Projekti lihtne planeerimine Dropboxi paberi abil

Projekti planeerimine võib olla tüütu ja üle jõu käiv, eriti kui see nõuab kogu teie meeskonna koostööd eraldi ülesannete, ajurünnakute ja muu kallal.

Õnneks on olemas tehnilisi tööriistu, mis võivad projekti planeerimise protsessi lihtsustada. Ja mis kõige parem, mõned neist on tasuta. Dropbox Paper on tasuta dokumentide loomise ja redigeerimise tööriist, mida pakutakse Dropboxi kaudu. Kõik, mida vajate, on Dropboxi konto.

Projektide kavandamine Dropboxi paberiga

Dropboxi paber sisaldab kõiki tööriistu, mida vajate projektide hõlpsaks ja kiireks planeerimiseks. Näiteks saate ajaskaala tööriista kasutada ülesannete ja kuupäevade määramiseks visualiseerige kogu oma projekt.

Samuti saate luua ülesannete loendeid ja märgistada konkreetseid meeskonnaliikmeid, kes vastutavad iga ülesande eest. Parim osa? Saate seda kõike teha ühes dokumendis, mis muudab kõigi üksikasjade jälgimise lihtsaks.

Dropboxi paber on ajurünnaku sõbralik

Enne kui sukeldume, tahame jagada järgmist: enne nende tööriistade kasutamist ei pea te kogu oma projekti välja mõtlema. Samuti võite soovida

Lisateavet selle kohta, mis Dropbox Paper tegelikult on.

Oma meeskonnaga on lihtne koostööd teha, et projekte kavandades ajurünnakuid teha. Kõik teie meeskonna liikmed saavad korraga vaadata ja redigeerida Dropbox Paper dokumente.

Ajakavade väljatöötamine projekti ajaskaala abil

Esiteks loome põhiprojekti ajaskaala. Avage värske Dropbox Paper dokument ja nimetage see vastavalt oma projektile. Seejärel toimige järgmiselt.

1. Dokumendi allosas näete tööriistariba Dropbox Paper. Valige ajaskaala ikoon, mis näeb välja nagu miniatuurne kalender.
2. Ilmub teie ajaskaala. Seejärel valige kõrval olev nool 2 nädalat et valida oma projekti pikkus.

Verstapostide seadmine

Järgmine samm on määrata projekti vahe-eesmärgid, mille soovite, et teie meeskond projekti jooksul täidaks. Selleks tehke järgmist.

1. Hõljutage kursorit kuupäeva kohal ja a Lipu ikoon ilmub. Valige see.
2. Nimetage oma verstapost.

Kui sisestate verstaposti valesti või soovite selle lihtsalt eemaldada, klõpsake ajaskaalal verstapostil ja valige prügikasti ikoon.

Ülesannete lisamine

Kui kõik oma verstapostid on sisestatud, soovite nüüd konkreetsed ülesanded läbi teha ja tähtajaks lisada. Need on ülesanded, mida peate iga verstaposti saavutamiseks täitma.

1. Hõljutage kursorit iga kuupäeva all oleva tühja koha kohal, et kuvada hall ala. Valige see, et avada Uue üksuse aken.
2. Sisesta oma ülesande nimi ja vajadusel lisa ülesande kirjeldus.
3. Määrake ülesanne, valides Määra ikoon (keha, mille ümber on ring).

Kui soovite juhtida tähelepanu konkreetsetele ülesannetele, saate neid värviga kodeerida, valides Paleti ikoon akna paremas ülanurgas. Näiteks saate kõrge prioriteediga ülesandeid punaseks värvida.

Ülesannete korraldamine ülesannete loendi abil

Kui soovite ajajoonest loobuda, võite kasutada tööriista To-Do List. Või võite projektiülesannete edasiseks korraldamiseks kasutada ülesandeloendit koos ajaskaala tööriistaga.

