Mis on ülesannete komplekteerimine? Põhjalik juhend

Tootlikkust töökohal defineeritakse sageli kui töö hulka, mida inimene saab teatud aja jooksul teha. Mida produktiivsem sa oled, seda rohkem asju saad tehtud.

Selle asemel, et kasutada töö tegemiseks tavapärast lähenemisviisi, saate rakendada mitmeid erinevaid strateegiaid.

Mõnel juhul võivad isegi peened muudatused teie tehtud töö mahtu oluliselt mõjutada. Ülesannete komplekteerimine on selle klassikaline näide.

Niisiis, mis täpselt on ülesannete komplekteerimine? Ja kuidas seda õigesti teha? Uurime välja.

Mis on ülesannete komplekteerimine?

Ülesannete komplekteerimine on lihtsalt protsess, mille käigus rühmitatakse sarnase olemusega ülesanded pakettidena ja viiakse need ühe korraga lõpule, selle asemel, et neid päeva jooksul ükshaaval teha.

Saate peaaegu kõik ülesanded kokku panna. Näiteks kui peate oma meilidele vastama, võite määrata kindla aja ja seejärel keskenduda ainult sellele.

Selle asemel, et vastata mittekiireloomulistele e-kirjadele juhuslikult kogu päeva jooksul, võite võtta aja maha ja teha töö ühe korraga ja täielikult keskendunud.

Seotud: Parimad rakendused, mida saate kasutada tööülesannete prioriteediks

Ülesannete komplekteerimise peamine eelis on see, et saate seda kasutada peaaegu kõigeks, alates sügavast tööst kuni tühiste ülesannete täitmiseni oma päeva jooksul.

Kuidas ülesandeid tõhusalt grupeerida

Tööülesannete tõhusaks komplekteerimiseks vajate kahte asja: aja jälgimise tööriista ja ülesannete rakendust. Siin on samm-sammuline juhend ülesannete tõhusaks pakkimiseks.

Esimene asi, mida peate tegema, on valida aja jälgimise tööriist. Ülesannete komplekteerimine on tõhus ainult siis, kui teate, kui palju aega kulutate igale ülesannete komplektile.

Seotud: Vaba aja jälgimise rakendused teie sügava töö maksimeerimiseks

Populaarne valik on Clockify, kuna selle kasutamine on täiesti tasuta. Muidugi on saadaval ka teisi valikuid, näiteks Toggl, seega valige ükskõik milline rakendus, mida soovite kasutada.

2. Kasutage ülesannete kategoriseerimiseks rakendust To-Do

Tegevusrakendustest ei tule puudust, seega on küsimus pigem selles, mis sulle meeldib ja mille eest oled nõus maksma. Microsoft To Do on fantastiline rakendus, mida saab tasuta kasutada ja sünkroonida mitmel platvormil, sealhulgas iOS, Android, Windows ja macOS. Võite leida ka muid võimalusi, nt TickTick.

Ülesannete rakenduse valimisel veenduge, et valiksite selle, mis võimaldab teil määrata silte või kategoriseerida ülesandeid. See muudab ülesandeid koos pakettides suureks.

3. Pakkige väheväärtuslikku tööd väsitavateks päevatundideks

Tööülesannete edukaks ühendamiseks ja tootlikkuse parandamiseks peate mõistma, kuidas teie energiatase päeva jooksul kõigub.

Peaaegu kõik meist kogevad päeva jooksul tuulevaikust või energialangusi. Enamiku inimeste jaoks on hommikud siiski kõige produktiivsemad. Energiatase on taevani ja mõistus tulistab kõiki silindreid.

Enamik inimesi kogeb aga langust kohe pärast lõunasööki ja tootlikkus langeb märkimisväärselt. Nendel energiavaestel perioodidel saate grupeerida väikese väärtusega töid, näiteks vastata ebaolulistele meilidele või teha igapäevaseid ülesandeid.

Seotud: Parimad ajapõhised rakendused tootlikkuse suurendamiseks

Samamoodi on nõudlikumate ülesannete puhul kõige parem need jaotada ajaks, mil teie meel on värske ja keskendunud. See võib olla hilistel öötundidel või varahommikul!

