Kuigi produktiivsuse rakendused on loodud selleks, et saaksite tõhusamalt töötada, tundub mõnikord, et need toimivad vastupidiselt. Seda seetõttu, et üks asi on omada erakordseid tootlikkuse suurendamise tööriistu. Kuid teine asi on kasutada neid viisil, mis muudab teid produktiivsemaks.
Kõik taandub sellele, kuidas te neid kasutate. See artikkel hõlmab näpunäiteid, mis aitavad teil oma tootlikkuse tööriistu maksimeerida.
Esimene samm tootlikkuse tööriistade tõhusamaks kasutamiseks on mõistmine, et nad ei saa iseseisvalt palju teha. Kuigi peaaegu kõik turul olevad tootlikkuse rakendused lubavad teie elu lihtsamaks muuta, on tõsi, et nad saavad teha ainult nii palju. Mõnel neist võivad olla ainulaadsed funktsioonid ja võimalused, mis võivad aidata teil lühema ajaga rohkem ära teha, kuid lõppkokkuvõttes on need lihtsalt võimaldajad.
Tootlikkuse tööriistade eeliste maksimeerimiseks peate oma eesmärgid ja eesmärgid selgelt määratlema ning omama oskusi ja süsteeme nende toetamiseks. See sarnaneb fotograafile, kellel on parim ja enim funktsioone täis kaamera, kuid ta ei suuda siiski teha suurepäraseid fotosid. Selle teadmine ja teie ootuste vähendamine selle suhtes, mida teie tootlikkuse tööriistad aitavad teil saavutada, on suurepärane lähtepunkt.
Nende tõhusaks kasutamiseks vajate süsteeme ja protsesse, mis toetavad teie tootlikkuse tööriistu. Need on tootlikkuse tugisambad, mis hoiavad kõike koos ja võimaldab teil oma rakendustest maksimumi võtta. Ilma nendeta jahtite pidevalt uusimat tootlikkuse rakendust, mis paljulubav maailma, kuid ei jõua kunagi kuhugi.
Näiteks kõigi ülesannete üleskirjutamine ülesannete loendi rakendusse on mõttetu, kui teil pole nende lahendamiseks süsteemi. Selle üheks põhjuseks on see, et iga ülesande kiireloomulisuse ja tähtsuse tase on erinev ning teil on iga päev vaid piiratud hulk aega ja energiat. Seega on sel juhul vaja a prioriteetide seadmise süsteem, nagu Eisenhoweri maatriks, et aidata teil välja mõelda, milliseid ülesandeid kõigepealt teha, ja tagada, et teete edusamme kõige olulisemate asjadega.
Muudel juhtudel võite vajada süsteemi, mis aitab teil keskenduda ja piirata segavaid tegureid või konteksti vahetamist. Tööülesannete komplekteerimine on sobiv produktiivsuse süsteem mis võib selle vastu aidata. See hõlmab sarnaste ülesannete rühmitamist ja nende üksteise järel töötamist, et minimeerida segajaid ja maksimeerida keskendumist.
Kokkuvõttes on eesmärk leida või seadistada süsteeme, mis toetavad teie tootlikkuse tööriistu ja aitavad teil soovitud tulemusi saavutada.
Kuna teie käeulatuses on lai valik tootlikkuse suurendamise tööriistu, võib see olla keeruline et valida töö jaoks õige või ahvatlev kasutada sama jaoks mitut võimalust korraga ülesanne. Kuid sageli võib erinevate tootlikkuse suurendamise tööriistade kasutamine sama asja jaoks põhjustada segadust ja muuta teid vähem tootlikuks. Seega on ülioluline, et valiksite hoolikalt õige tootlikkuse tööriista, mis teie vajadustest, eesmärkidest ja asjaoludest lähtuvalt teie jaoks kõige paremini töötab.
Selleks alustage oma vajaduste ja konkreetse ülesande hindamisest, mida soovite täita. Sealt uurige, võrrelge erinevaid võimalusi ja proovige neid (võimaluse korral), et näha, milline neist teile kõige paremini sobib. Võimalik, et peate enne ideaalse sobivuse leidmist mõne tööriistaga katsetama, kuid lõpuks tasub see ära.
