4 parimat nõuannet e-posti ülekoormuse vähendamiseks

Enamasti pole tööpäeva tundide suhtlemisele kulutamine teie aja kõige produktiivsem kasutus. Ideaalis peaksid suhtlusvahendid, nagu e-post, andma teile võimaluse teha oma parimat tööd, mitte vastupidi.

Kahjuks on meilist saanud kõikehõlmav suhtlusvorm, mis võib teie päeva kergesti imeda, röövides teie aega ja tootlikkust.

Selles artiklis tutvustame mõningaid praktilisi strateegiaid ja tööriistu e-posti ülekoormuse vastu võitlemiseks.

Mis on e-posti ülekoormus ja kuidas see teie tootlikkust mõjutab?

Meilide ülekoormus on võimetus olla kursis saabuvate või saadetavate meilide arvuga. See juhtub siis, kui teie postkastis on rohkem kirju, kui saate mõistlikult toime tulla.

Millised on märgid, mis näitavad, et teil on e-kirjade ülekoormus?

• Tunnete, et jääte pidevalt oma e-kirjadest maha ja ei jõua kunagi järele.
• Olete stressis iga kord, kui oma e-posti kontrollite, kuna teil on palju sõnumeid, millega peate tegelema.
• Saate liiga palju järelmeile, kuna teil on raske oma sõnumitega kursis olla.
instagram viewer
• Teil on tugev soov oma e-posti pidevalt kontrollida, isegi kui olete hõivatud muude ülesannetega või isegi kui proovite kodus lõõgastuda.

Te ei ole üksi, kui teil esineb mõni neist sümptomitest. E-posti ülekoormus on levinud probleem, millega paljud inimesed silmitsi seisavad, kuid kuidas me selleni jõudsime? On palju põhjuseid, miks e-kirjade ülekoormus on muutunud selliseks probleemiks, millest kõige olulisem on meili laialdane kasutuselevõtt peamise vahendina sisemine suhtlus töökohal.

See on muutunud hullemaks kaugtööjõu laienemisega, kuna isiklikud suhtlused on muutunud meilisuhtluseks. Viimaseks, kuid mitte vähemtähtsaks, tähendab reaalajas ja alati sees olev töökultuur seda, et inimestelt oodatakse meilidele vastamiseks alati kättesaadavust, isegi väljaspool tööaega.

Kõik need tegurid on viinud olukorrani, kus inimesed veedavad üha rohkem aega meilile, mis toob kaasa mitmeid negatiivseid tagajärgi, sealhulgas:

• Suurenenud stressitase
• Raskused keskenduda
• Raskused tähtaegadest kinni pidada
• Suurenenud ülekoormamise tunne
• Vähenenud tootlikkus konteksti vahetamise tõttu.

Need tagajärjed ei piirdu üksikisikutega, kuna neil võib olla meeskonnale või ettevõttele lainetav mõju. Niisiis, kuidas saate võidelda e-posti ülekoormusega ning taastada kontroll oma aja ja tootlikkuse üle?

Parimad näpunäited e-posti ülekoormuse lahendamiseks

1. Paki e-posti tegevus

Ülesannete komplekteerimine on tõhus produktiivsuse tehnika mis hõlmab sarnaste ülesannete rühmitamist ja nende täitmist määratud aja jooksul. Saate seda lähenemisviisi meilile rakendada, koondades kõik meiliga seotud tegevused kindlatesse ajavahemikesse.

Kuna meilide lugemine või neile vastamine ei pruugi olla vaimselt nõudlik ülesanne, saate määrata aja väljaspool oma produktiivset tundi, et seda teha, näiteks varahommikul või hilisõhtul, olenevalt teie kronotüübist. See strateegia aitab teil vältida kiusatust pidevalt oma e-kirju kontrollida ja e-kirjade keerisesse sattuda.

Sa võid kasutada aja kogumise rakendused meeldib Google'i kalender e-postiga seotud tegevuste aja blokeerimiseks. Samuti saate kohandada oma meiliteatisi nii, et need ilmuksid ainult teie meilitegevuse ajavahemike jooksul.

