Kuidas väljendada tavalisi töökohakaebusi professionaalsete meilidega

Kui olete kunagi kontoris töötanud, teate paljude erinevate inimestega suhtlemise väljakutseid. Levinud probleem on hirm probleemsetele kaastöötajatele vastu astuda ja nende käitumist peatada, kuid saate end professionaalselt väljendada, olenemata sellest, kas olete töötaja või juht.

Üks lihtsamaid meetodeid on mõtete kirjutamine meilisõnumisse. Jagame selle probleemi levinud töökohakaebuste näidete kaudu. Õppige kõige konstruktiivsemaid viise nende ütlemiseks ja täiendavaid meilinippe, mis võivad teid aidata.

1. Ootan endiselt, et te selle ülesande lõpetaksite

Kõik ei tööta samas tempos, kuid see on probleem, kui üks inimene peatab meeskonnaprojekti. Kui teie tööülesanne sõltub sellest, et töökaaslane esitab oma töö, saate teda mõne sõnaga meilis tegutsema ärgitada.

Siin on mõned professionaalsed viisid kaebusele lähenemiseks ja selle väljendamiseks, mida saate oma olukorraga kohandada.

• Peame oma töövoogu parandama, et me ei jääks ajakavast maha. Kas (kuupäev ja kellaaeg) on ​​teie jaoks sobiv tähtaeg? Siis saan oma tähtajast kinni pidada (kuupäev ja kellaaeg).
instagram viewer
• Kas vajate selle ülesande täitmisel abi? Peame projekti õigeaegselt lõpetama, seega (töökaaslase nimi) on pakkunud abi teie probleemide lahendamisel.

Eesmärk ei ole oma kaastöötajat solvata, vaid seada eesmärgid ja lahendused, tehes samal ajal väga selgeks, et olete mõlemad osa meeskonnast, kes on aktiivselt huvitatud asjade elluviimisest.

Koguge kindlasti võimalikult palju näpunäiteid tähtaegadest kinnipidamiseks ja tööülesannete lõpetamiseks nagu sa saad. Vajadusel on lihtsam inimesi nõustada.

2. Tähtaeg on homme

Siin on veel üks levinud kaebus, mille sees võib põletada. Kui teie töökaaslane lõikab seda vaatamata mitmele meeldetuletusele liiga lähedale, saate teda motiveerida e-kirjaga, ilma et peaksite närvi minema.

Põhjus, miks te nendega ühendust võtate, on kiireloomuline, nii et teie pakutavad lahendused vajavad otsekohesust, kasvõi selleks, et kaaslane saaks asja tõsiselt võtta.

Proovige neid alternatiive:

• Projekti tähtaeg on homme, kuid mõned otsad on veel lahti. Peame täna pärastlõunal meeskonnaga videokonverentsi, et arutada lahendusi.
• Juhtkond ootab projekti homme. Kui te tõenäoliselt tähtajast kinni ei pea, kas saaksite aruandes, mille saame esitada koos kõige muuga, selgitada, miks?

Kuigi meilid on lihtsam viis keeruliste mõtete väljendamiseks, ei avalda need sama mõju kui probleemide isiklikul arutamisel. Seega, kui proovite muuta kellegi halbu töövoo harjumusi, peab teie e-kiri olema otsekohene ja nutikas, et nende tähelepanu köita.

3. Lõpetage edasilükkamine

Sama konstruktiivne lähenemine sobib kõige paremini kõigi teie töökohakaebuste puhul, esitatuna rahulikus ja neutraalses keeles. Lõppude lõpuks võib venitav töökaaslane ettevõtte töövoogu pingutada, kuid ta ei tee seda alati, kuna on laisk.

