Kuidas vältida suhtlus- ja koostöövahendite ülekasutamist

Koostöö- ja suhtlusvahendid on iga projekti õnnestumiseks üliolulised, eriti kaugmeeskondade puhul. Need aitavad suurendada tootlikkust ja töötajatevahelisi sidemeid, võimaldades neil igal ajal igal pool teabele juurde pääseda.

Liiga paljud valikuvõimalused võivad aga stressi tekitada, eriti kui pead iga tööpäeva alustama erinevate tööriistade vahel žongleerima, et kursis püsida. Selles artiklis käsitletakse mõningaid nõuandeid ja tööriistu, mis aitavad teil koostöötööriistu tõhusamalt kasutada.

Oma meeskonna ülekoormamine koostööga tööriistad ei ole lahendus parema tootlikkuse saavutamiseks; vastupidi, see võib põhjustada:

• Madalam tootlikkus, kuna teie meeskond kulutab rohkem aega teabe otsimisele mitmel platvormil kui ülesannete täitmisel.
• Projektid venivad, kuna side jääb pragude vahele.
• Vähenenud koostöö, kuna mõnel inimesel võib olla raskusi mitme koostööplatvormiga kurssi viimisel.
• Raske juurdepääs teabele, kui seda vajate.
• Arvukate koostöörakenduste vahel žongleerimine võib kaasa tuua konteksti vahetamine ja madalam tõhusus.
instagram viewer
• Raisatud kulutused, kuna paljudel nendel tarkvaralahendustel on kattuvad funktsioonid ja need nõuavad liitumistasu.

Niisiis, kui koostöövahendid on meeskonnatöö jaoks üliolulised, kuidas saate neid probleeme vältida?

1. Seadistage oma meeskonna ja ettevõtte vajadused esikohale

Alustuseks on oluline mõista, et tõhus koostöö ei seisne tehnoloogias, vaid teie inimestes ja selles, kuidas nad ühiste eesmärkide saavutamiseks suhtlevad. Seda võimaldavad ja hõlbustavad koostöö- ja suhtlusvahendid.

Seetõttu peaksite kõigepealt hindama oma ettevõtte vajadusi ja seda, millist kultuuri soovite oma meeskonnale luua. Lisaks saate selge ülevaate sellest, milliseid ülesandeid teie meeskond igapäevaselt täidab ja millised on parimad viisid üksteisega suhtlemiseks.

Näiteks kui soovid edendada usaldust ja vabadust töötada paindlikul tööajal, valides digitaalsed lahendused, mis võimaldavad asünkroonset suhtlust ja koostöö, nagu Keerake ja Yac, võiks kõige paremini töötada. Need tööriistad võimaldavad teie inimestel keskenduda oma kõige produktiivsema ajakava jooksul.

Teisest küljest, kui teie meeskond on enamasti liikvel ja te hindate reaalajas suhtlust, kasutage tööriistu, mis hõlbustavad sünkroonset suhtlust ja pakuvad nii laua- kui ka mobiilset juurdepääsu, nagu Lõõgastav, võib olla teie parim valik.

Kui teil on selge ettekujutus oma vajadustest ja kultuurist, mida soovite edendada, on lihtsam kitsendada valikute arvu, mis sobivad teie tööpõhimõttega. Tööriista valimine ainult seetõttu, et see on populaarne, võib tahtmatult muuta teie ettevõtte kultuuri ja operatsioonisüsteemi, mis toob kaasa ebaproduktiivseid tulemusi.

2. Kasutage tööruumi sviite

Olles hinnanud oma ettevõtte vajadusi ja püüdnud vähendada kasutatavate koostöötööriistade arvu, saate Alustuseks võiksite vaadata kõik-ühes või mitmekülgseid platvorme, mis pakuvad mitmesuguseid funktsioone, mis on vajalikud teie tööks äri.

Need lahendused on spetsiaalselt loodud selleks, et tuua kõik kokku, kombineerides olulisi funktsioone ja funktsioonid mitmest rakendusest ühele platvormile, eemaldades tüütu mitme programmi avamisel teavet.