2. Loobuge tarbetute meilide tellimusest

Kõik need tüütud uudiskirjad ja reklaammeilid, mille tellisite aastaid tagasi, kuid pole kunagi lugenud, võivad olla oluliseks e-kirjade ülekoormuse allikaks. Nende meilide tellimusest loobumine võib teie postkasti segada.

Meilide tellimusest loobumiseks on palju viise, kuid kõige tavalisem on leida kirja allosas link „Tühista tellimine”. Kui olete aga tellinud sadu e-kirju, võib ühe korraga tellimusest loobumine olla hirmutav ülesanne. Kui see nii on, on neid palju tööriistad, mis aitavad teil e-kirju korraldada, kaasa arvatud Unroll.me, mis võimaldab teil vaid mõne klõpsuga e-kirjade tellimusest massiliselt loobuda.

Lõpuks saate luua ka eraldi e-posti konto reklaamsõnumite jaoks, et oma peamist postkasti segada. Nii piirate juurdepääsu oma peamisele/töökoha e-posti aadressile ainult oluliste sõnumitega.

3. Seadistage meilifiltrid

Filtrid haldavad teie e-kirju tõhusalt, sorteerides teie kirjad teatud kriteeriumide alusel automaatselt kindlatesse kaustadesse. Näiteks saate seadistada filtri, mis kustutab automaatselt teatud saatja meilid enne, kui need teie postkasti jõuavad.

Filtrid aitavad teil e-posti tõhusamalt hallata järgmiselt.

• Aitab teil korras hoida.
• Vältige ebaoluliste meilide postkasti risustamist.
• Võimaldab teil konkreetsete kriteeriumide alusel kiiresti e-kirju leida.

Saate seadistada filtreid oma meilikliendis; Näiteks saate neid kasutada nutikad Gmaili filtrid või kasutage e-posti filtreerimisteenust nagu SaneBox.

Ideaalis ei tohiks e-post olla teie töökohal ainus suhtlusvahend. Saate kasutada e-posti konkreetsetel eesmärkidel, näiteks kliendi projekti värskendamiseks või pikaajalise sisu edastamiseks.

Paljudel juhtudel saate kasutada muid sisekommunikatsiooni tööriistu, näiteks:

• Lõõgastav on töösõnumite rakendus, mis võimaldab teil suhelda töökaaslaste ja meeskondadega. Saate seda kasutada erinevatel eesmärkidel, näiteks failide jagamiseks, grupivestlusteks ja konkreetsete projektide jaoks kanalite loomiseks.
• Keerake on an asünkroonne suhtlusvahend mis annab kolleegidele võimaluse vahetada sõnumeid ilma surveta või kiiret vastust ootamata. See sobib ideaalselt meeskondadele, kes soovivad saada üle pidevatest teavitushäiretest ja omada oma aega rohkem kontrolli all.
• Asana on projektihaldustööriist, mis võimaldab jälgida ülesannete edenemist, jagada faile ja suhelda meeskonnaliikmetega. See on suurepärane tööriist projektipõhiseks tööks või meeskondadeks, kes peavad ülesannete täitmisel koostööd tegema.
• Spike on kõik-ühes meililahendus, mis võib teid aidata ületada e-posti ülekoormus ja tõsta tootlikkust. Spike'i saate kasutada kõigi oma olemasolevate meilikontode integreerimiseks, postkasti korrastamiseks, kolleegidega koostöö tegemiseks ja palju muud.

Tootlikkuse suurendamiseks saavutage kontroll oma e-posti postkasti üle

E-posti ülekoormus võib olla suur tootlikkuse tapja. Selles artiklis kirjeldatud strateegiaid ja tööriistu kasutades saate aga segadust vähendada oma postkasti ja taastage kontroll oma meilisuhtluse üle, suurendades sellega oma tootlikkust.

Kuidas vältida oma meilide rämpsposti sattumist: 6 nõuannet

Kui rämpspostifiltrid neid blokeerivad, ei pruugi teie meilid regulaarselt adressaatide postkasti jõuda. Siin on, kuidas saate seda vältida.

Loe edasi

Autori kohta