Kodukultuuri kasutamise buumi tõttu toetuvad meeskonnad kaugtöö jätkamiseks suuresti koostöötööriistadele. Kaugmeeskondade haldamiseks, nende edenemise jälgimiseks, virtuaalsete kohtumiste korraldamiseks ja ühenduses püsimiseks on saadaval mitmeid tööriistu, et aidata neil tööviljakusena püsida.
Samamoodi on tõhusa suhtluse jaoks sama oluline koht dokumentide koostööl. Dokumentide loomise, jagamise ja koostöö sujuvamaks muutmiseks on siin mõned parimad dokumendikoostöö tööriistad, mida peaksite proovima.
Dokumentide koostamiseks on Google Docs parim valik. See aitab koostöömängust ees püsida, maksmata peenrahagi. See välistab nii saatja kui ka vastuvõtja frustratsiooni, määrates igale dokumendile kordumatud lingid ja võimaldades kasutajatel neid sujuvalt ühe klõpsuga jagada.
Google Docsi dokumentide ühisjagamise funktsioon võimaldab mitmel kasutajal sama dokumenti redigeerida, Jälgige ja aktsepteerige soovitusi ning vaadake muudatusi reaalajas sünkroonituna, et olla kursis viimastega versioon. Lisaks võimaldab see toimetajatel lisada reaalajas kommentaare ja soovitusi.
SEOTUD: Kuidas Google Docsis lubasid anda ja piirata
Dokumendi omanikuna saate redigeerimisõigusi vastavalt oma vajadustele kohandada. Saate lisada inimesi, näiteks toimetajaid või vaatajaid, kasutades nende e-posti aadresse. Samuti saate määrata dokumendi olekuks "Ainult vaatamine" või "Piiratud", et sellele pääseksid juurde ainult inimesed, kellel on samast domeenist pärit meili ID-d. Lisaks saate juhtida, kes saavad teie dokumenti teiste meeskonnaliikmetega jagada.
Kuid enamikul inimestel tekib Google Docsi kasutamisel üks probleem. Kasutajad ei ole Google Docsi kutsete ja linkide jagamise võimalustest teadlikud. Vastuvõtja võib vastuvõetud dokumendi alla laadida, redigeerida ja meilida, kui ta ei tea, kuidas Google Docsis koostööd teha. Seega, kui nad kasutavad seda esimest korda, peate võib-olla neid veidi harima.
Mõiste annab teile täieliku kontrolli dokumentide jagamise üle. Selle abil saate hõlpsalt juhtida, kes saavad teie Notioni lehti redigeerida, vaadata, kommenteerida või jagada. Dokumente saab jagada kas ühe inimesega või terve meeskonnaga korraga.
Rühma jagamisel saate piirata, kellel on juurdepääs dokumentidele, kas kogu meeskonnale või vaid mõnele liikmele kogu grupist. Saate näiteks paigutada oma asetoimetajad ühte rühma ja anda neile ühe klõpsuga juurdepääsu konfidentsiaalsele teabele. Või saate anda redigeerimisõiguse mõnele toimetajale, jagades samal ajal dokumenti kogu redigeerimisrühmaga.
SEOTUD: Olulised näpunäited ja nipid Notioniga alustamiseks
Vasakpoolsel külgribal hoiab Notion teie privaatsete ja jagatud lehtede üle arvestust. Selle tulemusena saate lehti kiiresti ühest jaotisest teise pukseerida, määrates samal ajal juurdepääsuõigused nii, et need vastaksid privaatse lehe jaotises juba määratud õigustele. Pesastuslehtedele kehtivad samad juurdepääsuõigused, kuid saate neid hiljem vastavalt vajadusele muuta.
Samuti on administraatoril õigus muuta juba jagatud dokumendi dokumendiõigusi mõnele kutsutud grupi liikmele või eemaldada keegi sellele juurdepääsust. Kui ajate redigeerimise õigused sassi, piisab, kui vajutada nuppu Taasta. Seega on Notion hea valik väikestele meeskondadele, kellel on selline kontroll dokumentide jagamise üle.
Notion integreerub Slacki, Google Drive'i, Trello, Mailchimpi ja paljude teiste teenustega, et hõlbustada dokumentide jagamist. Tasuta plaanil on piirangud, näiteks kutsutavate külaliste arv ja ajaloo jälgimine. Maksimaalse kasu saamiseks kaaluge tasulisele plaanile üleminekut. Tutvuge Mõiste hinnakujunduse leht lisateabe saamiseks.
Zoho Writer võimaldab kasutajatel sarnaselt Google Docsiga dokumente koostööks sujuvalt jagada. Dokumentide jagamine oma meeskonnaga ülevaatuste jaoks, võimaldades neil faile reaalajas kommenteerida, on ülilihtne. Kui jätate oma soovitused kommentaaridesse, teab teie meeskond, mida muuta, ja saab kiiresti tegutseda.
Saate isegi vestelda oma edusammudest töötamise ajal. Dokumendi omanikuna saate sisse lülitada muudatuste jälgimise lüliti, nii et iga dokumendis tehtud muudatust saab edaspidi hõlpsasti uuesti kontrollida. Lisaks saate Zoho Writeriga jagada dokumente väliselt klientidega, kes pole teie tööruumis.
