8 levinumat suhtlusviga, mida virtuaalses meeskonnas vältida (ja mida selle asemel teha)

Olles muutnud oma organisatsiooni toimimist, on ülioluline, et võtaksite aega hea suhtluskultuuri edendamiseks oma virtuaalses tööruumis. Põhjus on selles, et viis, kuidas te kolleegidega traditsioonilises kontorikeskkonnas suhtlesite, ei pruugi tähendada virtuaalmaailma.

Seetõttu on suhtluse juhendi ümberkirjutamine virtuaalses meeskonnas edu võti ja üks viis selle saavutamiseks on teada, mida mitte teha.

1. E-posti kasutamine peamise suhtlusviisina

Kuigi meil on tänapäeva kaugtöökohal endiselt oma roll, ei tohiks see olla teie peamine suhtlusviis. Kui sõnumid on teie postkasti maetud, võite kiiresti kaotada jälile, mis toob kaasa tootlikkuse vähenemise.

Saate endiselt kasutada e-posti klientidega suhtlemiseks ja müügivihjete sihtimiseks. Siiski on ka teisi praktilised suhtlusvahendid mis sobivad paremini sõnumite saatmiseks ja kaugkolleegidega koostöö tegemiseks.

Kiirsuhtlustööriistad nagu Lõõgastav sobivad kiireks edasi-tagasi vestluseks ja kanalite loomiseks kindlate teemade või projektide jaoks. Samuti saate kasutada selliseid sõnumsiderakendusi nagu

Keerake suhelda asünkroonselt, samas kui projektijuhtimise tööriistad nagu Trello või Asana võimaldab teil ülesandeid luua, määrata ja jälgida.

2. Suutmatus planeerida ajavööndi erinevusi

Traditsioonilises kontorikeskkonnas töötavad inimesed tavaliselt samas ruumis ja samal tööajal. Siiski, kui teil on virtuaalsed meeskonnaliikmed erinevates ajavööndites, võivad asjad muutuda keerulisemaks, kui te seda ei plaani.

Peate olema teadlik ajaerinevustest ja leidma koosolekute planeerimiseks kattuvad tunnid. Selle saavutamiseks ei pea te aga pähe õppima oma kolleegide ajavööndeid ega asukohti. Saate kasutada ajavööndi teisendajaid nagu Timezone.io või jagatud kalendrirakendused nagu Calendly koosolekuaegade planeerimiseks ja haldamiseks. See võimaldab blokeerida kõigile sobiva aja.

3. Üle ainult tekstipõhisele suhtlusele tuginemine

Ainult tekstisuhtlus ei sisalda mitteverbaalseid vihjeid, nagu kehakeel, silmside ja näoilmed, mis võivad kergesti põhjustada väärititõlgendusi ja konflikte. Virtuaalses keskkonnas on oluline kasutada oma mõtte edastamiseks erinevaid suhtlusmeediume, sealhulgas videokonverentsitööriistu, nagu Google Meet või Zoom.

Arvestades, et te ei pruugi füüsiliselt kohtuda, pakuvad need tööriistad parimat võimalust, võimaldades teil oma kolleege näha ja kuulda. Lisaks isiklikumate ühenduste loomisele selgitavad videokõned paremini ka keerukaid ülesandeid.

Siiski ei saa te alati videokõnet alustada, eriti kui töötate teistes ajavööndites olevate inimestega. Sel juhul saate kasutada asünkroonset videotööriista, näiteks Voodle videosõnumite salvestamiseks ja saatmiseks.

4. Ootame, et kõik on kogu aeg saadaval

Kõigi meie käeulatuses olevate suhtlusvahendite ja kaugtööpoliitika kasutuselevõtu tulemusena hägustuvad piirid töö ja isikliku elu vahel üha enam. See on tekitanud "alati sees" töökultuur: ebarealistlikud ootused, et inimesed peaksid olema alati kättesaadavad, et vastata tööga seotud sõnumitele või vastata töönõuetele.

