Kuidas lõpetada asjade unustamine tööl

Kujutage ette seda: on esmaspäeva hommik. Olete kõik oma päeva ülesanded peast üles märkinud ja olete oma eesmärkide saavutamisest põnevil. Kuid keskpäevaks olete unustanud pooled asjad, mida pidite tegema, mistõttu tunnete pettumust.

See on stsenaarium, mida me kõik liiga hästi teame. Töö omamine tähendab sageli seda, et päeva jooksul tuleb täita palju ülesandeid. Ja kõigi nende ülesannete meeldejätmine võib olla töö omaette.

Kui teil on kalduvus tööl asju unustada, saate seda muuta. See artikkel annab teile mõned kasulikud näpunäited, mis aitavad teil tööl asju unustada, et saaksite end päeva lõpuks paremini sooritada. Siit saate teada, kuidas olla kursis sellega, mida peate tegema.

1. Kasutage kontrollnimekirju

Looge korduvate ja ühekordsete ülesannete jaoks kontrollnimekirju. Korduvate toimingute jaoks kasutage rakendust, mis võimaldab teil üksusi märkida ja nende märke tühistada, et vältida loendi loomist iga kord.

Ühekordsete ülesannete jaoks looge käsitsi kirjutatud loend ja hoidke seda oma laual nähtavas ja hõlpsasti juurdepääsetavas kohas. Proovige kasutada ühte märkmikku ja visake ära kõik tehtud märkmetega lehed.

2. Looge järgmise päeva ülesannete loend

Ülesannete loendid pole midagi uut, kuid mängumuutja koostab teie ülesannete loendi päev enne teie tööpäeva. Õhtul, kui olete lõdvestunud, mõelge sellele, mida peate järgmisel päeval tegema, ja pange see kirja.

Boonusnäpunäide: koostage "suure viisiku" nimekiri oma viiest peamisest eesmärgist või ülesandest järgmiseks päevaks. Tõstke need ülesanded esile või eraldage need ülejäänud loendist, kuna need on üksused, mida eelistate. Isegi kui midagi ilmneb, teate, et ärge laske sellel loendis olevaid ülesandeid segada.

3. Kinnitage oma ülesannete loend

Enne tööle asumist vaadake üle eelmisel õhtul koostatud nimekiri, et värskendada meelt selle üle, millega päeva jooksul tegelete.

Ja kui teie taldrikule lisatakse päeva jooksul rohkem ülesandeid, küsige endalt, kas uued ülesanded on olulisemad kui mõni teie "suure viisiku" loendis olev üksus. Kui jah, asendage need üksused uute ülesannetega. Kui aga mitte, lisage need lihtsalt loendisse ja saate nendega hiljem tutvuda.

4. Kasutage oluliste meilide jälgimiseks silte (või mõnda muud märgistamissüsteemi).

Meilide sildistamine siltide või kategooriatega on nutikas viis meilide edenemise jälgimiseks. Kui saate ühele meilile lisada mitu silti, saate selle märgistada vastavalt prioriteedile, edenemisele ning projektidele ja meeskondadele, kuhu see kuulub.

Näiteks kui töötate projekti X ülesande kallal, saate selle ülesandega seotud meilile lisada neli silti: esimene silt oleks projekti jaoks. Teine silt oleks meeskonnale, kellele projekt on mõeldud. Kolmas näitaks, kui oluline meil on, ja neljas silt näitaks, et see on pooleli.

5. Automatiseerige, mida saate

Kasutage tehnoloogiat, mis aitab teil asjad õigel ajal tehtud saada. Näiteks võite ajastada Outlookis meilid, nii et neid saab hiljem välja saata. Kui olete sotsiaalmeedia haldur, ajastage kõik oma postitused rakenduses.

Tööülesannete automatiseerimine võtab teilt survet meeles pidada asju õigeaegselt teha, eriti kui teil on täita mitu ajatundlikku ülesannet.

6. Delegeerige, mida saate

Sa ei peaks kõike ise tegema, kui sa ei pea. Teie kolleegid aitavad teil ühise eesmärgini jõuda. Kasutage oma meeskonnaliikmete tugevaid külgi ja võimeid, et teatud ülesandeid delegeerides oma koormust kergendada.

Suhelge kindlasti oma meeskonnaliikmetega enne tähtaega, et koondada oma päeva prioriteedid ja hinnata, kas nad saavad teid aidata.

7. Seadistage oma telefonis või sülearvutis meeldetuletused

Rakendus Meeldetuletused on hindamatu tööriist kõigile, kes on unustanud või hõivatud. Kasutage seda täiendava sammuna lisaks ülesannete loendile. Kui soovite vältida rohkemate rakenduste allalaadimist, kui teil juba on, kasutage neid, mis teie seadmega kaasas olid.

