Lihtne koostöö on kaugtöö ajastul ülimalt oluline. Õnneks on Google'il palju jagamisvalikuid, mis võimaldavad mitmel kasutajal sama projekti kallal töötada. Teadmine, kes ja millal failis muudatusi tegi, võib olla tõhusa arvutustabelihalduse jaoks ülioluline.

Õnneks on Google'i arvutustabelitel kaks funktsiooni, mis võimaldavad teil jälgida arvutustabelites tehtud muudatusi. Esimene on Google'i arvutustabelite märguanded, teine ​​aga versiooniajalugu. Selles artiklis kirjeldame üksikasjalikult neid olulisi funktsioone, näitame, kuidas saate neid aktiveerida, ja selgitame välja, miks need võivad teie arvutustabelite jaoks olulised olla.

Miks kasutada Google'i arvutustabelites meiliteatisi?

Kui töötate suurel lehel, kus arvutustabelis muudatusi teevad mitu töötajat, võib olla keeruline teada, milliseid muudatusi iga kaastöötaja teeb. Palju parem on teada, kes konkreetse muudatuse tegi, eriti projektijuhtide jaoks.

Saame kontrollida versiooniajalugu, et näha, kes muudatuse tegi. Kuid versiooniajaloo skannimine võib olla tüütu, kui juhtumeid on palju. Selle asemel saate kasutada Google'i arvutustabelite märguandeid. Nii teavitab arvutustabelid teid meili teel.

Kui olete liikvel, veenduge, et teie mobiiltelefoni meilimärguanded töötavad, et te ei jääks millestki ilma.

Kuidas lubada Google'i arvutustabelites meiliteatisi

Meilimärguannete sisselülitamine võtab vaid mõne minuti ja pärast seda jääb see aktiivseks, kuni muudate seadeid edasi. Märguannete sisselülitamiseks järgige neid samme.

  1. Avage oma arvutustabel, millel soovite meiliteavitused lubada.
  2. Vajutage Tööriistad arvutustabeli ülaosas. Kuvatakse rippmenüü.
  3. Vajutage Teavitamise reeglid, mis avab ekraani keskel uue akna.
  4. Reeglid saad paika panna siin. Kui valite valiku esimesest jaotisest, peate valima, millal soovite teatisi saada. Valige kas: Kõik muudatused tehakse, või Kasutaja esitab vormi.
  5. Teises jaotises saate valida E-post – igapäevane kokkuvõte või E-post – kohe.
  6. Vajutage Salvesta kui olete valinud eelistatud seaded,

Kirjeldame iga seadet üksikasjalikumalt artiklis veidi allpool.

Teavitusreeglite lisamine ja kustutamine Google'i arvutustabelites

Kui soovite lisada rohkem reegleid, redigeerida olemasolevaid või neid kustutada, minge lehele Määrake teavitusreeglite valik klõpsates Tööriistad ja Teavitamise reeglid.

Kui teil on teavitusreegel juba olemas, kuvatakse see loendis. Võite klõpsata Kustuta või Muudavõi vajutage Lisage veel üks teavitusreegel uue loomiseks. Kui olete muudatuste tegemise lõpetanud, klõpsake nuppu Valmis et neid päästa.

Teavitusreeglite valikute mõistmine

Teavitamise reeglites on kaks jaotist: esimene on Teavita mind aadressil ja teine ​​Teavita mind.

1. Teavitage mind aadressil [Teie e-post], kui…

  • Kõik muudatused tehakse: Kui valite selle valiku, logitakse kõik arvutustabelis tehtud muudatused ja teavitatakse kasutajat meili teel, kohe või igapäevaselt loetava kokkuvõttena.
  • Kasutaja esitab vormi: Selle valiku valimine annab teile märku iga kord, kui keegi vormi esitab. Google Forms võimaldab teil linkida oma vormid arvutustabeliga. See võib olla kõike alates küsitlusest kuni ülikooli taotlusvormini.

