Kuidas oma töökoha sõnumsiderakendusi tõhusamalt kasutada

Sõnumirakendused on kahtlemata muutnud seda, kuidas me töökohal suhtleme, eriti tööajal meie üleminek kaugtööle ja eemale e-postist, mis on olnud selleks de facto suhtlusvahend pikk.

Vaatamata arvukatele tootlikkust suurendavatele funktsioonidele, mida paljud neist rakendustest pakuvad, võime ka väita, et need kipuvad tegema vastupidist.

Kas sõnumsiderakendused tapavad teie tootlikkuse? Või võib-olla nii, kuidas te neid kasutate? Sukeldume sügavamale.

5 erinevat viisi, kuidas töökoha sõnumsiderakendused võivad teie tootlikkust piirata

1. Teabe ülekoormus

Justkui e-posti ülekoormus ei olnud piisavalt suur probleem, nüüd peate oma vestlusrakendustes võitlema pideva sõnumivooga, millest on enamasti saanud uued postkastid. Nagu kõik teie postkastis olevad rämpskirjad, ei vääri iga teie vestlusrakendustes olev kiri teie tähelepanu.

Tõenäoliselt olete sattunud Slacki kanalile, kus te ei pidanud olema või kus on liiga palju inimesi osalejad või teil on kolleegid, kes arutavad tööga seotud kanalis viimaste kuulsuste kuulujutte probleeme.

Tulemuseks on teabe üleküllus, mis võib olla sama kurnav kui ülevoolav e-posti postkast, mis põhjustab otsustusväsimust, stressi ja lõppkokkuvõttes tootlikkuse vähenemist.

2. Elutähtis teave läheb kaotsi

Üks teabe ülekülluse kõrvalmõjudest on see, et segamise käigus läheb osa olulist teavet kaduma. Kui te ei võta õigeid protsesse kasutusele, võib tööalane teave kiiresti mattuda veejahuti jutu või teemaväliste arutelude hunniku alla.

Lõppkokkuvõttes veedate suurema osa oma tööpäevast ühest kanalist või suhtlusrakendusest teise sõnumite meres sõeludes, lootuses leida see oluline teave, mida vajate. See võib olla mõttetuse harjutus ja tohutu töökoha ajaraiskaja.

3. Liiga palju suhtlusrakendusi

Millist sisekommunikatsiooni vahendit kasutate oma kaugkolleegidega suhtlemiseks? Microsoft Teams? Loidus? Meili? WhatsApp?

Võib-olla kõigi eelnimetatute segu?

Otsides uusimat ja funktsioonirohkemat töökoha sõnumsiderakendust, võisite installida neid liiga palju, mis võib kiiresti muutuda tootlikkuse õudusunenäoks.

Kui hüppate päeva jooksul pidevalt ühest rakendusest teise, raiskate aega ja killustate oma tähelepanu, muutes mis tahes ülesandele keskendumise keeruliseks.

See tähendab, et võiksite leida viise vältige suhtlus- ja koostöörakenduste ülekasutamist oma töökohas.

4. Sa oled "alati sisse lülitatud"

Pidev ühenduvus ja ootused olla sõnumitele vastamiseks kogu aeg kättesaadavad on muutunud tänapäeva töökohal normiks. See alati "sees" olemise ja traditsioonilise tööaja piiridest välja töötamise kultuur võib aga kaasa tuua mitmeid soovimatuid tagajärgi.

Esiteks ei tähenda pikemate tundide tegemine tingimata produktiivsemat töötamist. Tegelikult on sellel sageli vastupidine mõju. Kui leiate, et töötate pikka aega ööni või nädalavahetustel, põlete tõenäoliselt kiiresti läbi, mis toob kaasa töö kvaliteedi ja jõudluse halvenemise.

Kuid see ei puuduta ainult teie tööelu, sest ka teie isiklik elu võib kiiresti kannatama hakata. Kui olete alati "sisse lülitatud", on lõõgastumiseks ja noorendamiseks vähe aega, mis põhjustab vaimse ja füüsilise tervise probleeme.

5. Lõputud teatised

Püüdes olla rohkem ühenduses, lootes oma tootlikkust tõsta, võisite kogemata registreeruda oma vestlusrakenduste lõputu märguannete voo saamiseks. Esmapilgul võivad need väikesed punased hüpikaknad ja mürinad tunduda kahjutud, kuid need võivad kiiresti muutuda tohutuks segajaks, mis võib tahtmatult kaasa tuua. konteksti muutmine ja tootlikkuse vähenemine.