Vaadake, kas segajaid on liiga palju või on nad ülesannetega üle koormatud. Otsige üles probleem ja kohandage oma e-posti lahendusi ja stiimuleid. Võtke inspiratsiooni nendest näidetest:

• Kontor võib häirida. Kui see muudab teie tööle keskendumise keeruliseks, arutame muudatuste üle ja milliseid eesmärke saame teile seada.
• Nädala lõpus vaatame üle kõigi tehtud ja allesjäänud ülesanded, et saaksime järgmist nädalat produktiivsemalt kasutada.

4. Mul ei ole aega kõigi nende ülesannete täitmiseks

Teie e-kirjade kirjutamise strateegia peaks end läbipõlemise eest kaitstes pisut muutuma. Eesmärk on näidata, et teate oma kohustusi, kuidas neid tähtsuse järjekorda seada ja mille eest te ei vastuta.

Seadke viisakalt piirid, kasutades oma meilides selliseid väljendeid:

• Aitaksin hea meelega selle ülesande täitmisel. Kas tahaksite oodata, kuni olen oma praegused ülesanded lõpetanud? Nende tähtaeg on varem.
• Kahjuks on mul vaja ületunde, kui võtan vastu veel mingeid ülesandeid. Kas saaksite selle (juhi nimi) mööda lasta ja arutada, kuidas see toimiks?

Kui teie töökoht kasutab meeskonnahaldustarkvara, võib kogu ajakava jagamine olla lihtsam. Sa saad ka korraldada oma ülesandeid AsanaNäiteks selleks, et olulised töökohad, sealhulgas nende tähtajad ja koostööpartnerid, oleksid selgelt nähtavad.

5. Ma ei tööta teie heaks

Domineerivad töökaaslased võivad oma käitumisega liiale minna, oodates, et sa hüppaksid, kui nad helistavad või neilt lisatööd vastu võtavad. See on veel üks olukord, mis vajab hädasti piire.

Enne tõsisemate meetmete võtmist proovige oma kolleegiga hästi koostatud meili teel arutleda. See peaks olema viisakas, kuid kindel, kuna see loob teile töökohal võrdse positsiooni. Siin on mõned sõnastused, mida proovida:

• Mul on kahju kuulda, et teie töökoormus on tohutu. Oma kohustuste tõttu ei saa ma teid aidata, kuid kui pöördute oma juhi poole, saate koostada jätkusuutlikuma plaani.
• Tänan, et mõtlesite mulle selle töö jaoks, kuid see sobib paremini mõnele muule osakonnale. Kui neil on aega, võivad nad teiega koostööd teha.

6. Lõpetage inimestest rääkimine

Konkurents töökohal on vältimatu. Kahjuks paneb see kolleege püüdlema silma paista, isegi kui see tähendab vestlustesse sekkumist, et oma mõtteid välja pakkuda. Mõned inimesed segavad ka alateadlikult vahele ega mõista, et see on tüütu.

On diplomaatilisi viise, kuidas julgustada neid seda käitumist lõpetama. Kuna nad võivad seda teha tähelepanu saamiseks, pöörduge oma meilis nende poole, julgustades samal ajal meeskonnamängija mõtteviisi.

Proovige midagi sellist:

• Panustate sageli väärtuslikke ideid. Märgitakse ära teie ennetav lähenemine lahenduste leidmisele. Iga töötaja on ettevõtte jaoks võrdselt oluline ja meile meeldib töökohal kõigi häält kuulda.
• Selle projekti jaoks on vaja meeskonnatööd ja selget suhtlust. Sujuva koostöö tagamiseks peab kõigil arutelusse panustajatel olema võrdne võimalus sõna võtta.

Kui proovite juhtida meeskonnaprojekti inimestega, kes kipuvad üksteisest rääkima, võite rühmameilis määrata põhireeglid. Otsi näpunäiteid, mis parandavad kirjalikku suhtlust ja kasutage neid sõbraliku, kuid produktiivse keskkonna loomiseks.