2. Anna mulle teada…

  • E-post – igapäevane kokkuvõte: Kui see suvand on valitud, saabub kasutajate muudatuste loend päeva lõpus või kindlal kellaajal. Kui valite selle valiku, saate märguandeid hiljem, mitte kohe pärast nende saatmist. See on kasulik inimestele, kellele ei meeldi, kui neid muudatustest kohe teavitatakse. See sobib ideaalselt ka neile, kes töötavad suures ettevõttes, kus töötav arvutustabel muutub pidevalt, et vältida teie postkasti märguannetega täitumist. Määrake saabumisaeg kindlasti väljaspool oma e-posti blokeerimise periood, kui teil see on.
  • E-post – kohe: Kui valite selle valiku, saate iga kord, kui nende arvutustabelit muudetakse, meili. See sobib ideaalselt inimestele, kes tegelevad tundliku teabega ja soovivad saada meili, kui midagi muutub.

Me ei soovita seda seadet kasutada lehe puhul, millel on rohkem kui kaks või kolm kaastöötajat, et teid ei pommitaks pidevate märguannetega. Kui teil on vaja seda meetodit kasutada, võib see olla hea mõte seadistage Gmaili kaust kõigi märguannete saamiseks.

Miks kasutada Google'i arvutustabelite versiooniajalugu?

Saate kasutada Google'i arvutustabelite versiooniajaloo funktsiooni, kui te ei soovi e-posti teel märguandeid, kuid jälgite arvutustabelis tehtud muudatusi. Google'i arvutustabelid salvestavad isegi väikesed muudatused, kui need toimuvad teineteisest piisavalt kaugel, nii et te ei pea muretsema oluliste muudatuste vahelejätmise pärast.

Arvutustabeli omanik ja need, kellel on arvutustabelile muutmisõigus, on ainsad, kes saavad Google'i arvutustabelites vaadata arvutustabeli versiooniajalugu.

Kuna muudatused on pilves, pääsete juurde versiooniajaloole ja leiate täpse versiooni, mida otsite. See sobib suurepäraselt, kui mõni teie meeskonnaliige (või teie) on teinud vea ja peab naasma vanema versiooni juurde. Saate muudatustele ka nime anda, et teada saada, millist versiooni soovite.

Kuidas vaadata Google'i arvutustabelites versiooniajalugu

Ligi pääsema Google'i arvutustabelite versiooniajalugu, veenduge, et lehel oleks tehtud piisavalt muudatusi, enne kui Sheets saab muudatuste logi luua. Versiooniajaloole juurdepääsuks peate järgima järgmisi samme.

  1. Kliki Fail ülemisel ribal. See kuvab rippmenüü.
  2. Seal klõpsake nuppu Versiooni ajalugu.
  3. Klõpsake menüüst Vaata versiooniajalugu. Teise võimalusena võite kasutada Ctrl + Alt + tõstuklahv + H.

Ekraani paremas servas avaneb külgriba. Seal saate vanemate versioonide kõrval klõpsata kolmel vertikaalsel punktil ja klõpsata Taastage see versioon. Võite ka klõpsata Nimetage see versioon konkreetsetele salvestustele nimede andmiseks. Kui soovite luua uue arvutustabeli eksemplari, klõpsake nuppu Koopiat tegema.

Kui teete arvutustabelist uue koopia, käivitub see värskelt ja sellel on uus versiooniajalugu. Kui soovite siiski uue arvutustabeli muudatusi jälgida, võiksite edaspidi segaduse vältimiseks vanema kustutada.

Erinevused meilimärguannete ja versiooniajaloo vahel

Google'i arvutustabelite märguanne võimaldab teil saada meile alati, kui kasutaja arvutustabelit muudab. Versiooniajaloo kasutamisel muudatused ainult logitakse ja kasutajat ei teavitata aktiivselt.

Jäämäe tipp

Enamikul juhtudel on oluline kasutada mõlemat funktsiooni oluliste arvutustabelite jaoks. Kuigi selles artiklis käsitletud kaks funktsiooni sobivad suurepäraselt koostööks, on need vaid väike osa kõigist tööriistadest, mida Google Sheets pakub arvutustabelitega töötavatele meeskondadele.

Õppida on veel palju, nii et jätkake lugemist kõigest, mida sellel võimsal programmil on pakkuda.