Dokumendid salvestatakse hästi korraldatud pilveteegi ning neid saab kiiresti otsida ja alla laadida. Lisaks saate Zoho Writeri hõlpsalt integreerida selliste rakendustega nagu Google Drive, Dropbox, Evernote ja Zoho Mail. Lisaks on Zoho Writeril professionaalne liides ja sellel pole järsku õppimiskõverat. Nii et teil ei ole sellega raske harjuda.
SEOTUD: Zoho kirjanik vs. Google Docs ja Microsoft Word Online: kas on aeg vahetada?
Hinnakujunduse osas on Zoho Writerit üksikisikute jaoks tasuta kasutada. Lisahüvede (nt lisaruumi või paroolikaitse) nautimiseks peate siiski kasutama selle tasulisi plaane. Kontrolli Zoho Docsi hinnaleht lisateabe saamiseks.
Mõned käepärased funktsioonid, mida saate Zoho Writeriga nautida, on järgmised:
- Reaalajas dokumentide salvestamine.
- Tundlike andmete lukustamine.
- AI-toega kirjutamisassistent.
- Artiklite ajastamine või otsene avaldamine WordPressis.
- Töötab ka võrguühenduseta.
ClickUp Docs on veel üks väga tõhus tööriist dokumentide kaugjagamiseks. Tänu suurepärasele koostööliidesele, mis on täis funktsioone, saavad kõik tööruumis olevad inimesed samaaegselt koostööd teha, redigeerida ja ülesannetega töötada.
See võimaldab teha koostööd Google Docsi stiilis. Kui keegi redigeerib dokumenti, näete kursori liikumist ja tema nimi kuvatakse kursori kohal. Kollasel binokliikoonil klõpsates näete ka seda, kes teie tööd vaatab.
Lisaks sünkroonitakse kõigis seadmetes reaalajas tehtud muudatused, et tagada iga meeskonnaliikme juurdepääs dokumendi uusimale versioonile. Oma meeskonnaga dokumente jagades saate paindlikult hoida mõned dokumendid privaatsena, samas kui teised on kõigile juurdepääsetavad.
Lisaks saate oma dokumente kaitstes takistada teatud meeskonnaliikmetel nendele dokumentidele juurdepääsu ilma teilt luba küsimata. Pesastamine on üks ClickUpi ainulaadsetest funktsioonidest. See võimaldab teil dokumendis lehti rühmitada ja seoste funktsiooni kasutades saate linkida dokumendis seotud lehti.
Saate importida oma tööd ka muudest rakendustest, sealhulgas Evernote'ist, Google'i dokumentidest ja isegi Microsoft Wordi dokumentidest. Kui otsite väga reageerivat dokumentide koostöötööriista, peaksite proovima ClickUpi.
Dropbox Paperi platvorm on veel üks täiustatud dokumentide koostöövõimalus, mis on saadaval kaugmeeskondadele. Selle abil saate dokumente sujuvalt meeskonnaliikmetega jagada, võimaldades neile juurdepääsu dokumendile e-posti aadresside kaudu.
Mõne klõpsuga oma meeskonnaliikmetele ülesannete määramine ja kohe selle kõrvale tähtaja loomine hoiab kõik kursis. Lisaks saate oma koosolekuid planeerida, linkides jagatud dokumendis kalendrisündmused.
SEOTUD: Proovige neid Dropboxi paberi parimaid funktsioone
Kaastöötajana saate kiiresti avastada, millised ülesanded on teile dokumendi või dokumendi kaupa määratud, ning liikuda teistele määratud ja juba lõpetatud ülesannete vahel. Lisaks toetab Dropbox Paper erinevalt Google Docsist multimeediumifailide jagamist, muutes koostöö atraktiivsemaks.
Lisaks sellele võimaldab Dropbox Paper importida Microsoft Wordi, Exceli ja PowerPointi dokumente ning linkida Google'i dokumente, arvutustabeleid ja esitlusi. Nii et kui otsite oma meeskonnale funktsioonirikast koostöötööriista, proovige Dropbox Paperi.
Viige oma dokumendialane koostöö järgmisele tasemele
Dokumendikoostöö on kestnud aastakümneid. Proovige loendis olevaid tööriistu viia dokumendikoostöö oma meeskonnaga järgmisele tasemele. Selleks, et määrata, milline tööriist on meeskonna jaoks parim, peate laskma neil seda juhtida ja valima meeskonna nõuetele vastava lahenduse.
Kas teil on meeskonnaliikmeid erinevates maailma paikades? Tähtsa koosoleku kokkuleppimine oleks kahtlemata väljakutse, kui te ajavööndit ei tea. Kui jah, peaksite oma töö hõlbustamiseks kontrollima ajavööndimuundureid.
Kas teil on vaja töötada inimestega teisest ajavööndist? Kasutage õigeaegseks koostööks ajavööndi teisendaja tööriistu.
Loe edasi
- Tootlikkus
- Koostöötööriistad
- Digitaalne dokument
- Ülesannete haldamine
- Kaugtöö
Shan Abdul on lõpetanud insenerihariduse. Pärast kooli lõpetamist ja MS omandamist on ta alustanud oma karjääri vabakutselise kirjanikuna. Ta kirjutab erinevate tööriistade ja tarkvara kasutamisest, et aidata inimestel olla üliõpilase või professionaalina produktiivsem. Vabal ajal meeldib talle vaadata Youtube’i videoid produktiivsuse kohta.
Liituge meie uudiskirjaga
Liituge meie uudiskirjaga tehniliste näpunäidete, arvustuste, tasuta e-raamatute ja eksklusiivsete pakkumiste saamiseks!
Tellimiseks klõpsake siin
