8 tööriista kaugtööprotsesside sujuvamaks muutmiseks

Kaugettevõtte juhtimine, kus puudub peakontor, paindlik graafik ja võimalus töötada töötamise ajal kõikjal maailmas, on põnev. Kuid see võib olla ka hirmutav ja nõuab palju tööd.

Hea on see, et tehnoloogia on teie poolel. Seal on palju tarkvara, mida saate kasutada oma tõhususe suurendamiseks, töövoogude korraldamiseks, protsesside sujuvamaks muutmiseks ja meeskonna koostöö parandamiseks.

See loend ei ole ammendav, kuid siin on mõned tööriistad, mida saate oma kaugettevõtte jaoks kasutama hakata.

1. Taotlejate jälgimissüsteemid

Olenemata sellest, kas olete idufirma või suurettevõte, saate taotlejate jälgimissüsteemist (ATS) kasu. Need tarkvaraprogrammid võimaldavad teil leida ühest kohast kogu olulise teabe oma taotleja kohta – alates tema meilidest, intervjuudest, ajakavadest ja asjakohastest andmetest.

ATS muudab värbamise ja palkamise imelihtsaks, kasutades kandidaatide sõelumiseks tehisintellekti, mis säästab palju aega mittevastavate kandidaatide käsitsi välja rookimisest. Samuti aitavad nad teil leida parimaid kandidaate, reastades nad nende oskuste ja kogemuste põhjal. Mõned kõige sagedamini kasutatavad ATS-id hõlmavad

Tööpäev ja Kasvuhoone.

Praegusel digiajastul, kus võltssertifikaadid ja valeidentiteedid vohavad, on taustakontroll ülioluline, et tagada turvaline ja turvaline töökoht nii töötajatele kui ka klientidele.

Taustakontrolli tööriistad nagu Goodhire ja Chekr Samuti on oluline kontrollida teavet, mida potentsiaalsed kandidaadid on nendega jaganud.

Need tööriistad vastavad juriidilistele nõuetele ja annavad ettevõtetele oma armatuurlaua, mis aitab neil hallata ja jälgida taustakontrolli tulemusi. Enamik neist tööriistadest integreerub ka ATS-i ja teiste suuremate personaliplatvormidega.

3. Projektihaldustarkvara

Kaugmeeskondade haldamine võib olla keeruline. Projektihaldustarkvara pakub lihtsat viisi töövoogude korraldamiseks, individuaalse ja meeskonna edusammude jälgimiseks, projektide täpsustamiseks ja meeskonna edenemise kohta ülevaate saamiseks.

Kui juhite globaalset meeskonda, kasutate näiteks projektihaldustarkvara Asana või Klõpsake nuppuÜles saab sind aidata säästa palju aega oma meeskonnaga suhelda ja koostööd teha. Need tööriistad hõlbustavad sujuvat koostööd meeskonnaliikmete vahel kogu platvormi sees – pole vaja e-kirju ega tarbetuid koosolekuid!

4. Elektroonilise allkirja tarkvara

Kaugettevõtte juhtimine ei tähenda, et saate vahele jätta olulisi protsesse, nagu dokumentide ja lepingute allkirjastamine. Kaugseadistus võib muuta tundlike dokumentide allkirjastamise väljakutseks.

Keegi ei taha oma e-allkirju jagada, ilma et oleks eelnevalt veendunud, et platvorm on ohutu. Hea on see, et tööriistad nagu Pandadoc ja DocuSign Need hõlbustavad tundlike dokumentide levitamist ja kogumist koos e-allkirjadega. Neid on palju muud veebipõhised dokumentide allkirjastamise rakendused seal, mida saate kontrollida.

E-allkirjad on tunnistatud samaväärseks traditsiooniliste allkirjadega. Need on õiguslikult siduvad, kui osapooled võimaldavad teil faile turvaliselt üles laadida ja digitaalseid dokumente allkirjastada. Kuid, elektrooniliste allkirjade seaduslikkus varieerub sõltuvalt teie asukohast maailmas.

5. Wiki

Teabe levitamine ja koolitus võib olla kaugettevõtte juhtimisel keeruline. Äriviki toimib keskse teadmiste hoidla või andmebaasina.

