5 näpunäidet pikkade e-kirjade kirjutamiseks, mida adressaadid saavad lugeda

Pikkade meilide saatmine klientidele ja töökaaslastele on tavaliselt pahaks pandud. Siiski on aegu, kus peate lihtsalt saatma pika värskenduse või ülevaate.

Sel juhul soovite teha endale ja adressaadile teene, jõudes otse asja juurde ja tagades, et neil pole vaja teabe saamiseks pikki lõike läbi kaevata.

Selles artiklis kirjeldame teid mõnikord, mida saate kasutada selleks, et muuta oma pikemad meilid loetavamaks ja neile hõlpsamini vastamiseks.

1. Kasutage kokkuvõtte tegemiseks täpppunkte

Üks olulisemaid asju, mida pika e-kirja kirjutamisel meeles pidada, on see, et adressaat sirvib selle tõenäoliselt läbi. Seda tehes võib neil jääda märkamata oluline teave või küsimused, sest lugemist oli lihtsalt liiga palju.

Pika e-kirja kirjutamisel tahate tagada, et adressaadil oleks lihtne üle vaadata, kuid siiski leiaks peamised näpunäited – teisisõnu, soovid olla oma meilides täpne. Nii saavad nad vajaliku teabe ja tõenäoliselt saate põhjalikuma vastuse.

Kõik selles artiklis olevad näpunäited aitavad teil saavutada hõlpsamini loetava ja täpsema e-kirja, eriti kasutades täppe.

Teabe väljakirjutamine punktivormis ei tähenda, et te ei saaks olla vestluskaaslane. Saate olla oma meili muudes osades, nagu tervitus ja väljalogimine. Teabe punktideks kokku võtmine annab aga sõnumi kiiresti ja tõhusalt kohale.

Selle asemel, et kaasata kõik üksikasjad, tuvastage oma sõnumi põhiteave ja vältige sõnavõttu. Saaja ei vaja iga teema läbimängimist, vaid ainult põhipunkte.

2. Kasutage oluliste punktide jaoks paksu kirja

Suurtähtede kasutamine meilis ei ole professionaalne. Siiski võite anda oma lugejale õiges suunas noogutuse, kasutades peent paksust teksti. Muidugi ei taha te seda teha kõige jaoks, kuid kui soovite tagada, et teatud teabeosa näeks seda kuupäeva, meeldetuletuse või toiminguna, kirjutage see paksus kirjas.

Näites kasutatakse pealkirjade ja kahe fraasi jaoks ainult paksu kirja, mida mõlemat saatja soovib midagi ette võtta – koosoleku protokollist lisateavet otsima ja unustamata a koosolekul. Kui ta e-kirju sirvib, köidavad need tõenäolisemalt tema tähelepanu ja ta võib ülejäänud konteksti lugeda.

Kuna tegemist on vaid väikese tekstimuutusega, on vähem tõenäoline, et adressaadile tundub, et karjute, nagu võib juhtuda, kui ta võib olla suurte suurtähtedega.

3. Jagage meilid pealkirjadega teemadeks

Meilidele pealkirjade lisamine võib tunduda nagu adressaadile romaani saatmine, kuid see ei tähenda, et iga pealkirja all peab olema palju teavet. See aitab neil meili kiiremini läbi saada, kui nad otsivad teatud teavet või kui nad peavad sellele hiljem viitama.

Kui kirjutate pealkirja paksus kirjas ja kasutate iga jaotise vahel reavahetusi, saate iga jaotise vahele jätta tühiku, muutes selle hõlpsamini loetavaks – sarnaselt iga teise dokumendiga.

Pealkirjade kasutamine on kasulik, kui soovite käsitleda mitut teemat, mis ei vaja eraldi e-kirju (nt igapäevane ülevaade või edenemise värskendus).

4. Kasutage hinnapakkumiste jaoks erinevat vormingut

Kui teil on vaja teavet edastada täpselt nii, nagu keegi teine ​​selle kirjutas, tehke vorminduses peeneid muudatusi, et aidata seda teie enda jutustusest eraldada. Nii ei teki segadust, kus teie sõnum lõpeb ja teine ​​algab.

Jutumärgid võiksid muidugi asja ära teha, aga kui sul on juba palju teksti enne ja pärast, võib see looge pikk lõik, mida on vähem soovitav lugeda ja millest on ühe pilguga teabe hankimine keerulisem.

Veel üks asi, mida e-kirjade teksti vormindamisel meeles pidada, võiksite vältida mitme fondi ja värvi kasutamist, kuna see võib muuta e-kirja ebaprofessionaalseks.

5. Salvestage küsimused lõpuni

Kas olete kunagi esitanud meili teel mitu küsimust ja saanud vastused võib-olla poolele? See võib juhtuda isegi kõige lühemate meilide või sõnumitega.

Salvestage oma küsimused lõpuni ning tehke need lühikesed ja konkreetsed. See mitte ainult ei aita lugejal neid näha, vaid ta ei unusta ka seda, mida olete teel küsinud, sest te ei esita hiljem enam teavet.

Veelgi enam, nad võivad saata teile vastuse, mis vastab küsimustele selgelt teie esitamise järjekorras.

See võib tunduda rumal, kuid mõelge kõigile e-kirjadele, tekstidele, sõnumitele ja digitaalsele meediale, mida teile iga päev esitatakse. Meilide ülekoormusest on lihtne tähelepanu kõrvale juhtida või lasta üks infotükk teistest silma paista.

Täiendav nõuanne – olge oma teemareal täpne

See lisanõuanne töötab üldiselt kõigi meilide puhul. Olemisega konkreetselt teie teemareal, aitate adressaati mitmel viisil – nad teavad täpselt, millega on tegu, saavad selle prioriteediks seada ja leiavad selle hiljem uuesti üles, kui on vaja sellele viidata.

Näiteks võite kasutada sõnu nagu jälgida, küsimus, meeldetuletus, värskendada, või aruanne et anda neile teada meili tüüp. Kui tegemist on konkreetse koosoleku või projektiga, märkige nimi. Kui see on korduv meil, lisage kuupäev.

Teemaga meili saatmine jälgida Üksi ei muuda seda väga klõpsatavaks ega oluliseks, eriti kui teie adressaadi postkastis võib olla veel mõni sama pealkiri.

Saate inimestele isegi teemareal teada anda, kui teie sõnum on kiireloomuline, kuid jätke see kindlasti asjade jaoks, mis tegelikult on.

Suhtlemine on võtmetähtsusega

Kuigi mõned võivad soovitada pikki e-kirju mitte saata, peate mõnikord seda lihtsalt tegema. Parim, mida saate oma adressaadi heaks teha, on jääda punktist kinni ja tagada, et ta suudab läbi lugeda. See mitte ainult ei aita neil leida algselt vajalikku teavet, vaid aitab seda ka hiljem uuesti kasutada.

Järgmine kord, kui peate saatma pika meili, proovige ühte või mitut nendest näpunäidetest ja vaadake, kuidas läheb.

5 isetoimetamise näpunäidet ja tööriistu oma kirjutamise parandamiseks

Paljud kirjanikud on hädas toimetamisprotsessiga. Kuid kui soovite luua kvaliteetset sisu, on mõistlik oma toimetamisoskusi parandada. Siin on, kuidas.

Loe edasi

Autori kohta