Kuidas kirjeldada töövoogu mõistes

Olenemata sellest, kas tegemist on loomingulise, ehituse, halduse või millegi muuga, leiate end sageli igas töökeskkonnas korduvate ülesannetega. Väljakujunenud töövoo loomine aitab teil ja teie töökaaslastel jõuda rütmi, eriti kui asute tööle uuele inimesele.

Selles artiklis tutvustame teile Notioni töövoogu, et teie ja teie meeskond teaksite iga tööülesande olekut ja etappe.

Töövoo kontseptsiooni kirjeldamise eelised

Töövoo paigutus rakenduses Notion aitab teie meeskonnal visualiseerida ja meeles pidada samme, mida nad peavad ülesande alustamisel või lõpetamisel tegema. Samuti aitab see kõigil teada, millises etapis konkreetne ülesanne on.

Näiteks kui blogipostituste kirjutamine on korduv ülesanne, saate loomeprotsessi jagada neljaks etapiks: mustand, toimetamine, pildid ja üleslaadimine. Kui teie meeskonna kirjutajad mustandi lõpetavad, saavad nad oma osa ülesandest tahvlile lõpetatuks märkida ja määrata toimetamise eest vastutava isiku.

Isegi kui töötate üksi, on see suurepärane viis oma edusammude jälgimiseks, sest saate oma töökoormusest üksikasjalikuma ülevaate. Samuti aitab see jagada mahukamat ülesannet väiksemateks tegevusüksusteks, mis võib aidata vältida ülekoormust.

Töövoo ülevaade olekutega

Kasutades lihtne tabeli andmebaas in Notion annab teile koondatud ülevaate teie töövoost. Saate kiiresti vaadata, millisel etapil iga ülesanne on, võrrelda seda tähtpäevaga ja kontrollida, kes sellega tegeleb, ilma et peaksite palju kerima.

Selles näites tähistab iga veerg kirjutamisprotsessi ühte etappi. Alustamiseks otsustage, millisteks sammudeks soovite oma korduvad ülesanded jagada, ja looge uus leht, valides valiku Notioni vasakpoolses alanurgas. Kui olete uuel lehel, siis malli valimise asemel avage käsud, kasutades kaldkriipsu ja valige Tabelite andmebaas – tekstisisene.

The nimi veerg on koht, kuhu sisestate oma ülesande nime ja kuvatava täiendava veeru saate kustutada. Järgmisena lisage uus veerg, valides tabeli paremas ülanurgas lisamise sümboli ja vara tüüp menüü, valige vali.

Klõpsake alloleval lahtril ja tippige olek, mida soovite kasutada, ning Notion annab teile viipa selle muutmiseks valik. Sealt saate värvi muuta, kasutades selle kõrval olevat kolme punkti.

Looge kõik olekud, mida soovite kasutada, järgides samu juhiseid, ja klõpsake menüü kuvamiseks veeru pealkirja ja kopeerige seda, kuni teil on iga sammu jaoks üks veerg. Nimetage need vastavalt.

Nüüd, kui teie ja teie töökaaslased lähete, saate olekute abil teada anda, millisel etapil olete ja kuidas see läheb. Nii et ülesande lihtsalt tehtuks märkimise asemel saate oma meeskonnale näidata, et töötate üksuse kallal, ilma seda tegelikult ütlemata.

Näide kasutab tegema näitamaks, et keegi sellega veel ei tegele, pooleli öelda, et see on pooleli, täielik näitamaks, et see on tehtud, ootel et anda teistele teada, et see on peatatud, ja kinni näitamaks, et volitatud isik vajab abi.

Seotud: Mõiste Klaviatuuri otseteed Windowsi ja Maci jaoks

Kui teie meeskond vajab konkreetseid andmeid, saavad nad ülesande lehel kommenteerida, klõpsates selle nimel ja avades selle. Allolev tühi väli on ideaalne koht esialgsete üksikasjade jaoks. Kommentaaride väli on optimaalne küsimuste esitamiseks, projekti üleandmisest teatamiseks või ettepanekute tegemiseks.

Nende vestluste pidamine Notionis annab kõigile juurdepääsu teabele, selle asemel et piirata juurdepääsu otsesõnumis või grupivestluses eksida.

Isegi kui töötate üksi, on olekute kasutamine ja endale kommentaaride jätmine ülesande varundamisel abiks.

Töövoo ülevaade kontrollnimekirjade abil

Kui soovite, et see oleks lihtne ja eelistate lihtsalt teistele teada anda, et ülesanne on lõpetatud, saate kontroll-loendi veergude abil oma töövoogu visandada. See on ka suurepärane viis ruumi säästmiseks, kui peate oma töövoogu kaasama palju veerge. Siiski on parem neid võimaluse korral võimalikult vähe vähendada.

Sa lisad kontrollnimekirja veerud samamoodi teeksite a vali veerg klõpsates tabeli vasakus ülanurgas oleval lisamisnupul ja peate neile vaid nime andma.

Neid kasutades saate siiski kiire ülevaate sellest, kus teie ja teie meeskond ülesannetega olete, ja olekute tekst on veidi vähem segane. See sobib eriti hästi meeskondadele, kes võivad soovida, et prioriteetne tase kõige muu ees eristuks.

Seotud: ClickUp vs. Mõiste: kumb on projektikoostöö jaoks parem

Muidugi saate endiselt suhelda kommentaarides, kuid iga etapi olek ei ole fookuses – ainult see, kas see on lõpetatud või mitte.

Muud üksused, mida võiksite oma ideede töövoogu kaasata

Mõned muud veerud, mida võiksite oma mõistete töövoogu lisada, on a lingi veerg kui teie projektid on draivis või võrgutarkvaras või a failid ja meediumiveerg kui annate dokumente edasi-tagasi.

Kui leiate, et ei taha konkreetne vara andmebaasis veeruna kuvamiseks pidage meeles, et saate selle tabelis peita, kuid projektile klõpsamisel kuvatakse see ikkagi atribuutide loendis.

Märkuste lisamine tabeli kohale või alla lehele aitab teil ja teie töökaaslastel õppida ja meeles pidada teie töövoo samme.

See on eriti kasulik uute meeskonnaliikmete kaasamisel, kuna nad teavad kõiki samme ja teie juhised ütlevad neile täpselt, mida nad peavad järgmise liikmeni jõudes tegema.

Astuge mõttega rütmi

Kui kirjeldate Notionis töövoogu, eemaldate protsessist arvamise ja jagate suuremad projektid väiksemateks organiseeritud verstapostideks. Nii on teil ja teie meeskonnal kõik ühes kohas ja keegi ei pea otsima.

Kui te pole veel Notionit uurinud, võimaldab selle kohandamine ja lihtsus teil hallata mis tahes projekte. Kui aga tunnete end ummikus, võite alustada mõne selle paljudest mallidest ja õppida töö käigus.

Kuidas ideega alustada: 7 olulist nõuannet ja nippi

Notion on üks parimaid tootlikkuse tööriistu ja see kasvab kiiresti. Siin on mõned nipid ja näpunäited, mida saate alustamiseks kasutada.

Loe edasi

Autori kohta