Mõnikord võib nende punaste hüpikakende nägemisest piisata (isegi kui te sõnumeid ei loe), et kaotada fookus ja häirida voolu.

Niisiis, mida saate teha nende tootlikkuse lõksude vältimiseks?

Parimad strateegiad produktiivse suhtluse saavutamiseks töökohal

1. Võtke omaks asünkroonne suhtlus

Liigne rõhu asetamine kohesele reageerimisele ja reaalajas suhtlemisele, eriti kui meeskonnaliikmed töötavad erinevates ajavööndites, võib lõpuks teha rohkem kahju kui kasu.

Selle asemel, et oodata (või veel hullem, nõuda) koheseid vastuseid, võtke omaks asünkroonne suhtlus. See suhtlusstiil võimaldab teil sõnumitele õigel ajal vastata, vähendades katkestusi ja andes teile võimaluse keskenduda olulisematele ülesannetele.

Alati ei pea te uut suhtlusrakendust oma arsenali lisama, kui leiate uue. Kõigil teie meeskonnaliikmetel kulub uue tööriistaga harjumiseks aega, seega on sageli parem jääda olemasoleva juurde, eriti kui see juba pakub teile vajalikke funktsioone.

Selle asemel, et registreeruda mõne muu rakenduse kasutajaks, leidke aega, et hinnata oma olemasolevaid tööriistu, et näha, kas saate neid integreerida teiste rakendustega, mida kasutate oma töövoo sujuvamaks muutmiseks. Nii ei pea te rakendusi nii sageli vahetama ja saate vältida sellega seotud tootlikkuse langust.

3. Looge sisemine Wiki

An sisemine wiki on teie meeskonna teadmiste ja teabe keskne hoidla. See on suurepärane võimalus hoida kogu oma oluline teave korrastatuna ja ühes kohas kättesaadavana.

Viki võib aidata vähendada pideva suhtluse vajadust, muutes meeskonnaliikmetel oma küsimustele vastuste leidmise lihtsaks. Samuti saate kasutada oma sisemist wikit, et luua oma meeskonnaga suhtlusjuhend, et dokumenteerida parimad tavad ja ettevõtteülesed juhised.

See võib hõlmata kõike alates sellest, kuidas ja millal konkreetseid tööriistu kasutada, kuni selle määratlemiseni, mida peate "kiireloomuliseks" suhtluseks ja ideaalset reageerimisaega.

See, kuidas te oma suhtlus- ja koostöötööriistu kasutate, võib teie tootlikkust oluliselt mõjutada. Kui teid segavad pidevalt märguanded, proovige häirivate tegurite minimeerimiseks oma seadeid kohandada.

Näiteks saate keelata teatud kanalite või vestluste märguanded, seadistada režiimi Mitte segada lahtiolekuajad või isegi märguandeid ajastatud fookusaja jooksul üldse edasi lükata. Kohandades oma tööriistu vastavalt oma vajadustele, saate oma tootlikkuse üle kontrolli tagasi võtta.

Lisaks, kui kasutate Slacki, saate lisada @Must-Read laiendus oma tööruumi, et kiireloomulised sõnumid alati nähtavaks saaksid. See Slacki rakendus võimaldab teil märkida teatud sõnumid kohustuslikeks lugemisteks ja meeskonnaliikmetel on kõik oma kriitilised sõnumid ühes komplektis, et vältida vestlusajaloo kerimise aja raiskamist.

Kasutage oma sõnumsiderakendusi tootlikkuse maksimeerimiseks õigel viisil

Ehkki vestlusrakendused võivad olla suurepärane viis tootlikkuse suurendamiseks, võivad need ka tähelepanu kõrvale juhtida, kui neid õigesti ei kasutata. Võime järeldada, et see sõltub peamiselt sellest, kuidas te neid tööriistu kasutate.

Ülaltoodud strateegiaid järgides saate oma tootlikkuse üle kontrolli tagasi võtta ja vältida neid tootlikkuse lõkse.

Kuidas ületada oma töökoha ülekoormus

Loe edasi

Autori kohta