4 tootlikkuse näpunäidet postkasti kontrollimiseks

Me kõik oleme seal olnud. Olete keskendunud käsilolevale ülesandele, kui saate kolleegilt meili, mis viib teie fookuse antud ülesandelt eemale. Kui olete uudishimulik, klõpsate sellel, et näha, kuidas saate aidata, kuid see ei vaja kohest reageerimist.

Sellegipoolest võite mõelda, kas peaksite nüüd nende juurde tagasi pöörduma või proovima oma tähelepanu taastada – mis võib olla eriti keeruline, kui see teie päeva jooksul sageli ette tuleb.

Selles artiklis anname teile mõned näpunäited, mis aitavad teil meilide kontrollimisel produktiivsust säilitada.

1. Piirake iga päev oma postkasti kontrollimise kordade arvu

Kui klõpsate oma postkasti iga kord, kui saate e-kirja – või ootate seda, siis keskendute pidevalt. Samuti peaksite kaaluma aega, mis kulub pärast katkestust tööle naasmiseks, eriti kui vastate igale meilile kohe.

Kuigi võite tunda end hõivatuna, ei pruugi see edasi-tagasi tööviis olla kõige produktiivsem. Tahad kontrollida oma postkasti, et tühjendada teie meililoend.

Kui teie töö ei nõua kõikidele meilidele viivitamatut vastamist, proovige piirata iga päev oma postkasti kontrollimiste arvu. Soovitame oma e-kirju kontrollida ja prioritiseerida kaks kuni kolm korda päevas – üks kord tööle jõudes, üks kord pärast lõunapausi ja võib-olla tund enne päeva lõppu.

Siiski on kõige parem välja mõelda rutiin, mis sobib teie ajakavaga ja nendega, kellega koos töötate. Ehkki saate kohe vastata, ei tähenda see, et peate seda alati tegema, eriti kui olete keskendunud mõnele olulisele ülesandele või tähtajale.

Muidugi on teil inimesi, kellega peate varem või hiljem tagasi pöörduma, olgu selleks teie ülemus, klient või prioriteetne töökaaslane. Kui kontrollite oma postkasti, seadke neile vastamine prioriteetseks. Samuti saate sisse lülitada märguanded selle kohta, kui see inimene teile meilisõnumiga ei sega, või lihtsalt reguleerida, mitu korda teie postkast uusi kirju kontrollib.

Teie otsustate, kas soovite teatud e-kirjade täielikuks vaigistamiseks teavitusseadeid kohandada. Kuid selleks, et vältida millestki üliolulisest ilmajäämist, võite lihtsalt heita pilgu teatise saajale ja teemareale ning kiiresti õigele teele tagasi jõuda, kui see võib oodata.

2. Vältige sama meiliga tegelemist kaks korda

Kas olete kunagi sama meili mitu korda avanud ja lugenud, et enne tegutsemist end värskendada? See võib olla teie aja ja keskendumise raiskamine.

Saate seda vältida, kui võtate toimingu iga kord, kui avate. Otsustage, kas see nõuab vastust, võite selle failida või arhiivida või on see rämps või midagi, mille saate lihtsalt kustutada.

Kui otsustate sellele vastata, ei tähenda see seda, et see peaks juhtuma kohe, vaid lisage lipp või meeldetuletus, et teaksite seda järgmisel korral teha.

Teie postkastis võib olla ka funktsioon e-kirjade meeldetuletuste jaoks. Näiteks võimaldab Spark teil sõnumeid teatud perioodiks edasi lükata ja see tuletab teile neid teatud kuupäeval ja kellaajal meelde. Samuti võimaldab see määrata meeldetuletuse saadetud meili järgimiseks, kui te pole veel adressaadilt vastust saanud.

Midagi teie postkastis, mis ei nõua kohe vastust, faili, rämpsposti ega prügikasti – enamik meiliteenuse pakkujaid teeb selle ülilihtsaks, nii et kõige parem on seda lihtsalt teha ja teha.

Samuti aitab see, kui mõtlete välja mõned reeglid, mis põhinevad teile saadetud meilide mahul. Näiteks kes on prioriteet ja teie reageerimisaeg. Ka teised harjuvad sellega ja saavad teada, et annate neile suurepärase vastuse, kuid mitte kohe.

Kui leiate, et teil on meili saatmine, mida olete edasi lükanud, kasutage söö konna meetodit et see tehtud saaks.

3. Loobuge kasutute uudiskirjade ja turundusmeilide tellimusest

Tõenäoliselt saate päeva jooksul piisavalt märguandeid ilma uudiskirjade ja turundusmeilide lisamürata. Lihtne on lasta sellel libiseda ja lasta neil postkasti koguneda, kuna olete hõivatud.

Nende läbi sõelumine on aga veel üks ülesanne, mis võtab teie tähelepanu ja tootlikkuse ära. See kehtib eriti juhul, kui saatja kirjutas meili piisavalt hästi, et saaksite seda klõpsata ja lugeda, teadmata, miks te seda teete.

Kui te ei kavatse tõesti midagi ette võtta, näiteks looja sisu lugema või ettevõtte müüki ära kasutama, loobuge tellimusest. Säästke aega ja energiat, mille oleksite nende e-kirjadega kirjutanud, ning pange need millekski tähendusrikkamaks või lõõgastavamaks.

Kui teil on uudiskirju ja turundusmeile, mida soovite lugeda, võiksite proovida e-posti teenusepakkujat, nagu Spark, mis pakub Smart Inboxi.

Funktsioon Smart Inbox eraldab teenuste uudiskirjad ja sõnumid isiklikest meilidest. Samuti vaigistab see võõraste märguanded ja automaatsed sõnumid.

4. Blokeeri rämpskirjad – aadressid ja domeenid

Rämpsposti filtreerimisel teevad mõned meiliteenuse pakkujad paremat tööd kui teised. Isegi populaarne valik, nagu Outlook, pole täiuslik, võimaldades mõnel rämpspostil läbi tulla.

Kui aga keegi saadab teile rämpsposti, saate tema e-posti aadressi blokeerida. Samuti võite blokeerida kogu domeeni, kui leiate, et saate e-kirju erinevatelt kasutajanimedelt, kuid samalt veebiaadressilt.

Kui kasutate Outlooki, leiate selle funktsiooni veebisaidilt Rämpspost osa Mail vahekaarti Sätted ja Kuva kõik Outlooki sätted. Gmail on teine ​​teenusepakkuja, mis võimaldab teil seda teha lihtsalt blokeerida e-posti aadresse ja ettevõtted.

Kui kasutate mõnda muud meiliteenuse pakkujat, kontrollige seda funktsiooni otsides blokeeri meili domeen ja teie kasutatava teenusepakkuja nimi.

Pidage meeles, et parem on mitte klõpsata rämpspostisõnumis tellimusest loobumisel, kuna see võib suunata teid visandlikule saidile, mis otsib teie isikuandmeid. Tegelikult vältige nendega suhtlemist, välja arvatud juhul, kui märgite seda rämpspostiks või kustutate neid.

Suurendage oma tootlikkust e-kirjade piiramisega

Meil on kasulik suhtlusvahend. Siiski võib see häirida ka siis, kui me ei pööra suurt tähelepanu.

Kui leiate, et veedate postkastis palju aega, siis miks mitte proovida ühte või mitut nendest näpunäidetest, et näha, kas see aitab?

Kuidas oma e-posti postkasti kontrolli alla saada ja produktiivseks jääda

Meilide pidev kontrollimine võib võtta palju aega. Need näpunäited aitavad teil oma postkasti juhtida ja rohkem ära teha.

Loe edasi

Autori kohta