Kiirsuhtlus kaugtöökohtadel on suhtlusstruktuuri nii integreeritud, et sageli on raske meenutada, milline oli elu ilma selleta. Tööriistadest nagu Slack on saanud vaikimisi suhtlusplatvormid, mis toetavad koostööd ja meeskonna tootlikkust tänapäeva kaugtöökeskkondades.

Kuigi see võib olla mugav, peate siiski järgima mõningaid parimaid tavasid, et vältida töövoo häirimist. See artikkel hõlmab mõningaid olulisi kiirsuhtlusreegleid tõhusaks suhtluseks teie kaugtöökohal.

1. Määratlege ootused

Kiirsuhtlus võimaldab tavaliselt saata inimestele sõnumeid reaalajas, oodates kohest vastust. Kuigi mõnikord on see asjakohane ja isegi vajalik, võib see olla ka märkimisväärne tähelepanu hajutamise allikas.

Selle põhjuseks on asjaolu, et võite oma kiirsuhtlustööriista kasutada erinevatel eesmärkidel, nagu näiteks virtuaalse vesijahutiga seotud tegevused, teadaanded, failide jagamine või kiirete küsimuste esitamine. Kõik need võivad kiiresti käest ära minna, kui inimesed üksteist terve päeva päringute või märguannetega segavad.

Seetõttu on oluline tagada, et teil on eeskirjad, mis aitavad teie kiirsuhtlustööriista kasutades ootusi hallata. Näiteks saate luua vesijahuti kanaleid (rühmi), et hoida väikest juttu muudest tööga seotud kanalitest eemal. Saate julgustada oma kaugkolleege määrama oma olekud, et näidata nende saadavust, ja olla otsekohene nende päringute kiireloomulisusest.

See on tõenäoliselt pidev protsess, mille peate oma meeskonna ja ettevõtte kasvades uuesti läbi vaatama. Peamine on omada süsteem, nagu sisemine viki, et see praeguste töötajateni ja tutvustada seda uutele töötajatele.

2. Redigeeri enne saatmist

Kiirsuhtluse vahetu olemus ja tõsiasi, et olete harjunud SMS-i saatmisel kasutama lühendeid, akronüüme ja emotikone sõbrad ja perekond võivad panna teid unustama arusaamatusi ja professionaalsuse tähtsust töökohal side.

Kuna teil on juba kujunenud harjumus oma e-kirju enne nende saatmist lugeda ja redigeerida, peaksite leidma aega, et teha sama ka kiirsõnumitega. Enne saatmisnuppu kontrollige oma grammatika, õigekiri ja toon. Pidage meeles, et teie sõnum võib teie kolleegi töövoogu häirida, seega veenduge, et see oleks selge ja lühike. Te ei taha, et nad kulutaks lisaaega, et aru saada, mida mõtlesite.

Sellegipoolest vältige oma töökohasuhtluses lühendite või akronüümide liigset kasutamist. Kui peate neid kasutama, kasutage neid, mis on hästi tuntud ja teie tööstusega seotud.

3. Pidage meeles ajavööndeid

Tõenäoliselt töötavad teil kaugkolleegid erinevates maailma paikades ja ajavööndites, mis tähendab, et teie tööaeg ei ühti. Seetõttu on hea võtta enne kiirsõnumi saatmist harjumuseks oma meeskonnakaaslaste ajavööndeid.

Selle põhjuseks on asjaolu, et kiirsuhtlus tekitab kiireloomulisuse tunde, mis võib teie kaugkolleegidele survet avaldada reageerima oma isiklikul ajal, edendades alati sisse lülitatud kultuuri, mis võib kiiresti viia läbi põlema. Lisaks võivad pingid ja märguanded nende tähelepanu tööajal kõrvale juhtida.