Selle vältimiseks peate seadma teatud piirid. See sisaldab kohandatud kaugtöögraafiku koostamine, seadistades oma saadavuse töökoha suhtlusvahendites ja lülitades välja mittekiireloomuliste sõnumite märguanded väljaspool tööaega.

5. Kultuurilisi/religioosseid erinevusi mitte arvesse võttes

Tulenevalt asjaolust, et kaugtöö võimaldab värvata talente erinevatest maailma paikadest, peate seda tegema olema teadlik kultuurilistest ja usulistest erinevustest, mis võivad suhtlemist ja meeskonda negatiivselt mõjutada dünaamika.

Näiteks võivad erinevatest kultuuridest ja religioonidest pärit inimesed pidada kindlaid pühi ning neil aegadel ei pruugi nad töötada või neil võib olla erinev tööaeg. Seega peate võib-olla neid päevi jälgima ja tähtaegu või suhtlusplaane vastavalt kohandama.

6. Ei loo ruumi juhuslikeks vestlusteks

Kodus töötades võib olla lihtne kahe silma vahele jätta vajadus kolleegidevahelise suhtluse järele. Kuid, kaugtöö üksindus on tõsine probleem, mis võib vähendada tootlikkust ja tööga rahulolu.

Selle vastu võitlemiseks peate leidma viise, kuidas julgustada juhuslikke vestlusi. Saate seda saavutada, luues virtuaalsed vesijahuti võimalused. Näiteks looge oma töökoha vestlustööriistas eraldi rühm juhuslikeks vestlusteks. Siin räägite tööga mitteseotud teemadel, nagu nädalavahetuse plaanid, lemmiksaade või hobid.

Nende abil saate oma meeskonna seotust veelgi suurendada kohvipausi ideid.

7. Liiga palju kohtumisi

Kuigi on oluline oma meeskonnaga regulaarselt registreeruda, ei taha te koosolekutega üle pingutada. Reaalsus on see, et mõned koosolekud ei ole teie aega väärt ja võivad teie produktiivsust isegi kahjustada.

Nii et enne järjekordse kohtumise kokkuleppimist küsi endalt, kas see on tõesti vajalik ja kas sõnumi edastamiseks pole muid võimalusi. Kui otsustate koosoleku korraldada, proovige tagada selle võimalikult produktiivne, koostades päevakava ja jagades seda enne tähtaega, hoides seda lühidalt ja kutsudes kohale ainult vajalikud inimesed.

Lisaks määrake keegi koosoleku protokollid korralikult dokumenteerima ja salvestama need kesksesse kohta, kus kõik saavad neile juurde pääseda. See aitab vähendada vajadust tulevaste kohtumiste järele, et arutada eelmistel istungitel toimunut.

8. Ei tunnusta verstaposte ja tähistab edu

Oma meeskonna õnnestumiste tunnustamine ja tähistamine on moraali ja kaasatuse suurendamiseks hädavajalik. Kodus töötamine ei ole põhjust jätta tähelepanuta see oluline meeskonnatöö.

Võite tugineda töötajate tunnustamise tööriistadele nagu Boonuslikult et tähistada oma meeskonna edusamme ja tunnustada individuaalseid saavutusi. Saate selle integreerida ka oma Slacki tööruumi, et meeskonnaliikmed saaksid hõlpsamini kiita ja vastu võtta.

Vältige neid vigu meeskonna kaugsuhtluse parandamiseks

Kuigi kaugtöökeskkonnal on oma väljakutsed, pakub see ka palju kasvu- ja eduvõimalusi. Enamasti me alles õpime, kuidas selle uue tööviisiga kõige paremini orienteeruda.

Nende levinud lõksude tundmine aitab teil neid vältida ja luua teile ja teie meeskonnale eduka kaugtöökeskkonna.

5 tööriista meeskonna kaugsuhtlemise väljakutsete ületamiseks

Loe edasi

Autori kohta