Kuidas hõlbustada tõhusalt meeskonna kaugkoosolekut

Olenemata sellest, kas olete juht, omate oma ettevõttes juhtivat rolli või töötate projekti kallal, peate tõenäoliselt hõlbustama meeskonna koosolekuid. Suurepärane pluss on see, et saate korraldada oma koosolekut nii, nagu õigeks peate.

Sellegipoolest on näost näkku ja kaugkohtumiste vahel mõned suured erinevused, mis võivad nende tõhusust muuta või kahjustada. Siin vaatleme mõningaid raskusi meeskonna kaugkoosolekute hõlbustamisel ja kuidas saate neist üle saada, et koosolekut tõhusalt korraldada.

Koosolekute kaugjuhtimise plussid ja miinused

Videokonverentsirakendused, nagu Google Meet, Zoom ja Microsoft Teams, on muutnud veebis koosolekute korraldamise väga populaarseks. Ühe nupuvajutusega olete valmis minema. Meeskonnakohtumiste virtuaalsel läbiviimisel on palju eeliseid, sealhulgas:

• Lihtne juurdepääs digitaalsetele materjalidele, mida peate jagama.
• Võimalus seansse salvestada.
• Reisi ajal pole vaja arvestada.
• Koosolekute jaoks ruumide broneerimisel pole raskusi.
• Saate kohtuda kolleegide ja väliste sidusrühmadega kogu maailmast.

Ja palju muud. Siiski on sellel meetodil ka mõningaid takistusi, mis võivad tootlikkust takistada. Mõned näited võivad olla järgmised:

• Tehnilised probleemid heli ja videoga.
• Videokonverentsi väsimus.
• Suhtlemine on keeruline, kui osalejaid on palju.
• Normaalse nägemis- ja kuulmisviivituse tõttu meeskonna reageerimisvõime hilinemine või vähenemine.
• Visuaalsete näpunäidete ja kehakeele häirimine.

Näost näkku vestlusel on mõned aspektid, mida lihtsalt ei saa praktiliselt korrata. Hea uudis on see, et saate seda kogemust optimeerida mõne tõhusa näpunäide ja nippidega.

1. Looge päevakavaga orgaanilisi arutelusid

Iga meeskonna koosoleku plaani omamine on kohustuslik, olenemata sellest, kuidas see täidetakse. Päevakava on lihtsalt struktureeritud kokkuvõte sellest, mida tuleb arutada. Tavaliselt jagatakse neid teie osalejatega enne seanssi. Seda saate teha meili teel või selliste rakendustega nagu Google Workspace lisage päevakord oma kalendrikutsesse.

Kuid tõhusa kaugkoosoleku läbiviimiseks peaksite vältima värskenduste ja meeldetuletuste loendamist kõigile. Selle asemel peab teie päevakord olema kaasahaarav ja tekitama arutelu. Siin on mõned ideed:

• Leia aega meeskonna check-in’iks, mis ei ole tööga seotud.
• Alustage avatud aruteluteemaga, mille kohta teate, et teie meeskonnal on oma arvamus.
• Lisage ainult need punktid, mida soovite, et inimesed kommenteeriksid.
• Hoidke päevakava lühikesena (inimesed saavad keskenduda ainult piiratud aja jooksul).

Te ei pea neid kõiki iga kord tegema, kuid need julgustavad kindlasti orgaanilist vestlust, mida rohkem te neid teete.

2. Kasutage puhkeruume

Tavaliselt keskenduvad meeskonna koosolekud konkreetsele päevakorrale ja keskenduvad meeskonna kui terviku koondamisele. Sellegipoolest on värskendav mõnikord neid traditsioone murda ja midagi uut proovida.

Zoom, Microsoft Teams ja Google Meet saavad kõik luua vahetube. Need on koosoleku minikoosolekuruumid, et teie meeskond saaks asju arutada väiksemates rühmades.

See on mugav, kui teil on suurem meeskond või kohtute mitme meeskonnaga korraga. Samuti lahendab see eelnevalt mainitud probleemi kolleegidel suhtlemisraskustest, kui kohalviibijaid on palju.