See ütles, et töötage produktiivselt oma kaugmeeskondadega mitmes ajavööndis, peate sõnumite saatmisel olema tähelepanelikum. Selle saavutamiseks võite vastu panna soovile saata kiirsõnumeid, kui need pole kiireloomulised, planeerige oma Slacki sõnumid ette, ja võimendage asünkroonset suhtlust, et vältida kolleegide katkestamist.

4. Kaaluge muid alternatiive

Kiirsuhtlus sobib suurepäraselt kiireks ja lühiajaliseks suhtluseks, kuid jääb puudu, kui vajate põhjalikumaid vestlusi. Seega, kui leiate, et teil on ulatuslik edasi-tagasi vahetus või teil on raskusi millegi selgitamisega, võib olla aeg lõpetada sõnumite saatmine ja minna üle mõnele muule suhtlusmeetodile.

Sõltuvalt teie vestluse kontekstist ja olemusest võiksite kaaluda alternatiive, nagu heli- või videokonverents, kuna see võimaldab teil oma sõnumit paremini edastada. Teise võimalusena, kui te pole samal ajal saadaval, võite kasutada selliseid suhtlusvahendeid nagu Keerake või asünkroonsed videolahendused meeldib Voodle salvestada ja saata oma sõnum ilma kohest vastust ootamata.

E-post võib olla ka parem valik konkreetsete vestluste jaoks, kuna see annab kirjaliku salvestuse, millele saate hiljem viidata. Lisaks saavad teie kolleegid teie sõnumit lugeda ja neile vastata neile sobival ajal.

5. Vältige lahknevaid sõnumeid

Arvestades, et iga teie saadetud sõnum vastab uuele teatisele ja võimalikule tähelepanu kõrvalejuhtimisele, kolleegidele saadetavate teadete arvu piiramiseks peaksite vältima lahknevate sõnumite saatmist saada.

Selle asemel saatke koondsõnum, mis sisaldab kogu suhtlemiseks vajalikku teavet. Nii saavad teie kolleegid sõnumi kiiresti skannida ja neid ei katkestata mitu korda. Näiteks võite kasutada järgmist vormingut:

Tere, otsin teavet XYZ projekti kohta. Kas teil on värskendusi? Aitäh.

Selle asemel, et eraldada iga teabekild eraldi sõnumiks.

6. Hoidke Small Talk miinimumini

Veejahuti vestlustel on oma koht kaugtöökohtadel. Tegelikult võivad need aidata luua suhteid ja edendada töötajate seas kuuluvustunnet.

Siiski peaks olema kindlad kanalid juhuslikeks vestlusteks ja suhtlemine, et te ei segaks oma kolleege nende tööle keskendumisel. Nii saavad nad soovi korral vestlusega liituda ega tunne, et nad peaksid kohe vastama.

Seega, kui saadate otsesõnumeid oma kaugetele kolleegidele, eriti tööajal, püüdke minimeerida väikest kõnet, et austada nende aega ja keskendumist.

7. Kinnitage sõnumite vastuvõtmine

Kui saate sõnumi, on hea tava anda saatjale teada, et olete tema sõnumit näinud, isegi kui te ei saa kohe vastata. Nii ei tunne nad, et te ignoreerite neid ja saavad vastust oodates keskenduda muudele ülesannetele. Lisaks säästab see teid potentsiaalselt segavate järelteadete eest.

Kui olete vastust vajava sõnumi saamisega hõivatud, võite sellest saatjale öelda, öeldes: „Täname, et mulle teada andsite. Ma tulen teie juurde tagasi." Kui sõnum ei vaja vastust, võite tippida "Aitäh" või reageerida emotikoniga.

Kasutage neid näpunäiteid tööl produktiivsemaks suhtlemiseks

Pingutamine paremate suhtlemisharjumuste kujundamiseks on iga kaugmeeskonna jaoks hädavajalik. Ülaltoodud näpunäidete järgimine võib soodustada produktiivsemat ja tõhusamat koostööd kolleegidega, olenemata asukohast.