5 põhjust, miks peaksite kasutama Microsofti

Microsoft To Do on võimas rakendus, mis sageli tähelepanuta jäetakse kiiremate ülesannete haldamise lahenduste kasuks. To Do on tegelikult tugev rakendus, mida tasub kaaluda, eriti kui soovite Microsoft 365 kasutamise ajal oma tootlikkust tõsta.

Igapäevane ülesannete kasutamine konkreetsel päeval tehtavate asjade prioriteediks seadmiseks ja kõigi oma ülesannete sõlmpunktina on mõned tõhusad viisid selle rakenduse eeliste kasutamiseks.

Mida peaks Microsoft tegema?

Microsoft To Do on tegumihaldur, mis on kaasas Microsoft 365-ga. Kuigi kõik selle funktsioonid võiksid täita täielik juhend algajale, Microsoft To Do põhitõde on see, et saate sisestada ülesandeid veebis, töölaual ja mobiilirakendustes. Andmed sünkroonitakse sujuvalt teie Microsofti konto kaudu.

Saate luua rühmi ja ülesannete loendeid. Nii on lihtne jagada näiteks projekti ülesannete loendit kolleegidega, toidukaupade nimekirja pereliikmetega ja matkavarustuse nimekirja näiteks sõpradega. Rakendus on piisavalt lihtne, et seda saaksid hõlpsasti kasutada inimesed, kes ei tunne digitehnoloogiat.

Lae alla: Microsoft To Do for Android | iOS | Windows | Mac (tasuta)

5 põhjust, miks Microsoft To Do kasutada

1. Tooge oma kalender ja ülesannete loendid kokku.

Paljud kalendrite ja ülesannete loendite rakendused on eraldi. See võib põhjustada peavalu. Mis juhtub, kui seate ülesande meeldetuletuse kella 19-ks ja teil on samal ajal kalendrisündmus? Te kas jätate ühe vahele või vahetate aja saadavuse kontrollimiseks pidevalt kalendri ja ülesannete rakenduse vahel.

Microsoft To Do lahendab selle probleemi, integreerides selle tihedalt Microsoft 365 kalendriga.

• Outlooki töölauarakenduses saate hõlpsalt klõpsata kalendri ja ülesande vahel, mis sisalduvad rakenduses tegumiriba.
• Outlooki mobiilirakendus sisaldab ka nii kalendrit kui ka ülesandeid. Näete jaotises Tehtavad ülesanded otsingu vahekaart allpool hiljuti vastu võetud ja saadetud failid. Võite klõpsata Outlookis valikul To Do ja rakendus avaneb.
• Veebis saate kasutada kalendri tahvlivaadet, et näha ülesandeid ja kalendrit kõrvuti.

2. Looge oma meilist ülesandeid

Kõik, alates tööülesannetest kuni teenet paluvate sõpradeni, paljud ülesanded saabuvad meili teel. Õnneks on To Do ja Outlook veebis eriti võimas kombinatsioon tootlikkuse suurendamiseks.

Microsoft 365 võimaldab teil tõmmata e-kirjad sisendkausta kausta To Do, mille leiate jaotisest Minu päev nupp lindil. Lihtsalt kukutades meili saidile Jaotis To Do, loote uue ülesande.

Ülesanne ei sõltu meilisõnumist, mille saate kustutada või arhiivida.

3. Jälgige oma ülesandeid tiimides

Microsoft julgustab kasutajaid Teamsis võimalikult palju tööd tegema. Seetõttu on Teams ja To Do saanud ka tihedama integratsiooni. Saate lisada Teamsi rakendusse ülesandeid, tehes järgmist.

1. Minema Microsoft Teams > Rakendused.
2. Otsi > Teha.
3. Lisa > Planneri ülesanded ja ülesanded.
4. Klõpsake Avatud.

Planneri ülesanded ja teha seejärel lisatakse külgriba meeskonnas. Teamsis saate ülesandeid vaadata ja luua ning need kuvatakse jaotises To Do ja vastupidi.

• Integratsioon võimaldab teil kolleegidega vestelda ja samal ajal ülesandeid samas kohas kontrollida, mis sobib suurepäraselt projektijuhtimiseks.
• Kui kolleeg teavitab teid vestluse kaudu, et mõni teie ülesannete loendis olev ülesanne on lõpetatud, saate selle otse Teamsis lõpetatuks märkida.

Seotud: Kuidas kasutada Microsoft Power Automate'i Twitteri jälgimiseks

Ülesanded kuhjuvad kiiresti kausta To Do. Kui teil on vaja ülesanne kiiresti leida, siis miks mitte jätta kerimine vahele ja see võib juhtuda? Seda saate kõige paremini teha, lisades hashtag kas oma ülesande pealkirjale või Lisada märkus osa.

Seejärel saate lihtsalt otsida hashtagit ja vaadata kõiki sellega seotud ülesandeid. See on ka kiire viis ülesannete ümberkorraldamiseks, kui näiteks muudetakse artikli, mille kirjutamiseks on määratud, tähtaega. Saate kõik oma ülesanded üles tõmmata räsimärgiga #writing ja värskendada, kui kavatsete nende kallal töötada.

Räsimärkide kasutamise võimalus pole ülesannete haldamise tööriistade seas ainulaadne. Apple'i rakendus Meeldetuletused ja OmniFocus kasutavad neid hästi ning need on ka To Do oluline osa.

Seotud: Kuidas kasutada Microsoft Excelit sentimentide analüüsiks

5. Keskenduge, kasutades loendit Minu päev

On tõenäoline, et veedate oma päeva alguses vähemalt mõnda aega, mõeldes sellele, mida oleks vaja teha. Kui olete nagu paljud inimesed, võite ülesannete loendi üles märkida. Teete seda selleks, et hoida neid eraldi teistest homme, järgmisel nädalal ja järgmisel kuul tehtavatest ülesannetest.

To Do võib asendada teie hommikust kritseldamist ja aidata teil arukalt keskenduda sellele, mida tuleb täna teha.

• The Minu päeva nimekiri on valmis tegema. See soovitab ülesandeid, mida võiksite täna teha. Nende hulka kuuluvad ülesanded, mille lõite nii ülesandes kui ka muudes ühendatud rakendustes (nt Calendar, Outlook või Teams).
• Saate ülesandeid ka käsitsi lohistada Minu päeva nimekiri või sisestage uued ülesanded, mida peate tegema.
• Üksused, mille sisse tõmbate Minu päev jääma nende algsesse loendisse, veendudes, et te ei kaota midagi.
• Iga päeva lõpus langevad automaatselt välja ülesanded, mida pole lõpetatuks märgitud Minu päeva nimekiri. See funktsioon võimaldab teil alustada iga päeva puhtalt lehelt, isegi kui automaatsed soovitused aitavad teie päeva hommikul uuesti üles ehitada.

Nagu Microsoft ütleb To Do kohta: "Iga päev on uus algus."

Microsoft To Do on võimas ülesannete keskus

Microsofti rakendus To Do on võimsam, kui paljud inimesed seda tunnustavad. Eriti kui olete juba Microsoft 365 ökosüsteemi sukeldunud, tasub selle oma ülesannete haldamise keskuseks muutmine vaeva näha.

8 parimat rakendust, mida saate kasutada tööülesannete prioriteediks

Kas soovite oma tööviljakust tõsta ja oma ülesannetele keskendudes rohkem ära teha? Siin on mõned rakendused, mis aitavad teil seda teha.

Loe edasi

Autori kohta