7. Lõpetage mulle väljaspool tööd sõnumite saatmine

Kas töökaaslane või ülemus võtab teiega vabal ajal ühendust? See on tavaline probleem, mis hõlmab tavaliselt sõnumite saatmist. See on eriti ebamugav, kui te pole nii tuttav või nad tahavad poes rääkida, kui teil on vaja lõõgastuda.

Kui nende inimeste ignoreerimine ei tööta või nad lähevad liiga kaugele, on teie parim lahendus saata neile oma seisukohta selgitav e-kiri. Sõnum peaks rõhutama professionaalsete piiride ja eriti teie vaba aja tähtsust.

Vaadake neid valikuid ja vaadake, kuidas saate neid oma vajadustega kohandada.

• Võtke arvesse, et isiklike asjade tõttu ei pruugi ma pärast tööaega rääkida. Arutan hea meelega tööga seotud asju, kui olen tagasi kontoris.
• Nii tähtis kui minu jaoks on minu töö, kannatab see, kui ma ei kasuta oma vaba aega täielikult ära. Seetõttu loodan, et mõistate minu vajadust reserveerida tööga seotud suhtlust kontoritundide jaoks.

8. Ärge rääkige nii

Töökaaslased unustavad sageli, et nad on professionaalses keskkonnas ja võivad öelda valesti või sattuda sobimatutesse vestlustesse. Selline käitumine võib muuta tööruumi väga kiiresti ebamugavaks.

Peate selliste probleemidega tegelema, enne kui need tekitavad hõõrdumist ja eskaleeruvad. Kui te ei saa kolleege kohapeal kõrvale viia, võib kiire e-kiri asja ära teha.

Võtke ideid järgmistest väljenditest:

• Kuigi hindame väga sõbralikku koostööd, on jututeemasid, mis peaksid jääma töökohast väljapoole. Palun aidake meil säilitada rahulik keskkond ja vältida arutelusid (tundlikel teemadel).
• Täna toimus varem suhtlus, mis muutis töötajatel ebamugavust. Palun andke endast parim, et säilitada professionaalne suhtumine ja edendada sõbralikku meeskonnatööd.

Võib olla kasulik täpsustada, mida öeldi, et teie töökaaslane teaks täpselt, mida edaspidi vältida. Kaaluge ka soovimatuid teemasid ja käitumist kirjeldava veebilehe või dokumendi koostamist, mille saate seejärel oma meilile manustada või millele lingi lisada.

Üldised näpunäited e-kirjade kirjutamiseks töökohaprobleemide lahendamiseks

Meilid võivad olla teie parimad sõbrad, kui vajate kontoris keerulisi olukordi lahendada, ilma et peaksite töötajatega silmitsi seisma.

Siin on mõned täiendavad näpunäited, mida meeles pidada, mis võivad protsessi tõhusamaks muuta.

• Paranemise julgustamiseks tasakaalustage meili negatiivsus positiivsete punktidega.
• Veenduge, et teie ametlik keel ei varjaks seda, mida proovite öelda.
• Olge selge ja lühidalt – hindamatu millal pikkade meilide kirjutamine.
• Hoidke e-kirjad edaspidiseks kasutamiseks alles juhuks, kui olukord ei parane.

Olge valmis lahendama erinevaid töökoha väljakutseid

Meeskonnad seisavad pidevalt silmitsi probleemidega, eriti stressi korral. Olgu tegemist füüsilise või digitaalse keskkonnaga, olenemata sellest, kas olete ülemus või töötaja, tasub teada parimaid viise harjumuste paremaks muutmiseks.

Diplomaatia meili teel on hea strateegia seni, kuni väljendate kaebusi selgelt ja professionaalselt. Kuid ärge jätke tähelepanuta muid ressursse, nagu digitaalsed tööriistad, mis on loodud meeskonnatöö hõlbustamiseks.

5 tööriista meeskonna kaugsuhtlemise väljakutsete ületamiseks

Loe edasi

Autori kohta