Niikaua, kuni kasutatav rakendus võimaldab seadistada meeldetuletusi kord, iga päev või kord nädalas – vastavalt teie vajadustele. Seadistage kindlasti äratus koos meeldetuletusega, et see ei jääks kahe silma vahele. Ja kui teil on kiire, kasutage oma telefoni häälkäskluste funktsiooni, et määrata meeldetuletus mõne sekundi jooksul.

8. Kasutage harjumuste jälgimise rakendust

Korduvate toimingute jaoks kasutage harjumuste jälgimise rakendust. Harjumuste jälgimise rakendused aidata teil vastutust hoida. Need sobivad kõige paremini igapäevaste ja iganädalaste prioriteetide jaoks. Näiteks Habitica eesmärk on "Tänapäeva kõige olulisema ülesande kallal töötamine".

Lisatavate ülesannete näidete hulka kuuluvad iganädalased meeskonnaliikmed, igal hommikul e-kirjade kontrollimine ja isegi lõunasöögiks aja mahavõtmine. Kuigi need võivad tunduda lihtsad asjad, mida meeles pidada, on tähtaega jahtides lihtne neid teha.

Lae alla: Habitica jaoks iOS | Google Play (tasuta)

9. Visuaalsete abivahendite seadistamine

Raske on unustada midagi tegemast, kui su ümber on eredad kleeppaberid. Seetõttu on värvilised kleepuvad märkmed suurepärane viis oluliste ülesannete täitmiseks.

Kleepige need oma sülearvutisse või kalendrisse. Reastage need tähtsuse järjekorras ja kasutage samade projektide jaoks alati samu värve. Post-it® märkmete rakendusega saate isegi digitaalseks muutuda, et vältida oma laua hunniku paberiga risustamist.

Lae alla: Post-it® jaoks Rakenduste pood | Google Play (tasuta)

10. Lõpetage multitegumtöö!

Kui sageli olete proovinud teha liiga palju korraga, kuid unustasite ülesande täita? Keskenduge ühe ülesande täitmisele ja liikuge seejärel järgmise juurde. Alustage esmalt oma suurimatest prioriteetidest, seejärel liikuge vähemtähtsate ülesanneteni.

See tagab, et teie kõige olulisemad ülesanded on lõpule viidud, isegi kui teie aeg saab otsa või teid segavad viimase hetke koosolekud ja plaanivälised kõned.

11. Hoidke oma meelt kaasatud

Andke oma ajurakkudele keskpäeval hoogu kiire mänguga, et vältida vaimset väsimust. Proovige brauseripõhiseid mänge, avades lihtsalt uue vahekaardi ja mängides nagu Wordle, mõistatusmäng, mis paneb sind iga päev erineva sõna arvama.

Ja kui aega napib, võid mängida I/O Pinball, Google'i kohandatud ja kaasahaarav pinballimäng, mis on lapsepõlve lemmiku värskendav keerutus.

12. Tee paus

Tehke meelega pause, et meelt puhastada ja lõõgastuda. Kasutage seda võimalust oma ülesannete loendi uuesti vaatamiseks, et teha kindlaks, millised ülesanded on teil veel tegemata.

Kui võtate selle tegemiseks aega pingevabas olekus, aitab see teil asju paremini meeles pidada, erinevalt sellest, kui olete oma laua taga pinge all.

13. Määra äratused

Määrake ühekordsed või korduvad äratused, mis tuletavad endale meelde pausi, helistamist või koosolekul osalemist. Veenduge, et seadke äratus helisema mõni minut enne ülesande tähtaega, et saaksite valmistuda selle täitmiseks.

Näiteks kui teil on tulemas koosolek, saate seada äratuse 15 minutiks enne koosolekut, et saaksite lõpetada kõik, millega olete sel ajal hõivatud. See ei lase teil olla ärevuses, kui on aeg koosolekul osaleda.

Olge ennetav, et lõpetada asjade unustamine tööl

Peamine ülesannete meelespidamiseks on olla ennetav. Kui võtate aega oma päevaks valmistumiseks, on kõik oluline.

Olgu selleks ülesannete nimekirja koostamine, e-kirjade ajastamine või äratuse seadmine – mõne minuti organiseerimine aitab teil oma päeva kontrolli alla võtta. See omakorda aitab teil lõpetada asjade unustamise tööl.

Kuidas luua produktiivne kaugtöögraafik

Loe edasi