekuprotokollid meili teel osalejatele või meeskonnaliikmetele, kes ei kuulu teie nTaski tahvlitesse.

Hinnakujundus:

• Sellel on põhiline tasuta pakett.
• Lisatasu paketi hind on 3 dollarit kuus kasutaja kohta.
• Äriplaanile pääseb ligi 8 dollarit kuus kasutaja kohta.

Magic Minutes pakub platvormi, kus saate teha koosolekuprotokolli märkmeid ja luua ülesandeid, mida saab meeskonnaliikmetele määrata koos ajastatud kuupäevade ja selgitustega.

Saate luua päevakorrad kohe või koostada need enne tähtaega, et tagada, et teie koosolekud on keskendunud ilma segajateta. Asja arusaadavamaks muutmiseks saate oma minutitele hõlpsasti pilte või ekraanipilte lisada – see aitab teie seisukohti näidata ja tahvli seansi hetki jäädvustada.

Pärast koosolekut saab liikmetele e-posti teel saata protokolli protokolli või vaadata neid otse nende armatuurlaual, kui kasutate rakendust Magic Minutes. Et koosoleku eesmärk oleks leidlik, saate kokku leppida järelkoosoleku. Lihtne nupupuudutus aktiveerib selle funktsiooni. Kõik liikmed kutsutakse ja vajadusel küsite ka aruandeid.

Hinnakujundus:

• Magic Minutes pakub koosolekul osalejatele tasuta plaani. Nad saavad funktsioone vaadata ja täita, kuid ei saa koosolekuid luua ega käitada.
• Selle lisatasu plaan on 12 naela kuus kasutaja kohta.
• Selle meeskonna plaan on 6 naela kuus kasutaja kohta

Meeting Boosteri teeb ainulaadseks see, et see koondab kõik koosoleku minutitesse. See pakub otsingu- ja liitmisfunktsioone, mis võimaldavad teil otsida konkreetseid koosolekuprotokolle ja valida teemasid, märkmeid või ülesandeid. Seejärel saate tulemused ühendada üheks koonddokumendiks. See muudab hindamisprotsessi vaevatuks ja suurendab teie koosolekute tõhusust.

Hinnakujundus:

• See pakub tasuta prooviperioodi. Kasutajad saavad hiljem valida tasulise valiku.

Kirjutage viitamiseks tõhusaid koosoleku kokkuvõtteid

Koosolekud on kriitilised sündmused, kus tehakse olulisi otsuseid ja pannakse paika plaanid. Oluline on võtta arvesse arutletud punkte. Vastasel juhul võivad meeskonnaliikmed hiljem pakkuda vastuolulist teavet või ideid.

Koosoleku adekvaatse järelkontrolli tagamiseks on kõige parem kasutada sobivat koosoleku kokkuvõtte rakendust, et asjakohase teabe tõhusalt koguda ja kokku võtta.

7 parimat AI koosolekuabilise rakendust, mida peaksite kasutama

Koosolekuabirakendused võivad automatiseerida koosolekutega seotud ülesandeid ja tõhustada töövooge. Siin on mõned parimad, mida peaksite proovima.

Loe edasi

Autori kohta