Kui olete leidnud õige tööriista, vältige kiusatust otsida pidevalt uusimat rakendust koos säravate uute funktsioonidega. Tõenäoliselt ei pea te sama ülesande jaoks rohkem tootlikkuse tööriistu lisama, sest see, mis teil juba on, vastab kõigile teie vajadustele. Seega võite jääda oma praeguste tööriistade juurde ja keskenduda nende tõhusamale kasutamisele.
Nüüd peate õppima oma praeguse tootlikkuse tööriistakomplekti läbi ja lõhki. See on oluline, kui soovite neist maksimumi võtta ja soovitud tulemusi saavutada. Lisaks, kuna nende lõppeesmärk on säästa aega, aitab tööriistade iga nurga tundmine neid tõhusamalt kasutada ja lühema ajaga rohkem ära teha.
Näiteks kui olete a Vaikne kasutaja, selle kõige arenenumate funktsioonide õppimine hõlbustab teie töövoogu, säästa aega ja muuta suhtlus meeskonnaga tõhusamaks. Lisaks saate oma Slacki tööruumi sisse lülitada, lisades mõned integratsioonid.
Sama kehtib ka Gmaili kasutajate kohta. Õppimine on kõige rohkem kasulikud kiirklahvid aitab teil postkasti kiiremini läbi pakkida, säästes aega muude oluliste toimingute jaoks. Üldiselt tasub tööriistade tõhusama kasutamise õppimiseks aega pikas perspektiivis ära kasutada, suurendades tootlikkust.
Oleme juba kindlaks teinud, et enamikul juhtudel ei vaja te sama ülesande jaoks mitut rakendust. Tüüpilises töökohas vajate aga erinevaid lahendusi suhtlemiseks, ülesannete haldamiseks, pilvesalvestuseks ja muuks. See tähendab, et raiskate väärtuslikku aega pidevalt rakenduste vahel vahetades ja riskite olulise teabe kaotamisega.
Selle vältimiseks peate oma tootlikkuse tööriistad integreerima, et need sujuvalt koos töötaksid. Õnneks pakuvad kõige populaarsemad tootlikkuse tööriistad integreerimist suure hulga rakendustega, nii et saate hõlpsasti ühendada kasutatavad tööriistad ja tõhustada oma töövoogu. Võite ka kasutada Zapieri integratsioonid teie ülesannete haldamise töövoo automatiseerimiseks.
Teise võimalusena võite oma vajadustele sobivate tööriistade otsimisel valida tööruumi komplekti, mis sisaldab kõike, mida vajate, ühes kohas. Näiteks, Notion on kõik-ühes tööruum, mis ühendab endas mitmeid funktsioone, sealhulgas ülesannete haldamine, märkmete tegemine ja dokumentide koostöö samal platvormil.
6. Kohandage oma märguandeid
Viimane, kuid sama oluline, peate oma teatisi hoolikalt haldama, et vältida segajaid ja keskenduda oma tööle. Vaikimisi on enamik rakendusi seadistatud kõige kohta märguandeid saatma, mis võib kiiresti muutuda üle jõu käivaks ja raskendada keskendumist.
Esiteks määrake kindlaks, millised teatised on teie jaoks olulised ja kui sageli soovite neid saada. Seejärel saate minna oma rakenduse seadetesse ja täpsustada teavituseelistusi vastavalt oma vajadustele. Muul ajal, kui töötate tüütu ja sügavat keskendumist nõudva ülesande kallal, saate keskendumiseks kõik märguanded keelata.
Tootlikkuse suurendamise tööriistad aitavad teil lühema ajaga rohkem saavutada, kuid ainult siis, kui kasutate neid õigesti. Kuna turul on nii palju valikuid, on lihtne sattuda särava uue rakenduse sündroomi ning kaotada kursis oma vajaduste ja eesmärkidega.
Peamine on olla oma tootlikkuse tööriistakomplekti suhtes strateegiline ja kasutada ainult tööriistu, mis vastavad teie konkreetsetele vajadustele. Ülalpool jagatud näpunäited aitavad teil seda teha ja viia teie tootlikkus järgmisele tasemele.
