5 Projektihaldustarkvara kasutamise ajasäästlikkust

Meeskonnatöö paneb unistuse tööle – välja arvatud siis, kui tegemist on suhtlemishäiretega. Uue projekti arutamisel võib liigne suhtlemine, alasuhtlemine ja arusaamatused võtta palju aega.

Tõenäoliselt olete kulutanud mõnda aega teabekildude või failide otsimisele, mis asuvad meie postkastides, kiirsuhtlejates või koosolekutelt ja telefonikõnedelt saadud kleepuvaid märkmeid.

Kui suudate suhelda, võite projektihaldustarkvara kasutamisest kasu saada. Selles artiklis tutvustame teile seda tüüpi tarkvara pakutavate ajasäästlike eeliste loendit koos näidetega ClickUpist, Notionist ja Asanast. Isegi kui töötate üksi, võite leida mõned kaasavõetud.

1. Pole enam e-kirjade kaudu saatmist ja otsimist

Tänu projektihaldustarkvarale saate loobuda ülesannete e-kirjade saatmisest.

Selle asemel saate kasutada oma veergu määratud saaja Klõpsake nuppuÜles projekti tahvlid. See võimaldab teil määrata projekti omandiõiguse kellelegi teisele.

Kui olete lisanud projekti kirjelduse, tähtpäeva ja muud üksikasjad, mida soovite lisada, lihtsalt lisage oma töökaaslane sellesse veergu ja ta saab märguande või näeb seda oma ülesannetes nimekirja.

Kui soovite, et projekti omanikuks oleks mitu inimest, saate ClickUpi ClickAppsi abil lubada mitme määratud isiku veeru.

Saate selle oma tööruumi loomisel lubada. Kui aga peate selle hiljem lisama, minge oma profiili avatarile vasakus allnurgas ja klõpsake seda leidmiseks Klõpsake Apps menüüs.

Sealt kerige otsimiseks valikuid Mitu volitatud isikut, lülitage see sisse ja märkige see välja tööruumi jaoks, kus soovite seda kasutada.

Volitatud veerg on mõeldud neile, kes projektiga seotud toiminguid teevad. Kui soovite kellelegi projektis koopia lisada, lisage ta jälgijaks, klõpsates ülesandekaardi paremas ülanurgas silma sümbolil.

Seotud: Arusaam vs. Evernote: milline neist sobib teile?

Nüüd on ülesandesaajad ja jälgijad, sealhulgas ülesande loonud isik, hilisemate värskenduste jaoks kursis – ja keegi ei pea üksikasjade jaoks 50 lõime pikkust meili sirvima.

2. Vähem tarbetuid kohtumisi

Kui olete kunagi kuulnud kedagi ütlemas, et koosolek võis olla meilisõnum, võib see olla ka Notioni leht.

Väiksemate projektide ja ideede jaoks vestlemise või ajurünnaku pidamise asemel looge uus leht ja tehke koostööd.

Kui olete Notioni uustulnuk, Meeskonna ülesanded mall aitab teil alustada. Uue lehe loomiseks rakenduses tahvli vaade Selle malli puhul klõpsake oma veeru allosas nuppu Lisa. Kui eelistate Loendivaade, lisage lihtsalt oma loendisse uus rida.

Enne meeskonnakaaslaste lisamist täitke atribuudid, nagu tähtaeg ja prioriteet, samuti oma andmed ja ideed. Lisage oma töökaaslastele viip oma mõtteid ja ettepanekuid lisada ning seejärel lisage nad volitatud isikutena.

Kui eelistate midagi neutraalsemat, võite seda majutusasutust kutsuda ka meeskonnakaaslasteks.

Näidispildil kasutatakse tähelepanulaiendit, et lehe eesmärk silma paista. Allpool saab igaüks lisada teavet, kasutades teksti, päiseid, pilte, manuseid, linke ja palju muid käepäraseid käske.

Samuti, kui teie või teie töökaaslane kustutate kogemata midagi tähenduslikku, saate vaadata lehe eelmisi versioone, klõpsates paremas ülanurgas kellaikoonil.