Eraldiruumid ei ole alati sobivad, näiteks kui teil on vähem meeskonnaliikmeid. Samuti peaksite tagama, et kõik toimuvad arutelud on vajalikud, mitte ainult aja täitmiseks. Kui kõik on peamisse koosolekuruumi naasnud, võite küsida tagasisidet kolleegide arutelude kohta. Seda selleks, et saaksite põhipunktid kokku koguda ja neid edasi viia.

3. Esitage teavet jagamiskuva abil

Üks raskusi teabe kaugjagamisel on see, et mõnikord inimesed lihtsalt ei mõista, mida te räägite. Seetõttu, selle asemel, et lihtsalt oma meeskonnale öelda, mida teha, miks mitte neile näidata? Ekraani jagamisel videokonverentsirakendustes on palju eeliseid, sealhulgas:

• Annab teie meeskonnale visuaali.
• Kontod erinevad õppimisstiilid.
• Annab teie meeskonnale võimaluse protsesse jälgida.
• Lisab täiendava teabekihi peale kuuldava selgituse.

Sellegipoolest ei tähenda see, et peaksite oma päevakava lihtsalt ekraanil jagama, kuna see tõenäoliselt teie meeskonna tähelepanu ei köida. Selle asemel kaaluge, millised päevakorrapunktid vajavad täiendavat selgitust või täiendavaid tõendeid. Mõned näited võivad olla järgmised:

• Kui avastate, et teie töötajad ei täida ülesannet korralikult, näidake neile, kuidas konkreetset protsessi järgida.
• Andmete ja uuringute esitamine.
• Koolitusvõimalused.

4. Millal koosolekut korraldada vs. E-kirja saatmine

Neid on olnud arvukalt läbiviidud uuringud, mis järeldavad, et ülemäärased koosolekud kahjustavad töötajate tootlikkust, heaolu ja motivatsiooni. Mitu korda olete osalenud videokõnes, mis oleks võinud olla lihtsalt e-kiri?

Kui korraldate kogunemist, katkestate sisuliselt oma meeskonna töövoo ja keskendumise. Sel põhjusel peate veenduma, et sisu on vajalik. Videokõned tuleks reserveerida põhjalikuks aruteluks, koostööks ja meeskonna kaasamise julgustamiseks. See, et virtuaalseid koosolekuid on lihtne broneerida ja seal osaleda, ei tähenda, et peaksite neile lootma.

Siin on mõned juhtumid, kus saate valida videokonverentsi alternatiivid.

• Tagasiside küsimine Google'i vormi saatmine.
• Kasutage Messengeri rakendust või asünkroonse suhtluse rakendused meeskonna oleku värskenduste jaoks.
• Saatke e-kiri viimaste värskenduste või uudistega (mis ei vaja arutelu).

Mõnikord tahavad teie kolleegid lihtsalt tippimisest puhata ja selle asemel inimestega rääkida. Seda tasub kindlasti kaaluda, kuid ärge raisake seda koosolekutele, kus kõik on vaigistatud ja kuulavad teie kõnet.

Tõhusad kaugkoosolekud nõuavad planeerimist

Kohtumiste korraldamine videokonverentsirakenduste kaudu nõuab veidi erinevat planeerimist kui näost näkku kohtumised. Peamiselt tekivad raskused siis, kui kohalviibijatega ei arvestata.

Kuid iga kaugkoosolek võib olla tõhus, kui päevakava on terviklik, mis kasutab aega produktiivselt. See tähendab kõikidele asjaosalistele tõeliselt huvi pakkuvate aruteluteemade uurimist ja lihtsalt nõutavast kinnipidamist. Siit uuritud näpunäidete põhjal on teil palju praktilisi viise oma kaugkogunemiste korraldamiseks, et need oleksid tõhusad ja kõigi asjaosaliste jaoks asjakohased.

Kuidas alustada suumiavatari kasutamist lõbusate koosolekute jaoks

Loe edasi