Kuidas vähendada töökoha koosolekute arvu Tango töövoo dokumentatsiooni abil

Kas reaalajas toimuvad kohtumised söövad teie päeva? Need suhtlused võivad kaugtöötamise ajal teie ajakava tarbetult kulutada. Muidugi on mõned kohtumised väärtuslikud ja me ei vaidleks kunagi teisiti.

Kuid kui olete kunagi jõudnud videokõne lõpuni ja pidanud seda aja raiskamiseks või mis veelgi hullem, Soovin, et oleksite teinud rohkem märkmeid, on teil hea meel kuulda, et on olemas alternatiiv: Tango töövoo dokumentatsioon tööriist.

Kuidas reaalajas toimuvad koosolekud tootlikkust vähendavad?

Videokonverentsi tööriistad on kaugtöökultuurides muutunud normiks. Tarkvara, nagu Zoom, Microsoft Teams ja Google Meet, on olnud hajutatud meeskondade ühenduses ja kaasatud hoidmisel lahutamatu osa. Aga kas nad töötavad? Uuringud näitavad teisiti.

Töökoha uuring "Veebikaamera uuring: kas kurnatud või kihlatud?", vaadeldi videokonverentsitarkvara kasutamise negatiivset mõju. 49% USA tööjõust ehk 32 miljonit inimest on tundnud Suumi läbipõlemine koosolekute arvu suurenemise ja veebikaamera kasutamise surve tõttu.

Ka pärast videokõnet tööle naasmine pole lihtne. Fortuuna teatab, et keskendumise jätkamiseks kulub 25 minutit, kui koosolek killustab teie töövoogu.

Ja a Stanfordi uuring näitab, et kolmandikul töötajatest ei ole virtuaalsetel koosolekutel osalemiseks vajalikku minimaalset 90% Interneti-ühendust. See võib tekitada stressi töötajatele, kes ei saa oma meeskonnakaaslastega tõhusat koostööd teha.

Kuidas vähendab töövoo dokumenteerimine videokoosolekute survet?

Võib-olla mõtlete: "Kui vaid oleks mõni muu viis." Ja siin tuleb mängu Tango töövoo dokumenteerimise tööriist. Tango on tasuta Chrome'i brauseri laiendus, mis loob töövoo dokumentatsiooni, sealhulgas juhiseid ja juhendeid.

Töövoo dokumentatsioon ei asenda kõiki virtuaalseid koosolekuid. Aga kui osalete reaalajas suhtluses seal, kus seda vajate jagage oma ekraani Zoomi koosoleku ajal või selgitage protsessi oma meeskonnakaaslastele, siis on Tango suurepärane alternatiiv asünkroonseks kasutamiseks.

Brauseri laienduse abil saate oma töölaua töövoo salvestada ja teha täpsed toimingud, mida peate tegema. Tarkvara loob nende toimingute kohta üksikasjaliku kokkuvõtte, mida saate eksportida ja oma vaatajaskonnaga jagada. Nad vaatavad selle omal ajal asünkroonselt üle, ilma et peaksite teiega reaalajas kohtumist kokku leppima.

Milliseid kohtumisi tango kõrvaldab?

Tango on suurepärane alternatiiv järgmist tüüpi koosolekutele:

1. Sissepääs

Looge Tango töövoo dokumentatsiooni, et näidata oma uutele töötajatele, kuidas oma süsteemides ringi liikuda. Saate märkmeid kõige kohta alates rakendustesse esmakordsest sisselogimisest kuni nende armatuurlaua kohandamiseni. Kui teil on järjepidev dokumentatsioon, võite oodata vähem probleeme ja sujuvamat sisseelamisprotsessi.

2. Koolituskäigud

Tango saab luua ka ettevõttesisese koolitusdokumentatsiooni, et hoida seda jagatud ressursina, millele teie töötajad pääsevad juurde.

Näide: kui teil on vaja oma meeskonnale õpetada, kuidas uut andmetööriista kasutada, kasutage Tangot, et koostada samm-sammuline juhend. Samuti saate tutvustada parimaid töötavasid ja värskendatud tootefunktsioonide kasutamist.

