Uue projektihaldustarkvaraga värskelt alustamine on projekt omaette. Igaüks neist erineb järgmisest, nii et lisaks kõigi oma projektide kaardistamisele võib teil olla ka õppimiskõver. See võib olla üle jõu käiv.
Siiski on neil kõigil ühine joon see, et ette planeerimine võib aidata sujuvalt üle minna. Lisaks seadke end üles hoidma puhast ja ühtlast tööruumi. Lugege edasi, et saada teada, milliseid samme saate teha uue projektihaldustarkvaraga alustamisel.
Otsustage, kuidas soovite projektihaldustarkvara kasutada
Enne tarkvara seadistamist peate koostama plaani selle kohta, kuidas seda kasutada. Kui teate, kes kontot kasutab, ja projekti tahvlite tüüpe, saate alustada.
Kellega te koostööd teete?
Kas kontol on veel keegi? Kes nad on ja millised on nende rollid? Privaatsuse ja lubade tase, mille saate oma meeskonnale määrata, varieerub olenevalt sellest, millist privaatsust kasutate ja millist taset tellite. Seega on hea juba enne konto valimist ette planeerida, kes kontot kasutab ja millele soovite neile juurdepääsu anda.
Näiteks Notioni isiklikud versioonid on väga erinevad Meeskond konto, kuid saate teha koostööd, kasutades kumbagi. Isiklikud pakuvad lehti, mis algavad privaatselt ja võimaldavad kutsuda külalisi, samas kui meeskond konto avab koostöötööruumid, mis võimaldavad teil kogu organisatsiooniga õigesti jagada ära.
Samuti peaksite oma organisatsioonis kaaluma, kellele soovite administraatoriõigused anda. Lisaks, kui teie tarkvara lubab külalisi, saate määrata, kas projektitahvli jagamine klientide, töövõtjate või teistega väljaspool teie töökohta on vajalik või mitte.
Milliseid projektiplaate kavatsete kasutada?
Saate teha enamat kui luua oma projektihaldustarkvaras lihtsaid projektikavandeid. Sa saad ka:
- Looge projektitaotlusetahvlid, kus teie ja teie töökaaslased saate delegeerida mitmesuguseid ülesandeid või küsida abi. ClickUp on suurepärane tarkvara selle loomiseks, kuid saate neid ehitada mis tahes projektihaldustarkvaras.
- Kirjeldage käimasolevat töövoogu algusest lõpuni, et saada kiire ülevaade projekti etappidest.
- Looge avatud ülesannete paneel, kus teie ja teie töökaaslased saate määrata endale saadaolevad ülesanded.
Projektihaldustarkvara korraldamise otsustamine
Nüüd, kui teate, kellega koos töötate ja milliseid projektitahvleid kasutate, peate otsustama, kuidas soovite kontot korraldada.
Kuidas seda teha, on tõesti eelistuse küsimus, kuid otsustada aitab ka inimeste arv, kellega koos töötate. Projekti tahvlite korraldamiseks on mitmeid viise, näiteks:
- Klient
- Projekt
- osakond
- Meeskond
Võite isegi kasutada ülaltoodud kombinatsiooni. Kui aga töötate suure ettevõttega, lihtsustab osakonna või meeskondade kaupa korraldamine kõigi jaoks projektide ja ülesannete leidmist.
Üksusi korraldades soovite vältida oma ülesannete, projektide, tahvlite ja kaustade nimede ülemäärast keerutamist. Teie ja teie töökaaslased leiate kiiresti selle, mida vajate, kui teete asjad võimalikult sirgjooneliselt.
See kehtib eriti alamkaustade kohta. Kui teie kasutatav tööriist pakub alamkaustu, küsige endalt enne alamkaustade loomist, kas see on tõesti vajalik, ja kui jah, siis määrake optimaalne nimi, kui teised seda otsivad. Väikeste, tühjade või valesti märgistatud kaustade lisamine tekitab ainult segadust.
Mõelge sellele peaaegu nagu teie arvuti failikaustadele. Soovite leida otsitava võimalikult väheste klikkidega.
Projektihaldustarkvarasse ülesannete lisamine
Kui olete otsustanud, kuidas soovite oma ülesandeid ja projekte korraldada, võite hakata neid kaardistama. Esiteks on abiks, kui koostate käimasolevatest projektidest nimekirja ja jagate need tegevusüksusteks. Saate seda teha paberil või tekstitöötlustarkvaras – mis tahes meetod, mis teile kõige paremini sobib.
Praeguste projektide järgimine aitab protsessi lihtsustada. Looge tahvleid ja ülesandeid ainult nende projektide jaoks, millega praegu töötate või mis on tulemas, selle asemel, et kaasata aegunud või kohatäite teavet.
Nimetage oma projektitahvlid kindlasti vastavalt ja lisage ainult seotud ülesanded. See hierarhia aitab teil üksikasju kiiremini leida ja annab teile ja teie töökaaslastele kiire ülevaate projekti olekust.
Näiteks kui töötate välja toote jaoks uut veebisaiti, loote projektitahvli ja nimetaksite seda nagu Toote veebisait. Seejärel loetleksite ülesannetena kõik veebisaidi moodustavad toiminguüksused. Niisiis, näiteks domeeninime valimine, hostimise seadistamine, traatraamide kujundamine ja nii edasi.
Kui hoiate oma süsteemi projektide ja ülesannete lisamiseks järjepidevana, on vähem tõenäoline, et peate kulutama aega tõrjumisele või ümberkorraldamisele.
Mida projektihaldustarkvara seadistamisel vältida?
Mõned asjad, mida soovite uue projektihaldustarkvara seadistamisel vältida, on järgmised:
- Tehes kõike korraga— alustage väikestest jooksvate projektide loendiga, et vältida ülekoormust ega tööruumi risustamist.
- Iga funktsiooni kasutamine– eriti kui see on tasuline konto, võite arvata, et soovite oma raha teenida. Siiski on palju projektihaldustarkvaraga kaasas olevaid kellasid ja vilesid, mis võivad ainult segada. Toote eelnev uurimine on üks kuidas vältida funktsioonide väsimust.
- Liiga keerulised projektid— kasutage projektide koostamisel vähem on rohkem lähenemist. Näiteks pakub palju projektihaldustarkvara vähem nähtavaid alamülesandeid, mida saate suurematesse pesastada. Siiski võib olla tüütu ülesande sees olevate sammude loetlemine ja teie töökaaslasel neid kontrollida.
Alustage oma projektihaldustarkvaraga
Uue projektihaldustarkvaraga alustamine pole nii üle jõu käiv, kui plaanite veidi ette ja alustate väikeselt. Selle asemel, et seda vananenud projektide või kohatäite teabe abil välja ehitada, looge töö käigus üksusi ja hoidke ülesannete, projektide ja kaustade jaoks ühtset nimetamissüsteemi.
Ärge unustage seda lihtsana hoida. Mida vähem klikke vajate vajaliku leidmiseks, seda parem.