Näiteks saate asetada ajaskaalale olulised verstapostid ja ülesannete loendisse oma ülesanded kuupäevadega. Kui ülesanded on täidetud, märkige lihtsalt ülesande kõrval olev ruut.

Ülesannete loendi loomiseks tehke järgmist.

1. Valige Ülesannete loendi ikoon (mis näeb välja nagu linnuke) ekraani allosas asuval tööriistaribal.
2. Sisestage oma ülesande nimi.
3. Valige kuupäev ja sisestage kuupäev.
4. Kui soovite määrata ülesande kellelegi oma meeskonnaliikmest, valige Määra ikoon ja sisestage nende nimi või e-posti aadress.

See on kõik! Kui soovite kommenteerida konkreetseid ülesandeid, saate seda teha, valides Kommentaari ikoon (mis näeb välja nagu kõnemull) ülesande kõrval.

Projekti planeerimise lisafunktsioonid

Pärast projekti ajaskaala ja ülesannete loendi täitmist olete teel täiusliku projekti kavandamise poole. Kui soovite oma projekti planeerimist veelgi kaugemale viia, on siin mõned lisafunktsioonid, mis võivad abiks olla.

Dokumendi märgistamine

Kas teil on iga projekti jaoks, millega töötate, mitu dokumenti? See võib teie meeskonna jaoks kiiresti segadusse ja frustratsiooni tekitada. Lihtsaim viis projekti dokumentide korraldamiseks on sildistamine.

Sildistamine (#) võimaldab teil lisada oma dokumentidele ja failidele sildi, nii et leiate need otsingus hõlpsalt üles. Dokumentide märgistamiseks tehke järgmist.

1. Leidke Dropboxis dokument või fail, mida soovite märgistada, ja valige see.
2. Parempoolses aknas lisage märgend Lisa silt kasti.
3. Kasutage oma projekti kirjeldavaid silte. Näiteks #March2022MarketingCampaign toimiks selles näites.

Kui soovite leida oma siltidega dokumente, sisestage silt Dropboxi otsinguribale.

Projekti planeerimise mall

Kas te ei soovi, et peaksite Dropboxis projekti nullist looma? Dropbox teeb selle hõlpsaks leitava projektiplaneerimise malliga siin.

Lihtsalt vali Kasutage mallija mall avaneb teie Dropbox Paperi kontol. See mall sisaldab nii ülesannete loendit kui ka ajaskaala ning muud teavet, näiteks projektiteavet.

Sisestage oma andmed ja olete valmis. See on ka täielikult redigeeritav, nii et saate teha muudatusi vastavalt oma konkreetsetele vajadustele.

Teine suurepärane viis projektifailide kooshoidmiseks on linkida need failid oma peamise projektidokumendiga.

Selle funktsiooni kasutamiseks avage oma projekti planeerimise dokument. Seejärel toimige järgmiselt.

1. Valige tööriistaribal Sisesta Dropboxi failide ikoon, mis näeb välja nagu avatud kast.
2. Otsige otsinguriba abil üles fail, mille soovite oma dokumenti lisada. See võib olla kõike alates lepingutest kuni esitlusteni. Samuti saate dokumente üles laadida valides Faile üles laadima.
3. Tõstke dokument esile ja valige Vali.
4. Fail, dokument või pilt lisatakse teie dokumenti. Samuti võite failil klõpsata, et seda edasi avada ja täisekraanil vaadata.

Mida veel saate oma Dropboxi kontoga teha?

Dropbox Paper on suurepärane tööriist kõige jaoks alates projektide planeerimisest kuni visuaalidega dokumentide loomiseni. Mida veel saate oma Dropboxi kontoga teha? Taevas on piir.

3 ainulaadset ja loomingulist kasutust Dropboxi kontodele

Dropboxi kontodel on palju unikaalseid kasutusviise, mida saate ühiskasutustööriistade ja kolmandate osapoolte tööriistadega nautida. Siin on mõned proovimiseks...

Loe edasi

Autori kohta