See annab kõigile juurdepääsu dokumentidele ja olulistele protsessidele töötajate töövoogudes. Neile on lihtne juurde pääseda, neid on muuta ja jagada, nii et kaugtöötajad oleksid kursis muudatuste, värskenduste ja uute tööpõhimõtetega.

See muudab liitumise lihtsamaks, andes uutele töötajatele võimaluse ettevõttes liikuda. See hõlbustab kaugtööd, toimides juhendina, kus nad saavad ettevõtte protsessidega tutvuda. Mõned vikid, mida võite kaaluda, on XWiki ja SlimWiki. On palju muid veebisaite, mis aitavad teil luua oma Wiki.

6. Töötajate äratundmise tarkvara

Piiratud suhtluse ja toe tõttu tunnevad paljud kaugtöötajad end sageli eraldatuna ja nähtamatuna. Paljud uuringud näitavad, et tunnustamine ja õigeaegne, asjakohane tagasiside mitte ainult ei tõsta inimeste sooritusvõimet, vaid parandab ka inimeste püsivust ja tööga rahulolu.

Platvormid nagu Motivatsioon andke meeskonnaliikmetele võimalus õppida teiste meeskonnaliikmete kohta, hinnata üksteist ja tõsta esile nende võite, anda kohaboonuseid ning luua meeskondadele kohandatud auhindu ja märke, mille poole püüelda.

Motivosity võimaldab meeskonnaliikmetel välja anda Motivosity dollareid, mida töötajad saavad kasutada kinkekaartide ostmiseks, lendude broneerimiseks või heategevuseks annetamiseks. Muud Motivosity alternatiivid hõlmavad Boonuslikult ja Kiitus.

7. Ärisõnumite saatmise rakendused

Kaugtöö ei lenda ilma meeskonna kokku viiva platvormita. Kuigi meeskonnad saavad endiselt meili kasutada, on see mahukas, aeganõudev ja korrastamata. Ettevõtte sõnumsiderakendused nagu Lõõgastav võimaldab teil suhelda kellegagi individuaalselt või rühmadena.

Sa saad ka integreerida Slacki teisi rakendusi selle funktsionaalsuse suurendamiseks ja rakenduste protsesside sujuvamaks muutmiseks. Näiteks saate ühendada oma Asana Slackiga või kasutada Giphyt Slackis, kui soovite oma vestlustele lõbusust lisada. Muud rakendused, mis on sarnased Slackiga, hõlmavad Töökoha vestlus või Microsoft Teams.

8. Planeerimistarkvara

Ajakava koostamine on veel üks töö, mis võtab kõigi aega, olenemata sellest, kas see on kaugjuhtimispult või mitte. Suurema osa kaugtöö puhul on aga täiendavaks komplikatsiooniks ajavööndite erinevused. Lisaks peavad paljud kaugtöötajad žongleerima rohkem kui ühe tööga, mis muudab kõnede ajastamise palju keerulisemaks.

Planeerimisplatvormid nagu Calendly integreerub teie kalendritega ja välistab mõlemale poolele parima aja leidmise edasi-tagasi. Vahepeal rakendused nagu GoMeeldetuletused võimaldab teil automatiseerida tekstsõnumeid, et saaksite oma meeskonnale või klientidele saata automaatseid kohtumiste meeldetuletussõnumeid.

See tagab, et inimesed ilmuvad koosolekule, vältides teil oma aega ja raha raiskamast nende ilmumist oodates.

Kasutage tehnoloogiat oma kaugettevõtte taseme tõstmiseks

Kaugtööl on palju eeliseid. Selle juhtimine võib aga olla keeruline, eriti kui plaanite asju teha traditsioonilisel viisil. Teil pole mitte ainult rohkem paberimajandust, vaid ka raske, isegi võimatu on ilma tööriistadeta hästi suhelda ja projektide edenemist jälgida.

Täiendage oma mängu tarkvara ja tööriistadega, mis võivad teie kaugtööprotsesse kiirendada ja sujuvamaks muuta ning aidata meeskonnal luua teie ettevõtte jaoks parem töökultuur.

8 näpunäidet produktiivse kaugtöökontorikeskkonna loomiseks

Loe edasi

Autori kohta