3. Pole vaja projekti mitu korda selgitada

Ülesande üksikasjade selge ja järjepidevuse tagamiseks pole vaja liiga palju veerge ega atribuute. Tõenäoliselt võite lihtsalt volitatud isiku, tähtpäeva ja prioriteedi kasutamisest pääseda.

Seotud: Loovad viisid Asanast maksimumi saamiseks

Enne kaastöötajate lisamist projektihalduse ülesandele volitatud või kaastöötajatena tarkvara, täitke igas veerus olev teave ja avage täitmiseks ülesande kaart või leht kirjeldus.

Siin on, kuidas see lihtsat paigutust kasutades välja näeb Asana tasuta versioon.

Tänu selgele paigutusele ja siltidele teavad kõik pärast nende lisamist, kes on volitatud või kaastöötaja. Lisaks üksikasjadele on neil ka selged juhised selle kohta, millal on tähtaeg, ülesande prioriteetsuse tase ja millisesse projekti või jaotisesse ülesanne panustab.

4. Väldite samale küsimusele vastamist kordusel

Kui keegi küsib Slacki või meili teel selgitusi, ei ole kõigil vastusele ligipääsu. Kui nad sinu projektihaldustarkvaras vastava ülesande kommentaarides küsivad, näevad seda kõik.

Siin on näide ClickUpi kasutamisest.

ClickUpi kommentaaride puhul on suurepärane see, et igaüks neist loob uue lõime. Kui saate kaks küsimust, saate neile eraldi vastata, valides vastata kommentaari all. Võite ka küsimusele kellegi määrata, kui arvate, et tal on parem vastus.

Avalik küsimus ja vastus peaks takistama samade küsimuste esilekerkimist. Kuid kui saate küsimuse uuesti kätte ja see ei ole kiire vastus, saate suunata oma töökaaslase õiges suunas, määrates ka talle vastuse.

5. Palju vähem teiste töö pärast tagaajamist või failide otsimist

Kuna projektihaldustarkvara soodustab koostööd, on teil töökaaslastega suhtlemiseks palju tööriistu. Kui soovite kiiret olekuvärskendust, pole vaja muud teha, kui märkida need kommentaaris – jaotises Notion. Seda saate teha kasutades a märgi juures (@) ja tõmmates otsinguribal üles nende nime.

Samuti ei pea te e-kirju sirvima ega paluma oma töökaaslastel teile dokumenti meiliga saata, sest nad saavad need lisada otse projekti lehe koopiasse. Kui aga soovite, et dokumendid ilmuksid iga kord samas kohas, saate omale lisada dokumendiveeru projekti tahvli leht.

Dokumendiveerg teeb imesid, kui teil on mõni meeskonnakaaslane, kes on kurikuulsa selle poolest, et palub teil faili iga kord uuesti saata, kui nad seda kaotavad. Võite neile lahkelt öelda, et see on seal projekti tahvlil, kui nad seda uuesti kaotavad.

Suurendage oma tootlikkust projektihaldustarkvaraga

Meeskonnatöö on lõbus, eriti kui projekt kulgeb tõrgeteta. Haldades oma ülesandeid projektihaldustarkvaras, saate aidata vähendada hõõrdumist ning säästa nii enda kui ka kolleegide aega, hoides kõike ühes kohas korraldatuna.

Isegi kui töötate üksi, on teile kasulik teada, kust leiate kõik vajalikud üksikasjad ja dokumendid. Milline tarkvara valida, on teie otsustada. Kuna saadaval on palju suurepäraseid valikuid, leiate suure tõenäosusega selle, mis sobib teile ja teie meeskonnale.

Notion, ClickUp ja Asana on kõik suurepärased valikud, kui otsite alustamiseks soovitusi.

ClickUp vs. Asana: kumb on projektijuhtimise jaoks parem?

Projektihaldustarkvara jaoks on palju võimalusi, siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil valida Asana ja ClickUpi vahel.

Loe edasi

Autori kohta