Seda tehes aitavad need säästa aega ja raha, muutes samal ajal kõigi jaoks lihtsamaks asjade tegemise ilma värskendustest ilma jäämata. Need sobivad ideaalselt väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele, kes ei vaja tingimata uusimaid kellasid ja vilesid, vaid pigem lihtsat ja arusaadavat lahendust, mis aitab neil sujuvalt töötada.

Need tööriistad võimaldavad teil ühest kohast sõnumeid vahetada, helistada, märkmeid teha, ülesandeid määrata ja isegi projekte planeerida. Mõned näited sellest parimad tööruumi sviidid mis pakuvad teie töövoo sujuvamaks muutmiseks mitmeid funktsioone Spike või Sama leht. Saate kasutada ühte neist tööriistadest kõigi oma tegevuste koondamiseks.

Oletame, et teie organisatsioon on spetsialiseerunud konkreetsele töövaldkonnale ja teie mitmeotstarbeline platvorm näib olevat "kõigi ametite meister, meister mitte ühtegi.” Sel juhul peaksite kaaluma üksikute funktsioonide jaoks parimate sobivate lahenduste leidmist, mida saab hõlpsasti integreerida muud.

Kui teie peamine eesmärk on projektijuhtimine, võiksite uurida tööriistu, millel on sellised funktsioonid nagu ülesannete loomine ja määramine, tugevad otsingufunktsioonid, mitu armatuurlaua vaadet, projekti oleku aruandlus ja projekt mallid.

Seotud: Zapieri integratsioonid, mis automatiseerivad teie ülesannete haldamise töövoogu

Siiski peaksite kaaluma ka projektijuhtimise lahendusi, mis pakuvad integreerimisvõimalusi teiste tööriistadega, näiteks Taru, monday.com, või Kirjutage. Nii saad kasutada paari konkreetseks otstarbeks sobivat tööriista ja need omavahel ühendada, et saavutada veelgi paremaid tulemusi.

Lisaks on need tööriistad kasutajasõbralikud, mistõttu on kõigil lihtsam neid õppida ja tõhusalt kasutada.

4. Looge tsentraliseeritud teadmiste hoidla

Nagu eespool mainisime, on liiga paljude koostöövahendite kasutamise üks peamisi varjukülgi see, et töötajad raiskavad väärtuslikku aega. hüppamine ühelt platvormilt teisele, et pääseda juurde teabele või segada teisi kolleege küsimustega, millele on vastatud mitu korda.

Selle vältimiseks saate kogu olulise teabe salvestada tsentraliseeritud teadmistebaasi, millele on kõikjalt lihtne juurde pääseda. Võite kasutada an ettevõtte sisemine viki tööriist nagu Tettra et hoida kõike alates kogu ettevõtet hõlmavatest eeskirjadest ja õpetustest kuni konkreetse tooteteabeni. Igaüks, kellel on selleks luba, saab faile lisada ja redigeerida, luues intuitiivse koostööplatvormi, mis aitab töötajatel omavahel teavet jagada.

Idee seisneb selles, et iga meeskonnaliige saab otse sellesse teadmistebaasi suunduda, et leida teavet ja saada vastuseid kõikidele küsimustele või probleemidele.

Alustage oma teekonda tõhusa suhtluse ja koostöö poole kohe

Kui teil on praegu suhtlus- ja koostöötööriistade osas liiga palju segadust, kaaluge ülaltoodud lahenduste rakendamist.

Kasutades oma ettevõtte jaoks parimaid võimalikke koostöö digitaalseid lahendusi ja strateegiaid, võtate suur samm tootlikumaks muutumise, pikas perspektiivis raha säästmise ja üldise jõudluse parandamise suunas.

Kui kasvate ja teie ettevõte muutub nõudlikumaks, saate alati oma protsesse muuta, et need vastaksid muutuvatele vajadustele.

Kuidas tõsta oma töökoha tootlikkust teadmiste jagamise abil

Teadmiste jagamine töökohal võib olla võimas, kuid ainult siis, kui loote seda soodustava keskkonna. Siin on abiks mõned tööriistad ja näpunäited.

Loe edasi

Autori kohta