4. Jagage suuremad projektid väiksemateks ülesanneteks

Oluline asi, mida peate tegema, on suuremate projektide tükeldamine ülesannete komplekteerimisel. Te ei saa ülesannet kokku panna, kui see võtab teie päevast suure osa.

Selle asemel, kui töötate suure projekti kallal, peate selle jaotama väiksemateks käivitatavateks ülesanneteks. Ja nagu alati, veenduge, et saaksite need ülesanded vastavalt kategoriseerida.

Näiteks kui teil on vaja koostada põhjalik aruanne, saate töövoo jagada mitmeks etapiks, sealhulgas planeerimine, andmete kogumine, aruande koostamine ja esitlemine.

5. Määrake ajapiirangud ja vaadake oma jõudlust

Ajajälgimistööriista kasutamine on pakkide komplekteerimiseks ja ülesannete edukaks lõpetamiseks ülimalt oluline. Paljudel juhtudel võivad teatud ülesanded minna kontrolli alt välja ja võtta rohkem aega, kui arvasite.

Seadke realistlikud ajapiirangud ja proovige neist kinni pidada. Aja jooksul saate paremini aru, kui palju aega kulub teil konkreetsete ülesannete täitmiseks, ja teie ajalimiidid muutuvad tõhusamaks.

Peaksite iganädalaselt ajaauditeid läbi viima, et teada saada, millised ülesannete kategooriad kulutasid suurema osa teie ajast ja kuidas saate vähem nõudlikele ülesannetele kuluvat aega kärpida.

Seotud: Parimad Toggli ajajälgimise rakenduse alternatiivid

Tööülesannete komplekteerimise 4 peamist eelist

Ülesannete komplekteerimine on fantastiline produktiivsuse tehnika, mis aitab teil lühema aja jooksul rohkem ära teha. Siin on suurimad eelised, mida see pakub.

1. Parem tootlikkus

Kui keskendute rohkem sarnastele ülesannetele, saate rohkem tehtud, selle asemel, et lasta oma tähelepanu hajuda. Ülesannete komplekteerimine on levinud, kuna see võimaldab teil kõik kõrge prioriteediga tööd teha ühe korraga, kui teie energiatase on kõrgem.

See võimaldab teil ka oma energiataset päeva jooksul paremini hallata ja keskenduda erinevatele ülesannetele, mis põhinevad teie fookustasemel.

2. Suurenenud enesekindlus

Teie enesekindlus on ilmselgelt madal, kui olete vaimselt või füüsiliselt vaimselt kurnatud ja teil on täita oluline ülesanne. Enamikul juhtudel ei usu te lihtsalt oma töösse.

Tehes olulise töö ära suure energia ja keskendumise perioodidel, suureneb ka teie üldine enesekindlus. Kui saate aja jooksul rohkem tööd teha, tõuseb see jätkuvalt!

3. Parem tööga rahulolu

Proovige ülesannete komplekteerimist, kui avastate end pidevalt tähtaegu taga ajamas ja ühelt ülesandelt teisele hüppamas. See võimaldab teil oma aega tõhusamalt hallata, suurendades lõpuks tööga rahulolu.

4. Vähendatud stress

Ülesannete komplekteerimisega ei jää te eelseisvate tähtaegade või halva töökvaliteedi tõttu magama. Kuna teil on kõigi oluliste ja vähemoluliste ülesannete täitmiseks määratud perioodid, teate, millal peatuda ja kulutada aega muudele asjadele.

Loomulikult aitab see vähendada stressitaset ja võimaldab teil saavutada parema töö- ja eraelu tasakaalu.

Tootlikkuse reguleerimine on edu saavutamiseks ülioluline

Tootlikkuse taseme mõõtmine ja reguleerimine on väga oluline. See võimaldab teil oma tööd paremini teha, vabastada aega asjadele, mida armastate, ja õppida rohkem. Veelgi olulisem on see, et te ei tunne end pidevalt töösse takerdununa, reguleerides ja hallates oma tootlikkuse taset.

Kuidas hallata tootlikkuse nelja sammast: näpunäiteid ja tööriistu kasutamiseks

Kas soovite oma tootlikkust parandada? Siit saate teada, kuidas juhtida tehnoloogia abil nelja olulist tootlikkuse sammast.

Loe edasi

Autori kohta