3. Tootedemonstratsioonid

Kui teil on suurepärane SaaS-toode, mida oma klientidega jagada, muudab Tango selle kasutamise täpse tutvustamise lihtsaks. Kaasake see töövoo dokumentatsioon juhtumiuuringutesse ja jagage seda oma esitluse osana.

4. Müügikõned

Kui saadate potentsiaalsetele klientidele või koostööpartneritele külma sõnu, teate juba, et e-kirja adressaadi avamine on võitlus omaette. Kuid kui nad on teie sõnumit lugenud, ei suuda nad teie esitluse osana kiiret demot vaadata.

Tango abil koosolekuvaba dokumentatsiooni loomine

Kas olete alustamiseks valmis? Esimene samm on registreeruda a tasuta Tango konto, seejärel installige Tango Chrome'i brauserilaiendus.

1. Installige Tango Chrome'i brauseri laiendus

Laadige Tango alla saidilt Google Chrome'i veebipood. Järgmiseks kinnitage oma laiendus, minnes brauseriribale ja klõpsates nuppu Pusle tükk. Otsige üles Tango laiendus ja klõpsake selle oma brauserisse salvestamiseks nööpnõela.

2. Jäädvustage oma töövoogu Tango abil

Liikuge vahekaardile, millelt soovite alustada töövoo salvestamist, ja klõpsake brauseriribal Tango nööpnõela. Kui olete valmis, vajutage suurt lillat nuppu, et alustada oma töövoo jäädvustamist, seejärel tehke sammud, mida soovite salvestada.

Tango töötab taustal, et jäädvustada ekraanipilte ja genereerida automaatselt teie töövoo kirjeldusi. Kas on vaja kohandusi teha?

Kasutage töövoo peatamiseks ja jätkamiseks ekraani vasakus alanurgas olevat töövoo kontrollerit, lõpetage see või loobuge sellest, kui olete esimese jäädvustusega rahul. Kui olete rahul, klõpsake projekti lõpuleviimiseks rohelist linnukest.

3. Muutke oma tango töövoogu

Tango redaktori ekraanil näete oma automaatselt loodud töövoogu. Lisakonteksti pakkumiseks proovige lisada teksti, luua või kustutada samme, laadida üles täiendavaid ekraanipilte või korraldada samme soovi korral ümber.

Kas olete mures tundliku teabe nähtavuse pärast? Minge üle Tango Pro väljaandele 16 dollari eest kuus ja saate kasutada mõlemat Reaalajas hägu režiim või Hägusus pildiredaktoris, kui läbite jäädvustatud töövoo.

Kas peate millelegi rohkem tähelepanu pöörama? Lisage kasulikud nooled või kastid, klõpsates Annoteerida.

4. Jagage oma töövoo dokumentatsiooni

Professionaalse töövoo dokumentatsiooni loomise viimane samm on selle eksportimine ja jagamine. Toimingud on samad, olenemata sellest, kas soovite seda oma ülemusele, meeskonnakaaslastele või klientidele levitada või isegi sotsiaalmeediasse või oma veebisaidile postitada.

Vajutage Jaga ja eksport paremas ülanurgas ja tehke järgmised valikud:

• Jaga: lisage vaatajalubadega e-kiri (või Pro-versiooniga redaktor)
• Maagiline koopia: kleepige link teenusesse Google Docs, Notion, Confluence jne või muusse, mis toetab HTML-i.
• Lae alla: eksportige oma töövoog PDF-vormingus.
• Manusta: kopeerige avalik manustamiskood ja kleepige see oma lemmiktööriista.

Pöörake konverentsilt pildistamisele

Järgmine kord, kui valmistute kaugvideokõne koosolekuks, küsige endalt, kas juhendate oma publikut samm-sammult läbi. Kui see nii on, on teil kasu töövoo dokumentatsiooni loomisest, selle asemel, et proovida oma tegevusi otsekõnes selgitada.

Kasutage Tangot olulise asünkroonse suhtlusvahendina oma tootlikkuse arsenalis, et jäädvustada oma töövoogu ja levitada seda vastavalt vajadusele.

4 parimat asünkroonset videosuhtlustööriista kaugmeeskondade jaoks

Loe edasi